Nội dung bài viết
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, tài khoản công ty và túi tiền của giám đốc chưa tách bạch: rút tiền khi cần, ghi tạm ứng, rồi để đó. Khi giám đốc tạm ứng tiền công ty với số dư lớn và kéo dài, báo cáo tài chính trông bất thường và dễ bị đặt câu hỏi khi kiểm tra. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam phân tích rủi ro và các phương án xử lý gọn.
1. Dấu hiệu số dư tạm ứng giám đốc đang có vấn đề
- TK 141 hoặc 1388 chi tiết theo giám đốc, chủ sở hữu có số dư lớn qua nhiều kỳ.
- Khoản tạm ứng không có giấy đề nghị, không ghi mục đích cụ thể.
- Công ty đang đi vay ngân hàng trả lãi, trong khi giám đốc giữ tiền công ty không lãi.
- Số dư tạm ứng lớn so với vốn góp hoặc tiền mặt công ty.
- Cuối năm 'xử lý' bằng hoá đơn chi phí không liên quan hoạt động kinh doanh.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định: số dư tăng đều mà không có quyết toán là tín hiệu cần xử lý.
Xem dạng bảng
| Quý 1 | 150.000.000đ |
| Quý 2 | 320.000.000đ |
| Quý 3 | 480.000.000đ |
| Quý 4 | 650.000.000đ |
2. Rủi ro khi giám đốc tạm ứng tiền công ty kéo dài
Về bản chất, tạm ứng là khoản tiền đưa cho người lao động để làm việc cho công ty và phải quyết toán sớm. Một khoản 'tạm ứng' nhiều trăm triệu kéo dài cả năm không còn đúng bản chất đó. Các rủi ro thường gặp:
| Góc nhìn | Rủi ro có thể gặp |
|---|---|
| Kế toán, kiểm toán | Số dư không đúng bản chất, có thể bị yêu cầu phân loại lại hoặc trình bày là khoản phải thu khác, cho vay |
| Thuế | Có thể bị đặt câu hỏi về chi phí lãi vay tương ứng hoặc bản chất khoản chi; xử lý theo quy định hiện hành |
| Thành viên, cổ đông khác | Dễ phát sinh tranh chấp về việc sử dụng tiền công ty |
| Ngân hàng, nhà đầu tư | Báo cáo tài chính kém tin cậy khi xét hồ sơ vay vốn, gọi vốn |
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, rủi ro lớn nhất thường xuất hiện khi cuối năm doanh nghiệp tìm hoá đơn chi phí để 'quyết toán' khoản tạm ứng. Chi phí không phục vụ sản xuất kinh doanh vẫn là chi phí không được trừ dù có hoá đơn, đồng thời làm sai lệch bản chất sổ sách.
3. Các phương án xử lý và so sánh
| Phương án | Khi nào phù hợp | Hồ sơ cần có | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Hoàn ứng bằng tiền | Giám đốc có khả năng nộp lại | Phiếu thu hoặc giấy báo có | Gọn nhất, nên ưu tiên |
| Quyết toán bằng chứng từ chi hợp lệ | Tiền thực sự đã chi cho công ty | Hoá đơn, hợp đồng, biên bản phù hợp thời điểm chi | Không dùng chứng từ không liên quan |
| Chuyển thành khoản cho vay có hợp đồng | Cần thêm thời gian hoàn trả | Nghị quyết hoặc quyết định, hợp đồng vay, lịch trả | Xem xét điều lệ và lãi suất theo thoả thuận |
| Cấn trừ lợi nhuận được chia | Công ty có lợi nhuận sau thuế được phân phối | Nghị quyết chia lợi nhuận, biên bản cấn trừ | Thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN liên quan theo quy định hiện hành |
| Trừ dần vào lương | Số tiền nhỏ, giám đốc nhận lương | Thoả thuận bằng văn bản | Kéo dài nếu số dư lớn |
4. Bút toán xử lý theo từng phương án
Ví dụ minh hoạ: số dư 141 của giám đốc cuối năm là 650.000.000đ. Sau rà soát, xác định 50.000.000đ là chi phí công tác có hoá đơn hợp lệ, giám đốc nộp lại 200.000.000đ, phần còn lại 400.000.000đ chuyển thành khoản cho vay có hợp đồng, hoàn trả trong 12 tháng.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Quyết toán chi phí công tác có chứng từ (giá chưa thuế) | 6421 | 141 – Giám đốc | 45.454.545 |
| Thuế GTGT đầu vào tương ứng | 1331 | 141 – Giám đốc | 4.545.455 |
| Giám đốc nộp lại tiền | 112 | 141 – Giám đốc | 200.000.000 |
| Chuyển phần còn lại thành khoản cho vay theo hợp đồng | 1283 | 141 – Giám đốc | 400.000.000 |
Nếu hợp đồng có lãi, mỗi kỳ công ty ghi nhận lãi phải thu vào doanh thu hoạt động tài chính và theo dõi thu hồi gốc theo lịch. Trường hợp ngược lại, khi giám đốc đưa tiền cho công ty dùng, xem bài chủ doanh nghiệp cho công ty vay.
- 1Rà soát
Liệt kê từng lần rút tiền, đối chiếu sao kê ngân hàng.
- 2Phân loại
Tách khoản chi cho công ty và khoản dùng cá nhân.
- 3Quyết định
Chọn phương án, ban hành nghị quyết hoặc quyết định.
- 4Hạch toán
Ghi bút toán theo hồ sơ, đưa số dư 141 về đúng bản chất.
- 5Phòng ngừa
Ban hành quy định rút tiền, tách tài khoản cá nhân và công ty.
Về lâu dài, hãy tách hẳn chi tiêu cá nhân khỏi công ty như phân tích ở bài chi tiêu cá nhân lẫn chi phí công ty.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc có được tạm ứng tiền công ty không?
Được, nếu giám đốc là người lao động của công ty và khoản tạm ứng phục vụ công việc, có phê duyệt và quyết toán đúng hạn. Vấn đề chỉ phát sinh khi số dư lớn, kéo dài và không rõ mục đích.
Có thể dùng hoá đơn bất kỳ để quyết toán tạm ứng không?
Không nên. Chi phí phải gắn với hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp lệ; dùng hoá đơn không liên quan làm sai bản chất sổ sách và có thể bị loại khỏi chi phí được trừ.
Công ty cho giám đốc vay có cần tính lãi không?
Tuỳ thoả thuận và điều lệ công ty. Dù có lãi hay không, cần hợp đồng, nghị quyết phê duyệt và lịch trả rõ ràng; ảnh hưởng thuế cụ thể nên được kiểm tra theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xử lý số dư tạm ứng giám đốc không?
Có. ACCA Consulting Vietnam rà soát sao kê, phân loại khoản chi, soạn danh mục hồ sơ cần có và hạch toán theo phương án doanh nghiệp quyết định.
Làm sạch số dư tạm ứng trước kỳ quyết toán
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán và rà soát sổ sách, giúp chủ doanh nghiệp tách bạch tiền công ty với tiền cá nhân.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
