Nội dung bài viết
Nhìn vào dãy số 111, 131, 331, 511, 642 trên sổ sách, nhiều chủ startup thấy như mật mã. Thực ra hệ thống tài khoản kế toán có logic đánh số rất rõ: chữ số đầu cho biết loại, số chữ số cho biết cấp. Bài viết giúp bạn đọc hiểu 9 loại tài khoản trong 10 phút, kèm bảng tra nhanh và ví dụ minh hoạ bút toán cho từng nhóm, do ACCA Consulting Vietnam biên soạn.
1. Logic đánh số của hệ thống tài khoản kế toán
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, tài khoản được chia thành 9 loại, đánh số từ 1 đến 9 bằng chữ số đầu tiên. Loại 1–2 là tài sản, loại 3 là nợ phải trả, loại 4 là vốn chủ sở hữu, loại 5–9 phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
- Tài khoản cấp 1 có 3 chữ số, ví dụ 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản cấp 2 có 4 chữ số, ví dụ 1121 – Tiền gửi bằng VND, 1122 – Tiền gửi ngoại tệ.
- Tài khoản cấp 3 và chi tiết do doanh nghiệp mở thêm để quản lý, ví dụ 11211 – Tiền gửi VND tại ngân hàng A.
Mẹo nhớ: tài khoản loại 1, 2, 6, 8 thường có số dư hoặc phát sinh bên Nợ khi tăng; loại 3, 4, 5, 7 tăng bên Có. Loại 9 dùng để kết chuyển cuối kỳ nên không có số dư.
2. Bảng tra nhanh 9 loại tài khoản và tài khoản hay dùng ở DN nhỏ
| Loại | Nhóm | Tài khoản hay dùng |
|---|---|---|
| 1 | Tài sản ngắn hạn | 111 Tiền mặt, 112 Tiền gửi, 131 Phải thu KH, 133 Thuế GTGT được khấu trừ, 156 Hàng hoá |
| 2 | Tài sản dài hạn | 211 TSCĐ hữu hình, 214 Hao mòn TSCĐ, 242 Chi phí trả trước |
| 3 | Nợ phải trả | 331 Phải trả người bán, 333 Thuế phải nộp, 334 Phải trả NLĐ, 338 Phải trả khác |
| 4 | Vốn chủ sở hữu | 411 Vốn đầu tư của CSH, 421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối |
| 5 | Doanh thu | 511 Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, 515 Doanh thu tài chính |
| 6 | Chi phí sản xuất, kinh doanh | 632 Giá vốn, 635 Chi phí tài chính, 642 Chi phí quản lý |
| 7 | Thu nhập khác | 711 Thu nhập khác |
| 8 | Chi phí khác | 811 Chi phí khác, 821 Chi phí thuế TNDN |
| 9 | Xác định kết quả | 911 Xác định kết quả kinh doanh |
Danh mục cụ thể có khác nhau đôi chút giữa chế độ áp dụng chung và chế độ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (ví dụ có hay không tài khoản 641 riêng cho chi phí bán hàng). Xem bài chọn chế độ kế toán doanh nghiệp để biết bạn đang dùng danh mục nào.
Ví dụ minh hoạ đếm theo bảng tra nhanh ở trên; doanh nghiệp sản xuất sẽ dùng thêm nhóm nguyên vật liệu và chi phí sản xuất.
Xem dạng bảng
| Loại 1 | 5 TK |
| Loại 2 | 3 TK |
| Loại 3 | 4 TK |
| Loại 4 | 2 TK |
| Loại 5 | 2 TK |
| Loại 6 | 3 TK |
| Loại 7–8 | 3 TK |
| Loại 9 | 1 TK |
3. Ví dụ minh hoạ bút toán cho từng nhóm tài khoản
Công ty D kinh doanh dịch vụ, tháng 10 có các nghiệp vụ giả định dưới đây. Mỗi dòng cho thấy tài khoản của các loại khác nhau gặp nhau thế nào.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Chủ sở hữu góp vốn (loại 1 – loại 4) | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 411 – Vốn đầu tư của CSH | 300.000.000 |
| Mua máy tính dùng 3 năm (loại 2 – loại 3) | 211 – TSCĐ hữu hình | 331 – Phải trả người bán | 36.000.000 |
| Xuất hoá đơn dịch vụ (loại 1 – loại 5) | 131 – Phải thu khách hàng | 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ | 60.000.000 |
| Tính lương tháng (loại 6 – loại 3) | 642 – Chi phí quản lý | 334 – Phải trả người lao động | 25.000.000 |
| Trích khấu hao máy tính (loại 6 – loại 2) | 642 – Chi phí quản lý | 214 – Hao mòn TSCĐ | 1.000.000 |
| Thanh lý giấy vụn (loại 1 – loại 7) | 111 – Tiền mặt | 711 – Thu nhập khác | 500.000 |
| Kết chuyển doanh thu cuối kỳ (loại 5 – loại 9) | 511 – Doanh thu | 911 – Xác định kết quả | 60.000.000 |
Ví dụ bỏ qua thuế GTGT để tập trung vào logic tài khoản. Lưu ý máy tính 36 triệu chỉ ghi vào TSCĐ nếu đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định theo quy định; nếu không, ghi vào công cụ dụng cụ và phân bổ. Khấu hao 1 triệu/tháng = 36 triệu chia 36 tháng.
4. Cách đọc nhanh một bút toán bất kỳ
- 1Xem chữ số đầu
Xác định tài khoản thuộc tài sản, nợ, vốn, doanh thu hay chi phí.
- 2Xem bên Nợ, bên Có
Tài sản, chi phí tăng ghi Nợ; nợ, vốn, doanh thu tăng ghi Có.
- 3Hỏi ảnh hưởng
Nghiệp vụ làm thay đổi tiền, công nợ hay lợi nhuận?
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chủ doanh nghiệp chỉ cần nhớ khoảng 20 tài khoản trong bảng tra nhanh là đọc được phần lớn sổ cái của công ty nhỏ. Phần chi tiết cấp 3 nên để kế toán thiết kế theo nhu cầu quản trị.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được tự mở tài khoản mới không?
Doanh nghiệp được mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 phục vụ quản lý, nhưng không tự đặt tài khoản cấp 1 khác hệ thống trừ khi được hướng dẫn hoặc chấp thuận theo quy định.
Vì sao tài khoản 214 nằm ở loại 2 nhưng lại tăng bên Có?
Hao mòn TSCĐ là tài khoản điều chỉnh giảm cho TSCĐ, nên có kết cấu ngược với tài khoản tài sản thông thường.
Tài khoản loại 9 có số dư cuối kỳ không?
Không. Tài khoản 911 dùng để kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lãi lỗ, sau khi kết chuyển xong sẽ không còn số dư.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ thiết lập danh mục tài khoản không?
Có. Chúng tôi thiết lập danh mục tài khoản theo chế độ doanh nghiệp đã chọn, mở chi tiết phù hợp quản trị và hướng dẫn chủ doanh nghiệp đọc sổ cái.
Đọc sổ cái không còn là mật mã
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) – dịch vụ kế toán TP.HCM dựng hệ thống tài khoản gọn, rõ và gửi báo cáo dễ hiểu mỗi tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
