Nội dung bài viết
Thuê dịch vụ kế toán trưởng giúp doanh nghiệp nhỏ có người ký báo cáo đủ tiêu chuẩn mà không phải tuyển toàn thời gian. Nhưng nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ ký hợp đồng xong là “giao hết trách nhiệm”, điều này không đúng. Bài viết làm rõ phạm vi trách nhiệm, hồ sơ cần có, điều khoản hợp đồng và bảng RACI giữa hai bên, do ACCA Consulting Vietnam tổng hợp.
1. Thuê dịch vụ kế toán trưởng là gì
Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp được thuê doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán đủ điều kiện để làm kế toán trưởng. Người được cử đảm nhiệm phải đáp ứng tiêu chuẩn hành nghề theo quy định hiện hành. Bên dịch vụ tổ chức công tác kế toán và ký chứng từ, báo cáo trong phạm vi hợp đồng.
Điểm mấu chốt: người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về tính trung thực của chứng từ gốc và việc chấp hành pháp luật kế toán, thuế tại doanh nghiệp. Hợp đồng dịch vụ phân chia công việc, không chuyển giao toàn bộ trách nhiệm pháp lý.
2. Bảng RACI: ai làm gì giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ
RACI là cách phân vai: R – người thực hiện, A – người chịu trách nhiệm cuối cùng, C – được hỏi ý kiến, I – được thông báo. Bảng dưới là mẫu tham khảo, cần điều chỉnh theo hợp đồng thực tế.
| Công việc | Doanh nghiệp | Đơn vị dịch vụ |
|---|---|---|
| Cung cấp chứng từ đầy đủ, trung thực, đúng hạn | R/A | C |
| Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ | C | R |
| Ghi sổ, lập sổ kế toán | I | R/A |
| Lập tờ khai thuế định kỳ | A | R |
| Duyệt số thuế và nộp thuế | R/A | C |
| Lập báo cáo tài chính năm | A | R |
| Ký báo cáo tài chính | R (người đại diện) | R (người được cử làm KTT) |
| Lưu trữ chứng từ gốc tối thiểu 10 năm | R/A | C |
Ví dụ minh hoạ đếm từ bảng RACI mẫu ở trên: đơn vị dịch vụ làm nhiều việc hơn, nhưng doanh nghiệp vẫn giữ phần lớn trách nhiệm cuối cùng.
Xem dạng bảng
| Doanh nghiệp | Đơn vị dịch vụ | |
|---|---|---|
| Trực tiếp thực hiện (R) | 4 việc | 5 việc |
| Chịu trách nhiệm cuối cùng (A) | 5 việc | 1 việc |
3. Điều khoản hợp đồng nên ghi rõ
- Họ tên, chứng chỉ, tư cách hành nghề của người được cử làm KTT
- Phạm vi công việc: ghi sổ, tờ khai, BCTC, quyết toán, làm việc với cơ quan thuế
- Thời hạn giao nhận chứng từ và hậu quả khi doanh nghiệp giao trễ
- Phạm vi trách nhiệm khi sai sót do mỗi bên gây ra
- Bảo mật dữ liệu và quy trình bàn giao hồ sơ khi chấm dứt
- Phí dịch vụ, phí phát sinh và điều kiện điều chỉnh
Xem thêm các điều khoản chung ở bài hợp đồng dịch vụ kế toán. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, tranh chấp thường đến từ điều khoản giao chứng từ: doanh nghiệp gửi trễ, tờ khai nộp trễ, rồi hai bên đổ lỗi cho nhau. Ghi rõ mốc ngày cụ thể giúp tránh việc này.
4. Ví dụ minh hoạ: hạch toán phí thuê kế toán trưởng
Giả định phí dịch vụ 3.000.000đ/tháng chưa VAT, thuế GTGT 10%, thanh toán chuyển khoản. Số tiền chỉ dùng để minh hoạ cách hạch toán, không phải mức phí thị trường.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Nhận hoá đơn dịch vụ | 642 – Chi phí quản lý | 331 – Phải trả người bán | 3.000.000 |
| Thuế GTGT đầu vào | 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ | 331 – Phải trả người bán | 300.000 |
| Thanh toán | 331 – Phải trả người bán | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 3.300.000 |
Phí dịch vụ có hoá đơn hợp lệ, hợp đồng và chứng từ thanh toán là chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- 1Rà soát hiện trạng
Kiểm tra sổ sách, tờ khai đã nộp trước khi bên dịch vụ nhận ký.
- 2Ký hợp đồng
Kèm bảng RACI và lịch giao nhận chứng từ.
- 3Ra quyết định
Quyết định giao nhiệm vụ KTT cho người được cử theo hợp đồng.
- 4Họp định kỳ
Rà soát số liệu hằng quý trước khi nộp tờ khai.
Câu hỏi thường gặp
Thuê dịch vụ kế toán trưởng thì giám đốc có hết trách nhiệm không?
Không. Người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về chứng từ gốc và việc chấp hành pháp luật; bên dịch vụ chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc và chuyên môn theo hợp đồng.
Bên dịch vụ có ký báo cáo tài chính không?
Người được cử làm kế toán trưởng ký ở vị trí kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật ký ở vị trí của mình, đúng theo phạm vi hợp đồng.
Khi chấm dứt hợp đồng cần làm gì?
Lập biên bản bàn giao sổ sách, dữ liệu phần mềm, chứng từ và danh sách việc đang dở, có chữ ký hai bên.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xây dựng bảng phân công trách nhiệm kế toán không?
Có. Chúng tôi giúp doanh nghiệp lập bảng RACI, quy trình giao nhận chứng từ và đảm nhận ghi sổ, báo cáo thuế trong phạm vi dịch vụ kế toán đã thoả thuận.
Phân rõ trách nhiệm trước khi ký hợp đồng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) – dịch vụ kế toán TP.HCM rà soát sổ sách và giúp bạn thiết lập quy trình phối hợp minh bạch.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
