Nội dung bài viết
Chọn chế độ kế toán doanh nghiệp là quyết định đầu tiên của bộ phận kế toán sau khi công ty có mã số thuế, nhưng nhiều startup bỏ qua hoặc để phần mềm tự chọn. Bài viết giải thích các nhóm chế độ hiện hành, tiêu chí lựa chọn theo quy mô và hệ quả khi đổi giữa chừng, kèm ví dụ minh hoạ bút toán để bạn thấy khác biệt thật. Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ các hồ sơ khởi tạo sổ sách thường gặp.
1. Chế độ kế toán doanh nghiệp là gì và vì sao phải chọn sớm
Chế độ kế toán là bộ quy định thống nhất về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và mẫu báo cáo tài chính mà doanh nghiệp dùng để ghi chép.
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, có hai hướng chính: chế độ áp dụng chung cho mọi loại hình doanh nghiệp (chi tiết hơn, phù hợp DN quy mô lớn, DN FDI, DN có nhu cầu quản trị sâu) và chế độ dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (gọn hơn, ít tài khoản và ít biểu báo cáo hơn). Doanh nghiệp siêu nhỏ còn có hướng dẫn riêng với mức đơn giản hoá cao hơn.
2. Tiêu chí chọn chế độ kế toán doanh nghiệp phù hợp
| Tiêu chí | Chế độ áp dụng chung | Chế độ cho DN nhỏ và vừa |
|---|---|---|
| Quy mô doanh nghiệp | Mọi quy mô, thường là DN lớn | DN nhỏ và vừa theo tiêu chí hiện hành |
| Số lượng tài khoản | Nhiều, chi tiết theo nghiệp vụ | Ít hơn, gộp một số nhóm |
| Biểu báo cáo tài chính | Đầy đủ, nhiều chỉ tiêu | Gọn hơn, phù hợp DN ít nghiệp vụ |
| Nhu cầu báo cáo công ty mẹ, nhà đầu tư | Phù hợp hơn | Có thể phải lập thêm báo cáo quản trị |
| Khối lượng công việc kế toán | Cao hơn | Thấp hơn |
Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có quyền chọn chế độ áp dụng chung nếu thấy cần, nhưng không nên làm theo cảm tính. Hãy hỏi: ai sẽ đọc báo cáo của bạn trong 2–3 năm tới? Nếu chỉ chủ doanh nghiệp và cơ quan thuế, chế độ cho DN nhỏ và vừa thường đủ. Nếu có công ty mẹ nước ngoài, quỹ đầu tư hoặc kế hoạch kiểm toán, chế độ áp dụng chung giúp trình bày nhất quán hơn.
3. Ví dụ minh hoạ: cùng một nghiệp vụ, hai cách ghi
Khác biệt dễ thấy nhất nằm ở cách tổ chức tài khoản chi phí. Giả sử công ty thương mại trả tiền thuê văn phòng tháng 10 là 15.000.000đ chưa VAT, thuế GTGT 10%, thanh toán chuyển khoản. Chế độ áp dụng chung có tài khoản riêng cho chi phí bán hàng (641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (642); chế độ cho DN nhỏ và vừa gộp vào tài khoản 642 – chi phí quản lý kinh doanh, rồi tách bằng tài khoản cấp 2 (6421 bán hàng, 6422 quản lý doanh nghiệp).
| Chế độ | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Áp dụng chung | 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 15.000.000 |
| Áp dụng chung | 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 1.500.000 |
| DN nhỏ và vừa | 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (cấp 2 của 642 – Chi phí quản lý kinh doanh) | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 15.000.000 |
| DN nhỏ và vừa | 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 1.500.000 |
Lợi nhuận không đổi, nhưng mã tài khoản, mẫu sổ và cách lên báo cáo khác nhau, nên phần mềm phải thiết lập đúng từ ngày đầu. Bạn có thể xem thêm cách đọc mã tài khoản trong bài hệ thống tài khoản kế toán.
Ví dụ minh hoạ do ACCA giả định để so sánh khối lượng: chọn đúng từ đầu chỉ cần 3 việc; đổi giữa chừng phát sinh thêm khoảng 5 việc.
Xem dạng bảng
| Khai báo danh mục tài khoản | 1 việc |
| Chọn mẫu sổ, mẫu chứng từ | 1 việc |
| Thiết lập mẫu BCTC | 1 việc |
| Chuyển số dư khi đổi chế độ | 3 việc |
| In lại sổ, giải trình khi đổi | 2 việc |
4. Cách áp dụng và thông báo chế độ kế toán
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn chế độ kế toán và áp dụng nhất quán trong năm tài chính; việc thay đổi thường chỉ thực hiện từ đầu năm tài chính và cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý. Hình thức thông báo cụ thể nên tra cứu văn bản mới nhất vì quy định đang được cập nhật.
- 1Xác định quy mô
Đối chiếu số lao động, doanh thu, nguồn vốn với tiêu chí DN nhỏ và vừa hiện hành.
- 2Xác định người đọc báo cáo
Chủ DN, ngân hàng, công ty mẹ hay nhà đầu tư.
- 3Chọn chế độ
Ghi rõ lựa chọn trong quyết định nội bộ về chính sách kế toán.
- 4Thiết lập phần mềm
Khai báo danh mục tài khoản, mẫu sổ, mẫu báo cáo đúng chế độ đã chọn.
- 5Thông báo và lưu hồ sơ
Thực hiện thông báo theo quy định và lưu quyết định cùng bộ hồ sơ năm.
5. Hệ quả khi đổi chế độ kế toán giữa chừng
- Chuyển đổi số dư: phải ánh xạ từng tài khoản cũ sang tài khoản mới, đặc biệt các tài khoản bị gộp hoặc tách.
- Báo cáo không so sánh được: số liệu năm trước và năm nay trình bày khác mẫu, cần trình bày lại cột so sánh.
- Rủi ro sai lệch với tờ khai: nếu chuyển đổi không khớp, chỉ tiêu BCTC và tờ khai quyết toán TNDN dễ lệch nhau.
- Chi phí làm lại: sổ đã in, đã ký phải in lại.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lỗi hay gặp là đổi phần mềm và vô tình đổi luôn chế độ kế toán vì phần mềm mới mặc định mẫu khác.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc dùng chế độ dành cho DN nhỏ và vừa không?
Không bắt buộc tuyệt đối. Doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn và có thể áp dụng chế độ chung nếu có nhu cầu, miễn là áp dụng nhất quán trong năm tài chính.
Có được đổi chế độ kế toán giữa năm không?
Không nên. Theo quy định hiện hành, việc thay đổi thường thực hiện từ đầu năm tài chính và cần thông báo cho cơ quan thuế; đổi giữa năm gây khó khăn khi lập báo cáo và quyết toán.
Chế độ kế toán có ảnh hưởng số thuế phải nộp không?
Không trực tiếp. Số thuế phụ thuộc doanh thu, chi phí được trừ và chính sách thuế; chế độ kế toán chỉ thay đổi cách ghi sổ và trình bày báo cáo.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ chọn và thiết lập chế độ kế toán không?
Có. Chúng tôi tư vấn lựa chọn phù hợp quy mô, thiết lập danh mục tài khoản và mẫu báo cáo trong phạm vi dịch vụ kế toán, đồng thời hướng dẫn hồ sơ thông báo theo quy định hiện hành.
Thiết lập chế độ kế toán đúng ngay từ đầu
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM cho startup, giúp dựng sổ đúng chế độ và tránh chi phí làm lại về sau.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
