Nội dung bài viết
Sổ kế toán là nơi mọi chứng từ được ghi lại theo thứ tự thời gian và theo từng tài khoản, trước khi lên báo cáo tài chính. Bài viết vẽ bản đồ hệ thống sổ: nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết công nợ, vật tư, tài sản cố định, và đi qua 5 nghiệp vụ ví dụ minh hoạ từ nhật ký lên sổ cái. Nội dung do đội ngũ ACCA Consulting Vietnam tổng hợp cho kế toán viên mới.
1. Sổ kế toán gồm những loại nào
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, hệ thống sổ gồm hai nhóm: sổ tổng hợp (sổ nhật ký, sổ cái) và sổ chi tiết (theo dõi từng khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, tài sản). Doanh nghiệp được chọn hình thức ghi sổ; hình thức nhật ký chung phổ biến nhất vì phù hợp phần mềm.
| Loại sổ | Ghi gì | Dùng để |
|---|---|---|
| Sổ nhật ký chung | Mọi nghiệp vụ theo thứ tự thời gian, kèm định khoản | Làm căn cứ ghi sổ cái |
| Sổ nhật ký đặc biệt (thu, chi, mua, bán) | Nghiệp vụ lặp lại nhiều | Giảm tải cho nhật ký chung |
| Sổ cái | Tổng hợp theo từng tài khoản cấp 1 | Lập bảng cân đối phát sinh, BCTC |
| Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi | Thu chi tiền theo ngày | Đối chiếu quỹ, sổ phụ ngân hàng |
| Sổ chi tiết công nợ | Phải thu, phải trả từng đối tượng | Đối chiếu, nhắc nợ |
| Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá | Nhập xuất tồn từng mã hàng | Tính giá vốn, kiểm kê |
| Sổ tài sản cố định | Nguyên giá, khấu hao từng tài sản | Tính khấu hao, theo dõi tăng giảm |
2. Luồng đi từ chứng từ đến báo cáo
- 1Chứng từ
Hoá đơn, phiếu thu chi, sổ phụ ngân hàng được kiểm tra tính hợp lệ.
- 2Nhật ký chung
Ghi nghiệp vụ theo ngày, có định khoản Nợ/Có.
- 3Sổ chi tiết
Đồng thời ghi vào sổ chi tiết của đối tượng liên quan.
- 4Sổ cái
Chuyển số liệu từ nhật ký sang từng tài khoản.
- 5Bảng cân đối phát sinh
Đối chiếu sổ cái với tổng hợp chi tiết.
- 6Báo cáo tài chính
Lập từ bảng cân đối phát sinh sau khi khoá sổ.
3. Ví dụ minh hoạ: 5 nghiệp vụ đi từ nhật ký lên sổ cái
Công ty B mới hoạt động tháng 10, giả định các nghiệp vụ sau (bỏ qua thuế GTGT cho dễ theo dõi):
| Ngày – nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| 01/10 – Chủ sở hữu góp vốn | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu | 500.000.000 |
| 05/10 – Mua hàng chưa trả tiền | 156 – Hàng hoá | 331 – Phải trả người bán | 120.000.000 |
| 12/10 – Bán hàng thu chuyển khoản | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 511 – Doanh thu bán hàng | 80.000.000 |
| 12/10 – Giá vốn hàng bán | 632 – Giá vốn hàng bán | 156 – Hàng hoá | 60.000.000 |
| 25/10 – Trả nợ nhà cung cấp | 331 – Phải trả người bán | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 120.000.000 |
Từ nhật ký trên, sổ cái tài khoản 112 sẽ có: phát sinh Nợ 580 triệu (01/10 và 12/10), phát sinh Có 120 triệu (25/10), số dư cuối tháng 460 triệu. Sổ cái 156 có Nợ 120 triệu, Có 60 triệu, dư 60 triệu. Sổ chi tiết 331 của nhà cung cấp phát sinh Có 120 triệu rồi Nợ 120 triệu, số dư bằng 0.
Ví dụ minh hoạ từ 5 nghiệp vụ giả định của công ty B; doanh thu và giá vốn sẽ được kết chuyển khi xác định kết quả.
Xem dạng bảng
| 112 – Tiền gửi | 460 triệu |
| 156 – Hàng hoá | 60 triệu |
| 411 – Vốn chủ sở hữu | 500 triệu |
| 511 – Doanh thu | 80 triệu |
| 632 – Giá vốn | 60 triệu |
4. Quan hệ giữa sổ cái và sổ chi tiết
Tổng số dư các sổ chi tiết phải bằng số dư sổ cái của tài khoản tương ứng. Ví dụ: tổng phải thu của 30 khách hàng trên sổ chi tiết phải bằng số dư Nợ tài khoản 131. Nếu lệch, thường do ghi thiếu đối tượng hoặc hạch toán sai mã khách.
- Sổ quỹ khớp biên bản kiểm kê quỹ
- Sổ tiền gửi khớp sổ phụ ngân hàng từng tài khoản
- Tổng sổ chi tiết công nợ khớp sổ cái 131, 331
- Tổng nhập xuất tồn khớp sổ cái 152, 156
- Bảng cân đối phát sinh: tổng Nợ bằng tổng Có
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lệch giữa sổ chi tiết và sổ cái là lỗi phổ biến nhất khi nhận bàn giao sổ sách cũ. Xem thêm cách kiểm tra ở bài bảng cân đối số phát sinh. Sổ phải in, ký và lưu trữ theo quy định; chứng từ dùng ghi sổ lưu tối thiểu 10 năm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có phải mở đủ tất cả các loại sổ không?
Doanh nghiệp mở sổ theo nghiệp vụ thực tế phát sinh. Công ty dịch vụ không có hàng tồn kho thì không cần sổ chi tiết hàng hoá, nhưng sổ nhật ký, sổ cái và sổ chi tiết công nợ hầu như luôn cần.
Sổ kế toán trên phần mềm có cần in ra không?
Theo quy định hiện hành, sổ kế toán phải được in hoặc lưu trữ điện tử theo yêu cầu, có chữ ký của người có thẩm quyền và lưu trữ đúng thời hạn.
Sửa sai trên sổ kế toán thế nào?
Không tẩy xoá. Trên phần mềm, sai sót được sửa bằng bút toán điều chỉnh hoặc ghi số âm theo phương pháp quy định, có lưu vết.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập lại sổ kế toán bị thiếu không?
Có. Chúng tôi rà soát chứng từ, dựng lại nhật ký, sổ cái và sổ chi tiết, sau đó đối chiếu với tờ khai thuế đã nộp.
Sổ sách gọn, khớp, sẵn sàng khi cần
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) – dịch vụ kế toán TP.HCM ghi sổ, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
