Nội dung bài viết
Cuối năm, kế toán lấy số dư tổng của tài khoản 131 đưa thẳng lên bảng cân đối kế toán. Báo cáo cân, nhưng sai. Lỗi này xuất phát từ việc chưa hiểu tài khoản lưỡng tính: những tài khoản có thể đồng thời dư Nợ và dư Có. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích bản chất, ví dụ có số và bảng trình bày đúng, sai.
1. Tài khoản lưỡng tính là gì?
Phần lớn tài khoản chỉ có số dư một bên: tài sản dư Nợ, nguồn vốn dư Có. Riêng một số tài khoản thanh toán có thể dư cả hai bên, tuỳ từng đối tượng. Ví dụ tài khoản 131 phải thu khách hàng: khách A còn nợ tiền hàng thì dư Nợ, khách B trả trước tiền hàng thì dư Có.
Khi tổng hợp, phần mềm cộng hai bên và chỉ ra một con số ròng. Con số ròng này không phản ánh đúng tình hình: doanh nghiệp vừa có một khoản phải thu, vừa có một khoản nợ phải giao hàng. Đó là hai nghĩa vụ khác nhau, với hai đối tượng khác nhau.
| Tài khoản | Dư Nợ nghĩa là | Dư Có nghĩa là |
|---|---|---|
| 131 – Phải thu khách hàng | Khách hàng còn nợ doanh nghiệp | Khách hàng đã trả trước |
| 331 – Phải trả người bán | Doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp | Doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp |
| 333 – Thuế và các khoản phải nộp | Nộp thừa, hoặc thuế còn được khấu trừ, hoàn | Thuế còn phải nộp |
| 138, 338 – Phải thu, phải trả khác | Khoản phải thu khác | Khoản phải trả khác |
2. Vì sao không được bù trừ số dư công nợ?
Nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành là trình bày riêng tài sản và nợ phải trả, không bù trừ, trừ khi có quy định cho phép. Vì vậy số dư tài khoản lưỡng tính phải lấy theo số dư chi tiết từng đối tượng: tổng dư Nợ chi tiết lên phần tài sản, tổng dư Có chi tiết lên phần nợ phải trả.
Bù trừ làm cả tài sản và nợ phải trả cùng nhỏ đi. Người đọc báo cáo, như ngân hàng hay nhà đầu tư, sẽ đánh giá sai khả năng thanh toán. Khi bị kiểm tra, cơ quan thuế hoặc kiểm toán đối chiếu biên bản xác nhận công nợ cũng sẽ phát hiện chênh lệch ngay.
3. Ví dụ: khách hàng trả trước và nhà cung cấp được ứng trước
Giả định cuối năm, sổ chi tiết của một công ty thương mại như sau. Khách A còn nợ 150 triệu. Khách B đã chuyển trước 40 triệu cho đơn hàng giao tháng sau. Ở phía mua, công ty còn nợ nhà cung cấp X 90 triệu và đã ứng trước 30 triệu cho nhà cung cấp Y.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Bán hàng chịu cho khách A (đã gồm thuế) | 131-A | 511, 3331 | 150.000.000 |
| Khách B chuyển khoản trả trước | 112 | 131-B | 40.000.000 |
| Mua hàng chưa thanh toán nhà cung cấp X | 156, 1331 | 331-X | 90.000.000 |
| Ứng trước tiền cho nhà cung cấp Y | 331-Y | 112 | 30.000.000 |
Số dư ròng tài khoản 131 là 110 triệu dư Nợ, tài khoản 331 là 60 triệu dư Có. Nếu lấy số ròng, báo cáo bỏ mất 40 triệu nợ phải giao hàng cho khách B và 30 triệu tiền đã ứng cho nhà cung cấp Y.
Số liệu giả định từ ví dụ trên. Trình bày đúng làm tổng tài sản và tổng nợ phải trả cùng tăng 70 triệu.
Xem dạng bảng
| Bù trừ (sai) | Không bù trừ (đúng) | |
|---|---|---|
| Phải thu khách hàng | 110 triệu đ | 150 triệu đ |
| Trả trước cho người bán | 0 triệu đ | 30 triệu đ |
| Phải trả người bán | 60 triệu đ | 90 triệu đ |
| Người mua trả tiền trước | 0 triệu đ | 40 triệu đ |
| Chỉ tiêu | Cách sai (số ròng) | Cách đúng (số chi tiết) |
|---|---|---|
| Phải thu ngắn hạn của khách hàng | 110.000.000 | 150.000.000 |
| Trả trước cho người bán ngắn hạn | 0 | 30.000.000 |
| Phải trả người bán ngắn hạn | 60.000.000 | 90.000.000 |
| Người mua trả tiền trước ngắn hạn | 0 | 40.000.000 |
4. Trường hợp tài khoản 333 và các tài khoản khác
Tài khoản 333 chi tiết theo từng loại thuế. Thuế TNDN tạm nộp nhiều hơn số phải nộp thì tiểu khoản thuế TNDN dư Nợ, trong khi thuế GTGT tháng cuối vẫn dư Có. Khi lập báo cáo, phần dư Nợ trình bày ở chỉ tiêu thuế và các khoản phải thu Nhà nước, phần dư Có ở chỉ tiêu thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Tương tự, 138 và 338 thường gom nhiều khoản khác nhau, nên cũng cần đọc theo chi tiết. Nếu hai tài khoản này phình to, bạn nên xem bài phân loại lại phải thu khác, phải trả khác.
5. Quy trình kiểm tra tài khoản lưỡng tính cuối kỳ
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lỗi trình bày thường không nằm ở bút toán mà ở bước lấy số lên báo cáo. Một danh sách kiểm tra ngắn trước khi khoá sổ sẽ giúp tránh hầu hết lỗi.
- In bảng tổng hợp công nợ 131, 331 theo từng đối tượng, lọc riêng đối tượng dư ngược.
- Kiểm tra đối tượng dư Có 131: có hợp đồng, đơn đặt hàng chứng minh khoản trả trước không.
- Kiểm tra đối tượng dư Nợ 331: đã nhận hàng, hoá đơn chưa, có cần ghi nhận chi phí không.
- Tách tiểu khoản 333 theo loại thuế, đối chiếu với tra cứu nghĩa vụ trên cổng thuế điện tử.
- Gửi biên bản đối chiếu công nợ cho các đối tượng có số dư lớn.
- Kiểm tra cấu hình phần mềm: chỉ tiêu báo cáo lấy số dư chi tiết, không lấy số dư tổng.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán có tự tách số dư hai bên không?
Hầu hết phần mềm có thể, nếu chỉ tiêu báo cáo được cấu hình lấy số dư chi tiết theo đối tượng. Bạn nên kiểm tra cấu hình một lần và đối chiếu thủ công ở kỳ đầu.
Khách hàng vừa nợ vừa trả trước có được bù trừ không?
Với cùng một khách hàng, số dư được tính ròng trên sổ chi tiết của khách đó. Không bù trừ là giữa các khách hàng khác nhau.
Tài khoản 131 dư Có kéo dài có sao không?
Cần xem lại: có thể là tiền đặt cọc đã đủ điều kiện ghi doanh thu nhưng chưa ghi, hoặc ghi nhầm đối tượng. Số dư ngược lâu ngày thường bị hỏi khi kiểm tra.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát bảng cân đối kế toán không?
Có. ACCA kiểm tra số dư công nợ theo đối tượng, đối chiếu các tài khoản lưỡng tính và đề xuất điều chỉnh trước khi doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính.
Muốn báo cáo tài chính trình bày đúng ngay từ đầu?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, kiểm tra công nợ hai chiều mỗi kỳ. Nhận tư vấn hôm nay.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
