Nội dung bài viết
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ coi tài khoản công ty như ví cá nhân: cần tiền thì chuyển về, cuối năm kế toán mới loay hoay đặt tên cho khoản chi. Thực tế, rút tiền công ty về cá nhân chỉ có vài con đường hợp lệ, mỗi đường có bút toán và hồ sơ riêng. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam so sánh bốn cách phổ biến để bạn chọn đúng ngay từ đầu.
1. Vì sao rút tiền công ty phải có danh nghĩa rõ ràng
Công ty là pháp nhân tách biệt với chủ sở hữu, tiền trong tài khoản là tài sản của công ty, kể cả khi bạn là thành viên duy nhất. Mỗi lần tiền đi ra, kế toán phải trả lời được câu hỏi: khoản này là chi phí, là phân phối lợi nhuận, là trả nợ hay là cho vay?
Nếu không có câu trả lời, khoản rút thường bị treo ở tạm ứng hoặc phải thu khác. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, số dư treo kéo dài nhiều năm là một trong những điểm bị hỏi nhiều nhất khi kiểm tra quyết toán hoặc khi ngân hàng thẩm định hồ sơ vay. Xem thêm bài chi tiêu cá nhân lẫn chi phí công ty.
2. Bốn cách rút tiền công ty hợp lệ
Có bốn danh nghĩa phổ biến, mỗi danh nghĩa ảnh hưởng khác nhau đến báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán.
| Cách rút | Bản chất kế toán | Hồ sơ tối thiểu | Điểm thuế cần kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Nhận lương, thưởng | Chi phí của công ty | Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm, bảng lương, chứng từ chi | Khấu trừ thuế TNCN; với chủ DNTN, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, tiền lương của chủ không được tính vào chi phí được trừ |
| Chia lợi nhuận | Giảm lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, không phải chi phí | Quyết định phân phối lợi nhuận, BCTC thể hiện lợi nhuận sau thuế còn dương | Nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN với thu nhập từ đầu tư vốn theo quy định hiện hành |
| Hoàn tiền đã chi hộ | Trả lại khoản chủ DN đã ứng tiền riêng chi cho công ty | Hoá đơn, chứng từ đứng tên công ty, giấy đề nghị thanh toán | Khoản từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ GTGT đầu vào |
| Vay hoặc trả nợ vay | Công ty cho chủ DN vay (phải thu) hoặc trả khoản chủ DN đã cho vay (phải trả) | Hợp đồng vay, lịch trả nợ, chứng từ ngân hàng | Lãi suất, chi phí lãi vay và thu nhập lãi cần kiểm tra theo quy định hiện hành |
Điểm mấu chốt: chỉ lương và hoàn tiền chi hộ có thể đi vào chi phí. Chia lợi nhuận và vay không làm giảm lợi nhuận tính thuế.
3. Bút toán từng cách rút tiền
Các bút toán dưới đây theo hệ thống tài khoản của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Số tiền là giả định để bạn dễ hình dung.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Ghi nhận lương tháng của giám đốc | 642 | 334 | 30.000.000 |
| Khấu trừ thuế TNCN, bảo hiểm phần người lao động | 334 | 3335, 338 | 4.200.000 |
| Chuyển khoản lương thực nhận | 334 | 112 | 25.800.000 |
| Quyết định chia lợi nhuận cho chủ sở hữu | 421 | 3388 | 100.000.000 |
| Thanh toán lợi nhuận được chia | 3388 | 112 | 100.000.000 |
| Hoàn tiền chủ DN đã chi hộ (có hoá đơn công ty) | 642, 133 | 3388 | 11.000.000 |
| Công ty cho chủ DN vay theo hợp đồng | 1388 | 112 | 200.000.000 |
Số khấu trừ ở dòng thứ hai chỉ minh hoạ cấu trúc bút toán. Hướng dẫn chi tiết có ở bài hạch toán tiền lương và bảo hiểm.
4. Ví dụ lập kế hoạch rút tiền cả năm
Giả sử chủ một công ty TNHH hai thành viên cần khoảng 420 triệu đồng cho chi tiêu cá nhân trong năm. Kế toán lên phương án từ tháng 1:
- Lương 12 tháng300 triệu đ
- Chia lợi nhuận năm trước100 triệu đ
- Hoàn tiền chi hộ20 triệu đ
Số liệu giả định.
Xem dạng bảng
| Lương 12 tháng | 300 triệu đ |
| Chia lợi nhuận năm trước | 100 triệu đ |
| Hoàn tiền chi hộ | 20 triệu đ |
- Lương là dòng tiền đều, có hợp đồng và bảng lương, khấu trừ thuế TNCN hằng tháng.
- Lợi nhuận chỉ chia sau khi khoá sổ năm trước, có lợi nhuận sau thuế chưa phân phối còn dương và đủ khả năng thanh toán nợ theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ.
- Hoàn tiền chi hộ chỉ phát sinh khi chủ DN thật sự trả tiền riêng cho chi phí của công ty và có hoá đơn đứng tên công ty.
5. Quy trình chia lợi nhuận đúng thứ tự
- 1Khoá sổ năm
Hoàn tất kết chuyển, xác định lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
- 2Kiểm tra lỗ luỹ kế
Chỉ phân phối khi phần lợi nhuận sau thuế chưa phân phối còn dương.
- 3Ra quyết định
Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu lập biên bản, quyết định phân phối.
- 4Ghi nhận và khấu trừ
Ghi giảm TK 421, ghi phải trả và xác định nghĩa vụ thuế TNCN liên quan.
- 5Chuyển khoản
Thanh toán qua ngân hàng, nội dung ghi rõ chi trả lợi nhuận năm nào.
Chi tiết bút toán phân phối nằm trong bài phân phối lợi nhuận, chia cổ tức.
6. Rủi ro thường gặp và checklist hồ sơ
Đội ngũ của chúng tôi thường gặp ba tình huống: chuyển tiền về tài khoản cá nhân với nội dung chung chung như “chuyển tiền”; tạm ứng nhiều tháng không hoàn ứng; và trả lương giám đốc nhưng không có hợp đồng, không có bảng lương. Cả ba đều khó giải trình.
- Đã xác định danh nghĩa: lương, lợi nhuận, hoàn ứng hay vay.
- Có văn bản tương ứng: hợp đồng, quyết định hoặc đề nghị thanh toán.
- Chuyển khoản qua ngân hàng, nội dung ghi đúng danh nghĩa.
- Kế toán đã ghi sổ trong tháng, không để treo sang năm sau.
- Đã kiểm tra nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN nếu có.
- Số dư tạm ứng, phải thu chủ sở hữu được đối chiếu mỗi quý.
Câu hỏi thường gặp
Chủ DN chuyển tiền công ty về tài khoản cá nhân rồi bổ sung chứng từ sau được không?
Ghi sổ được, nhưng chứng từ lập sau thường kém thuyết phục. Nên chuẩn bị văn bản trước khi chuyển tiền.
Có thể chia lợi nhuận hằng tháng không?
Lợi nhuận chỉ chắc chắn sau khi khoá sổ. Tạm chia trong năm cần đúng điều lệ và quyết định của chủ sở hữu.
Công ty cho giám đốc vay có cần hợp đồng không?
Nên có, ghi rõ số tiền, thời hạn, lãi suất và lịch trả. Thiếu hợp đồng, khoản này dễ bị hiểu là chi không rõ mục đích.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xử lý số dư tạm ứng treo của giám đốc không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) rà soát số dư, phân loại lại theo chứng từ thực tế và đề xuất cách tất toán phù hợp. Bước kiểm tra sơ bộ miễn phí.
Rút tiền công ty minh bạch cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán tại TP.HCM của chúng tôi giúp bạn lập kế hoạch lương, lợi nhuận và chứng từ ngay từ đầu năm.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
