Nội dung bài viết
Công ty mới thành lập thường hỏi: có bắt buộc bổ nhiệm kế toán trưởng ngay không, hay chỉ cần một người phụ trách kế toán? Bài viết phân biệt ba lựa chọn: kế toán trưởng, phụ trách kế toán và thuê dịch vụ làm kế toán trưởng, kèm sơ đồ quyết định và những điểm cần tra cứu văn bản hiện hành. Nội dung do ACCA Consulting Vietnam tổng hợp cho startup.
1. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán khác nhau thế nào
Theo Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn, đơn vị kế toán về nguyên tắc phải bố trí kế toán trưởng. Kế toán trưởng tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về công tác kế toán và ký trên chứng từ, báo cáo tài chính cùng người đại diện theo pháp luật. Người được bổ nhiệm phải đáp ứng tiêu chuẩn về đạo đức, chuyên môn, chứng chỉ bồi dưỡng và thời gian công tác thực tế theo quy định hiện hành.
Một số trường hợp được bố trí phụ trách kế toán thay cho kế toán trưởng, chẳng hạn doanh nghiệp siêu nhỏ, hoặc doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng. Phụ trách kế toán làm nhiệm vụ tương tự nhưng tiêu chuẩn và thời hạn bố trí có giới hạn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc cá nhân hành nghề đủ điều kiện để làm kế toán trưởng.
| Tiêu chí | Kế toán trưởng nội bộ | Phụ trách kế toán | Thuê dịch vụ làm KTT |
|---|---|---|---|
| Khi nào dùng | DN có bộ máy kế toán ổn định | DN siêu nhỏ, DN mới chưa bổ nhiệm được KTT | DN không muốn tuyển KTT toàn thời gian |
| Tiêu chuẩn | Đầy đủ theo quy định | Nhẹ hơn, có giới hạn | Bên cung cấp phải đủ điều kiện hành nghề |
| Ký chứng từ, BCTC | Có | Có, trong phạm vi được giao | Có, theo hợp đồng dịch vụ |
| Chi phí | Lương, bảo hiểm, phúc lợi | Thường thấp hơn | Phí dịch vụ theo phạm vi |
2. Sơ đồ quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng
- 1Loại hình, quy mô
Doanh nghiệp có thuộc nhóm siêu nhỏ hoặc nhóm được bố trí phụ trách kế toán không?
- 2Thời điểm
Doanh nghiệp mới thành lập đang trong giai đoạn chưa bổ nhiệm được KTT?
- 3Nguồn nhân sự
Có người nội bộ đủ tiêu chuẩn, không thuộc trường hợp bị cấm?
- 4Phương án
Bổ nhiệm KTT nội bộ, cử phụ trách kế toán, hoặc thuê dịch vụ làm KTT.
- 5Hồ sơ
Ra quyết định bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng dịch vụ, lưu cùng hồ sơ pháp lý.
Lưu ý: theo quy định, một số người có quan hệ gia đình gần với người đại diện theo pháp luật, giám đốc, người quản lý tài sản của doanh nghiệp không được làm kế toán, kế toán trưởng tại doanh nghiệp đó. Hãy tra cứu danh sách cụ thể trước khi bổ nhiệm người thân.
3. Ví dụ minh hoạ: hạch toán lương kế toán trưởng nội bộ
Giả định doanh nghiệp bổ nhiệm kế toán trưởng với lương 20.000.000đ và phụ cấp trách nhiệm 3.000.000đ/tháng, cả hai đều tính vào tiền lương đóng bảo hiểm (23.000.000đ). Doanh nghiệp đóng 21,5%, người lao động đóng 10,5%.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Ghi nhận lương, phụ cấp | 642 – Chi phí quản lý | 334 – Phải trả người lao động | 23.000.000 |
| Bảo hiểm DN đóng 21,5% | 642 – Chi phí quản lý | 338 – Phải trả, phải nộp khác | 4.945.000 |
| Khấu trừ bảo hiểm NLĐ 10,5% | 334 – Phải trả người lao động | 338 – Phải trả, phải nộp khác | 2.415.000 |
| Trả lương thuần (chưa tính thuế TNCN) | 334 – Phải trả người lao động | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 20.585.000 |
- Lương và phụ cấp23 triệu
- BHXH DN đóng 17,5%4,0 triệu
- BHYT DN đóng 3%0,7 triệu
- BHTN DN đóng 1%0,2 triệu
Ví dụ minh hoạ với tiền lương đóng bảo hiểm giả định 23 triệu đồng; chưa gồm thuế TNCN, phúc lợi, đào tạo.
Xem dạng bảng
| Lương và phụ cấp | 23 triệu |
| BHXH DN đóng 17,5% | 4,0 triệu |
| BHYT DN đóng 3% | 0,7 triệu |
| BHTN DN đóng 1% | 0,2 triệu |
Tổng chi phí trực tiếp khoảng 27,9 triệu đồng/tháng trong ví dụ. Với doanh nghiệp ít nghiệp vụ, đây là lý do nhiều chủ doanh nghiệp cân nhắc phương án thuê dịch vụ. Chi tiết trách nhiệm hai bên xem tại bài thuê dịch vụ kế toán trưởng.
4. Hồ sơ cần có khi bổ nhiệm
- Quyết định bổ nhiệm hoặc giao nhiệm vụ do người có thẩm quyền ký
- Bằng cấp, chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng (nếu là KTT)
- Xác nhận thời gian công tác thực tế theo yêu cầu
- Hợp đồng dịch vụ và giấy chứng nhận đủ điều kiện (nếu thuê ngoài)
- Cập nhật thông tin người phụ trách kế toán với cơ quan thuế khi có yêu cầu
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, startup hay để trống vị trí này đến khi lập báo cáo tài chính năm đầu tiên mới xử lý, dẫn tới chữ ký trên chứng từ cả năm không thống nhất. Nên quyết định ngay trong quý đầu hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc có tự làm kế toán trưởng được không?
Cần tra cứu quy định hiện hành về các trường hợp không được làm kế toán. Nhìn chung, người đại diện theo pháp luật kiêm kế toán trưởng là phương án nên tránh vì mất tính kiểm soát.
Doanh nghiệp mới thành lập có được chưa bổ nhiệm kế toán trưởng?
Có thể cử người phụ trách kế toán trong thời gian chưa bổ nhiệm được KTT, theo điều kiện và thời hạn quy định hiện hành.
Chứng chỉ ACCA quốc tế có thay thế chứng chỉ kế toán trưởng không?
Không tự động thay thế. Chứng chỉ ACCA quốc tế của hiệp hội ACCA không liên quan đến pháp nhân ACCA Consulting Vietnam, và tiêu chuẩn KTT tại Việt Nam theo quy định riêng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ tư vấn phương án kế toán trưởng không?
Có. Chúng tôi tư vấn lựa chọn giữa KTT nội bộ, phụ trách kế toán hay thuê ngoài, và đảm nhận phần ghi sổ, báo cáo thuế trong phạm vi dịch vụ kế toán.
Chọn đúng mô hình nhân sự kế toán
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) – dịch vụ kế toán TP.HCM đồng hành cùng startup từ hồ sơ bổ nhiệm đến báo cáo năm.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
