Nội dung bài viết
Phần lớn lỗi hạch toán thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ không phức tạp: ghi nhầm tài khoản, sai kỳ, ghi trùng hoá đơn, quên khấu hao. Nhưng để lâu, chúng làm sai lợi nhuận, sai thuế và mất nhiều công rà soát. Bài viết liệt kê 10 lỗi mà đội ngũ ACCA Consulting Vietnam hay gặp khi tiếp nhận sổ sách khách hàng dịch vụ kế toán, mỗi lỗi kèm một bút toán sửa mẫu.
1. Vì sao lỗi hạch toán cứ lặp lại
Nguyên nhân thường đến từ ba chỗ: kế toán kiêm nhiều việc nên ghi theo thói quen; phần mềm cho phép chọn tài khoản tự do mà không có danh mục mặc định; và không có bước rà soát cuối tháng. Một lỗi nhỏ lặp 12 tháng trở thành chênh lệch lớn ở báo cáo năm.
Các bút toán sửa bên dưới áp dụng khi sổ chưa khoá (trong năm tài chính). Nếu sai sót thuộc năm đã nộp báo cáo, cần đánh giá trọng yếu và xử lý theo hướng dẫn điều chỉnh hồi tố sai sót. Tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
2. 10 lỗi hạch toán thường gặp và bút toán sửa
| # | Lỗi (bút toán đã ghi sai) | Nợ (sửa) | Có (sửa) | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mua máy móc đủ tiêu chuẩn TSCĐ nhưng ghi thẳng chi phí (Nợ 6422) | 211 | 6422 | 120.000.000 |
| 2 | Chi sửa chữa nhỏ, thường xuyên lại ghi tăng nguyên giá (Nợ 211) | 6422 | 211 | 15.000.000 |
| 3 | Không trích khấu hao tháng cho tài sản đang dùng | 6422 | 214 | 2.500.000 |
| 4 | Tiền thuê kho trả trước 12 tháng ghi hết vào 1 tháng (Nợ 6422 60 triệu) | 242 | 6422 | 55.000.000 |
| 5 | Ghi trùng một hoá đơn mua hàng (Nợ 156 10 triệu, Nợ 1331 1 triệu / Có 331) | 331 | 156 / 1331 | 11.000.000 |
| 6 | Thu tiền khách đã xuất hoá đơn trước đó nhưng ghi thêm doanh thu (Có 511) | 511 | 131 | 20.000.000 |
| 7 | Khách ứng trước tiền hàng, chưa giao hàng nhưng ghi doanh thu | 511 | 131 (chi tiết khách trả trước) | 30.000.000 |
| 8 | Không ghi phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng (21,5% trên lương 10 triệu) | 6422 | 3383 / 3384 / 3386 | 2.150.000 |
| 9 | Lãi vay ngân hàng ghi vào chi phí quản lý (Nợ 6422) | 635 | 6422 | 5.000.000 |
| 10 | Hoá đơn 22 triệu (gồm thuế) trả tiền mặt nhưng vẫn khấu trừ 2 triệu thuế GTGT | 156 | 1331 | 2.000.000 |
Sau lỗi 1, nhớ trích khấu hao bổ sung từ tháng tài sản đưa vào sử dụng (Nợ 6422 / Có 214). Ở lỗi 10, hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, nên phần thuế bị loại được tính vào giá trị hàng mua.
3. Ảnh hưởng của từng lỗi đến lợi nhuận
Không phải lỗi nào cũng ảnh hưởng lợi nhuận. Lỗi 5 chỉ làm sai hàng tồn và công nợ; lỗi 9 chỉ đổi chỗ giữa hai loại chi phí. Nhưng lỗi 1, 4, 6, 7 làm lợi nhuận lệch đáng kể, kéo theo sai số thuế TNDN tạm nộp.
Ví dụ minh hoạ theo số liệu trong bảng trên, chưa tính khấu hao bổ sung ở lỗi 1.
Xem dạng bảng
| Lỗi 1 – TSCĐ ghi chi phí | 120.000.000đ |
| Lỗi 4 – sai kỳ chi phí thuê | 55.000.000đ |
| Lỗi 7 – ứng trước ghi doanh thu | 30.000.000đ |
| Lỗi 6 – ghi trùng doanh thu | 20.000.000đ |
| Lỗi 2 – sửa chữa ghi tài sản | 15.000.000đ |
| Lỗi 3 – thiếu khấu hao | 2.500.000đ |
| Lỗi 8 – thiếu bảo hiểm DN | 2.150.000đ |
4. Cách phát hiện lỗi hạch toán sớm
- Lọc tài khoản 6422 các khoản giá trị lớn: có khoản nào đủ tiêu chuẩn TSCĐ không?
- Kiểm tra bảng khấu hao đã chạy cho tháng này chưa
- Lọc hoá đơn đầu vào trùng số – trùng ký hiệu – trùng người bán
- Đối chiếu doanh thu trên sổ với tổng hoá đơn đầu ra trong tháng
- Xem số dư 131 có khách nào dư Có (đã trả trước) không
- Đối chiếu chi phí bảo hiểm với thông báo của cơ quan bảo hiểm
- Lọc hoá đơn từ 5 triệu trở lên thanh toán bằng tiền mặt
5. Nguyên tắc khi sửa lỗi hạch toán
- 1Không xoá
Ghi bút toán điều chỉnh thay vì xoá chứng từ gốc, để giữ dấu vết.
- 2Có căn cứ
Lập chứng từ điều chỉnh ghi rõ lý do, tham chiếu bút toán sai.
- 3Kiểm tra thuế
Xem lỗi có làm thay đổi tờ khai GTGT, TNDN tạm nộp đã nộp không.
- 4Ngăn tái diễn
Cập nhật danh mục tài khoản mặc định và checklist cuối tháng.
Chi tiết ba phương pháp sửa sổ (cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung) có trong bài phương pháp sửa chữa sổ kế toán. Nếu sổ sách đã tích luỹ nhiều lỗi, một lần rà soát tổng thể với dịch vụ kế toán TP.HCM thường tiết kiệm hơn sửa lẻ từng tháng.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện lỗi hạch toán của tháng trước trong cùng năm thì sửa thế nào?
Ghi bút toán điều chỉnh ở tháng phát hiện hoặc tháng sai (nếu phần mềm cho phép và chưa khoá kỳ), kèm chứng từ điều chỉnh. Nếu lỗi ảnh hưởng tờ khai thuế đã nộp, cần xem xét khai bổ sung.
Lỗi hạch toán có bị phạt không?
Bản thân bút toán sai không tự phát sinh phạt, nhưng nếu dẫn đến kê khai sai số thuế phải nộp thì doanh nghiệp có thể phải khai bổ sung, nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày và chịu xử phạt theo quy định hiện hành.
Bao lâu nên rà soát sổ một lần?
Nên rà soát nhanh hằng tháng trước khi nộp tờ khai và rà soát kỹ trước khi khoá sổ năm.
ACCA Consulting Vietnam có nhận rà soát và sửa lỗi hạch toán không?
Có. ACCA Consulting VN nhận rà soát sổ sách, lập danh sách lỗi kèm bút toán sửa; kiểm tra sơ bộ miễn phí trước khi báo giá.
Sổ sách có nhiều lỗi tích luỹ?
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán và rà soát sổ sách tại TP.HCM, giúp doanh nghiệp làm sạch sổ trước kỳ quyết toán. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
