Nội dung bài viết
Bảng cân đối số phát sinh cân không có nghĩa là sổ sách đúng. Nhiều sai sót chỉ lộ ra qua số dư tài khoản bất thường: quỹ tiền mặt âm, tồn kho âm, khoản trả trước không bao giờ giảm. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp 12 dấu hiệu kế toán nên soát ngay, đi sâu hơn bài 7 dấu hiệu sổ sách rủi ro ở góc độ kỹ thuật.
1. Vì sao cần soát số dư tài khoản bất thường mỗi tháng?
Mỗi tài khoản có một bên số dư “bình thường” theo bản chất. Tiền, hàng tồn kho không thể âm. Chi phí trả trước phải giảm dần theo thời gian. Khi số dư đi ngược bản chất, đó thường là dấu hiệu của bút toán thiếu, ghi nhầm tài khoản hoặc chứng từ chưa được xử lý.
Soát hằng tháng rẻ hơn nhiều so với soát cuối năm. Khi lỗi mới phát sinh, chứng từ còn đó, người làm còn nhớ. Để đến lúc quyết toán hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra, việc truy vết có thể mất hàng tuần.
2. Bảng 12 dấu hiệu số dư bất thường
| Tài khoản | Dấu hiệu | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| 111 | Tiền mặt âm | Ghi chi trước, thiếu phiếu thu rút tiền ngân hàng | Đối chiếu sổ quỹ, ghi bổ sung phiếu thu |
| 111 | Tồn quỹ lớn kéo dài | Thu không thực tế hoặc chi không có chứng từ | Kiểm kê quỹ, lập biên bản xử lý chênh lệch |
| 112 | Lệch sổ phụ ngân hàng | Thiếu phí, lãi; nhầm tài khoản ngân hàng | Đối chiếu sổ phụ từng tháng |
| 131 | Dư Có kéo dài | Tiền trả trước chưa ghi doanh thu, nhầm khách | Xác minh hợp đồng, giao hàng, đối tượng |
| 131 | Dư Nợ lâu không thu | Nợ khó đòi, khách ngừng hoạt động | Đối chiếu công nợ, xem xét lập dự phòng |
| 331 | Dư Nợ lâu | Ứng trước chưa nhận hàng hoặc hoá đơn | Liên hệ nhà cung cấp, thu hồi hoặc ghi nhận |
| 141 | Tạm ứng không hoàn | Nhân viên chưa nộp chứng từ thanh toán | Đặt hạn hoàn ứng, khấu trừ theo quy chế |
| 156 | Tồn kho âm | Xuất trước nhập sau, sai mã hàng | Truy vết thẻ kho, sửa ngày, sửa mã |
| 242 | Không phân bổ | Quên chạy phân bổ, thiếu bảng theo dõi | Lập bảng phân bổ, ghi bổ sung các kỳ |
| 1331 | Dư Nợ lớn kéo dài | Đầu vào lớn chưa có đầu ra, kê khai lệch | Đối chiếu với tờ khai thuế GTGT |
| 334 | Dư Có nhiều tháng | Trích lương nhưng không trả, hoặc trả không ghi | Đối chiếu bảng lương và sao kê |
| 3388 | Phình to | Chứa các khoản chưa rõ bản chất | Phân loại lại theo bản chất |
- Tiền3 dấu hiệu
- Công nợ, tạm ứng4 dấu hiệu
- Tồn kho, chi phí trả trước2 dấu hiệu
- Thuế, lương, phải trả khác3 dấu hiệu
Phân nhóm theo bảng trong bài, dùng làm ví dụ minh hoạ cách chia việc rà soát cho từng người.
Xem dạng bảng
| Tiền | 3 dấu hiệu |
| Công nợ, tạm ứng | 4 dấu hiệu |
| Tồn kho, chi phí trả trước | 2 dấu hiệu |
| Thuế, lương, phải trả khác | 3 dấu hiệu |
3. Bút toán điều chỉnh cho các lỗi hay gặp
Sau khi tìm ra nguyên nhân, kế toán ghi bút toán bổ sung hoặc điều chỉnh. Nguyên tắc: có chứng từ gốc mới ghi, ghi vào đúng kỳ phát sinh nếu kỳ đó chưa khoá sổ, và lưu lại giải trình.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Bổ sung phiếu thu rút tiền ngân hàng về quỹ (sửa quỹ âm) | 111 | 112 | 50.000.000 |
| Phân bổ bổ sung 3 tháng công cụ dụng cụ (24 triệu, phân bổ 12 tháng) | 642 | 242 | 6.000.000 |
| Khách trả trước đã giao hàng đủ, ghi nhận doanh thu | 131 | 511 | 40.000.000 |
| Khách trả trước đã giao hàng đủ, thuế GTGT 10% | 131 | 3331 | 4.000.000 |
| Hoàn ứng bằng chứng từ chi phí công tác | 642 | 141 | 8.500.000 |
Với dòng thứ ba và thứ tư: tiền khách trả trước nằm ở bên Có 131. Khi giao hàng mà không ghi doanh thu, số dư Có cứ nằm đó nhiều tháng. Ghi nhận doanh thu đúng kỳ sẽ đưa số dư của khách về 0.
4. Quy trình soát số dư tài khoản hằng tháng
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, quy trình nên làm ngay sau khi nhập xong chứng từ tháng và trước khi lập tờ khai thuế, để nếu có sai, tờ khai không bị ảnh hưởng.
- 1Xuất bảng cân đối số phát sinh
Lọc tài khoản có số dư ngược bên bình thường.
- 2Xem chi tiết đối tượng
Với 131, 331, 141, 156: xem theo khách hàng, nhân viên, mã hàng.
- 3So sánh với kỳ trước
Đánh dấu số dư không đổi hoặc tăng liên tục từ 3 tháng.
- 4Tìm chứng từ, hỏi người liên quan
Xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh.
- 5Ghi điều chỉnh và lưu giải trình
Ghi rõ lý do, người duyệt, đính kèm chứng từ.
5. Ưu tiên xử lý dấu hiệu nào trước?
Không phải dấu hiệu nào cũng nguy hiểm như nhau. Nên ưu tiên nhóm ảnh hưởng đến thuế và dòng tiền thật:
- Tiền mặt âm, tồn quỹ lớn: dễ bị đặt câu hỏi về tính có thật của các khoản chi.
- 1331 lệch tờ khai: ảnh hưởng trực tiếp số thuế GTGT phải nộp hoặc được khấu trừ.
- 3388, 1388 phình to: có thể che giấu khoản thu nhập hoặc chi phí chưa ghi nhận. Xem thêm bài phân loại lại phải thu, phải trả khác.
- 242, 156: làm sai lợi nhuận từng kỳ, nên sửa trước khi lập báo cáo tài chính.
Câu hỏi thường gặp
Tiền mặt âm có phải lỗi nghiêm trọng không?
Có. Quỹ không thể chi nhiều hơn số tiền đang có, nên quỹ âm cho thấy chứng từ ghi sai thứ tự hoặc thiếu. Cần sửa ngay, nhất là trước khi lập báo cáo tài chính.
Bao lâu nên soát số dư một lần?
Nên soát hằng tháng, ngay sau khi nhập xong chứng từ và trước khi lập tờ khai thuế. Cuối năm soát lại toàn bộ trước khi khoá sổ.
Điều chỉnh số dư của năm trước thế nào?
Nếu báo cáo năm trước đã nộp, việc điều chỉnh phức tạp hơn và có thể liên quan khai bổ sung. Nên nhờ người có kinh nghiệm xem xét trường hợp cụ thể.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát số dư tài khoản không?
Có. ACCA kiểm tra bảng cân đối số phát sinh, chỉ ra tài khoản có số dư bất thường, đề xuất bút toán điều chỉnh kèm chứng từ cần bổ sung.
Sổ sách có số dư bất thường cần xử lý dứt điểm?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán và rà soát sổ sách cho doanh nghiệp. Nhận tư vấn để được kiểm tra sơ bộ miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
