Sửa chữa sổ kế toán: phương pháp cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung

Ghi sai sổ là chuyện bình thường; sửa sai không đúng cách mới là vấn đề. Luật Kế toán quy định ba phương pháp sửa chữa sổ kế toán: cải chính, ghi số âm và ghi bổ sung. Bài viết giải thích khi nào dùng cách nào, sửa trước và sau khoá sổ khác nhau ra sao, kèm ví dụ bút toán cho từng phương pháp — cách làm mà ACCA Consulting Vietnam áp dụng trong dịch vụ kế toán hằng tháng.

1. Phương pháp sửa chữa sổ kế toán: nguyên tắc không tẩy xoá

Sổ kế toán là bằng chứng. Vì vậy mọi sửa chữa phải giữ lại được số đã ghi sai và số sửa lại, ai sửa, khi nào, vì sao. Tuyệt đối không tẩy xoá, dùng bút xoá, dán đè trên sổ giấy; trên phần mềm, không xoá chứng từ đã ghi sổ để nhập lại như chưa có gì xảy ra.

2. Phương pháp cải chính: sửa lỗi chép số

Ví dụ minh hoạ: trên sổ quỹ ghi tay, phiếu chi 1.250.000đ bị chép thành 1.520.000đ, tài khoản đối ứng đúng. Kế toán gạch một đường qua số 1.520.000, ghi 1.250.000 ở phía trên, ký xác nhận. Phương pháp này gần như chỉ dùng cho sổ giấy; với phần mềm, lỗi nhập số thường được sửa bằng ghi số âm hoặc ghi bổ sung.

3. Phương pháp ghi số âm: huỷ bút toán sai

Ví dụ minh hoạ 1 – sai đối ứng: mua văn phòng phẩm cho phòng kế toán 5.000.000đ, trả tiền mặt, nhưng ghi nhầm vào chi phí bán hàng (6421). Ví dụ minh hoạ 2 – ghi lớn hơn: tiền vận chuyển 8.000.000đ bị nhập thành 80.000.000đ. Tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.

Ghi số âm có ưu điểm là số phát sinh Nợ/Có của tài khoản không bị "phình" ảo. Nếu chỉ ghi bút toán ngược (Nợ 1111 / Có 6421), tổng phát sinh hai bên đều tăng thêm 5.000.000đ, bảng cân đối số phát sinh trông lớn hơn thực tế.

4. Phương pháp ghi bổ sung: thêm phần còn thiếu

Ví dụ minh hoạ: hoá đơn tiền điện tháng 3 là 3.600.000đ (chưa thuế), kế toán ghi 3.000.000đ. Đối ứng đúng, chỉ thiếu số, nên ghi bổ sung 600.000đ cùng đối ứng.

5. Sửa trước và sau khoá sổ, lưu vết trên phần mềm

Trước khi khoá sổ (chưa nộp báo cáo tài chính): dùng ba phương pháp trên ngay trong kỳ. Sau khi khoá sổ: không mở lại sổ năm cũ; sai sót được ghi ở năm phát hiện — điều chỉnh hồi tố nếu trọng yếu, hoặc ghi vào kỳ hiện tại nếu không trọng yếu (xem điều chỉnh hồi tố sai sót).

Lỗi thường gặp khi sửa sổ trên phần mềm: xoá chứng từ cũ rồi nhập lại với cùng số chứng từ, làm mất dấu vết; sửa trực tiếp số dư đầu kỳ thay vì ghi bút toán; sửa nhiều lỗi trong một chứng từ điều chỉnh chung chung "điều chỉnh cuối năm" khiến người kiểm tra không biết từng khoản liên quan đến nghiệp vụ nào. Mỗi lỗi nên có một chứng từ điều chỉnh riêng, ghi rõ số chứng từ gốc bị sửa.

Muốn xem các lỗi hay gặp nhất cần sửa, đọc 10 lỗi hạch toán phổ biến. Doanh nghiệp cần đơn vị hỗ trợ có thể tham khảo dịch vụ kế toán TP.⁠HCM.

Câu hỏi thường gặp