Nội dung bài viết
Tạm ứng là cách nhanh để nhân viên đi công tác, mua hàng gấp, nhưng cũng là nơi số dư dễ treo nhiều tháng nhất. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn hạch toán tạm ứng qua TK 141 theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, cách xử lý khi nhân viên chậm hoàn ứng và những điều nên có trong quy chế tạm ứng.
1. Quy trình tạm ứng chuẩn: đề nghị – chi – thanh toán
Tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện công việc được phê duyệt, sau đó người nhận phải quyết toán bằng chứng từ chi tiêu và hoàn lại phần thừa. Người nhận tạm ứng phải là người lao động của doanh nghiệp; số dư 141 luôn chi tiết theo từng người.
- 1Đề nghị
Nhân viên lập giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ mục đích, số tiền, hạn hoàn ứng.
- 2Phê duyệt
Trưởng bộ phận và người có thẩm quyền duyệt theo hạn mức.
- 3Chi tiền
Kế toán chi tiền mặt hoặc chuyển khoản, ghi Nợ 141.
- 4Thanh toán
Nhân viên nộp giấy thanh toán tạm ứng kèm hoá đơn, chứng từ.
- 5Tất toán
Thu lại tiền thừa hoặc chi bổ sung phần thiếu, số dư về 0.
2. Hạch toán tạm ứng: ví dụ có số
Ví dụ minh hoạ: ngày 2/4 nhân viên kinh doanh tạm ứng 10.000.000đ bằng chuyển khoản để đi công tác. Ngày 9/4 nộp chứng từ: vé máy bay 2.800.000đ (thuế GTGT 280.000đ), khách sạn 3.000.000đ (thuế GTGT 300.000đ), phụ cấp công tác theo quy chế 1.500.000đ. Tổng chi 7.880.000đ, nhân viên nộp lại tiền thừa.
| Ngày | Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|---|
| 2/4 | Chi tạm ứng | 141 – NV Bình | 112 | 10.000.000 |
| 9/4 | Vé máy bay, khách sạn | 6421 | 141 – NV Bình | 5.800.000 |
| 9/4 | Thuế GTGT đầu vào | 1331 | 141 – NV Bình | 580.000 |
| 9/4 | Phụ cấp công tác theo quy chế | 6421 | 141 – NV Bình | 1.500.000 |
| 9/4 | Nhân viên nộp lại tiền thừa | 111 | 141 – NV Bình | 2.120.000 |
Nếu tổng chi vượt số tạm ứng, doanh nghiệp chi bổ sung phần thiếu cho nhân viên (Nợ 141 / Có 111 rồi tất toán, hoặc ghi thẳng vào chi phí đối ứng tiền). Lưu ý thuế: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; nhân viên trả bằng tiền mặt cá nhân cho các hoá đơn lớn là rủi ro thường gặp. Hạch toán chi tiết các khoản công tác xem bài hạch toán công tác phí.
3. Tạm ứng quá hạn chưa hoàn: xử lý thế nào?
Số dư 141 treo lâu là dấu hiệu chứng từ chưa được nộp, hoặc khoản tiền đã dùng sai mục đích. Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp các khoản tạm ứng của nhân viên đã nghỉ việc vẫn nằm trên sổ nhiều năm.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định: NV Dũng chưa quyết toán khoản nào, cần xử lý ưu tiên.
Xem dạng bảng
| Đã tạm ứng | Đã quyết toán | |
|---|---|---|
| NV Bình | 10.000.000đ | 10.000.000đ |
| NV Châu | 15.000.000đ | 9.000.000đ |
| NV Dũng | 8.000.000đ | 0đ |
| NV Hà | 5.000.000đ | 5.000.000đ |
| Tình huống | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Nhân viên bổ sung chứng từ hợp lệ | 6421/1331 | 141 | 6.000.000 |
| Trừ vào lương theo thoả thuận bằng văn bản | 334 | 141 | 8.000.000 |
| Nhân viên nghỉ việc, chuyển sang phải thu khác để đòi | 1388 | 141 | 3.000.000 |
Khoản trừ lương cần có thoả thuận hoặc căn cứ trong quy chế, hợp đồng lao động và tuân thủ pháp luật lao động. Không nên tự ý ghi chi phí cho khoản tạm ứng không có chứng từ, vì khoản này không đủ điều kiện chi phí được trừ.
4. Quy chế tạm ứng mẫu nên có gì?
- Đối tượng được tạm ứng: người lao động có hợp đồng.
- Hạn mức tạm ứng theo chức danh và mục đích.
- Thời hạn thanh toán tạm ứng sau khi xong việc (ví dụ 5–7 ngày làm việc).
- Nguyên tắc: chưa quyết toán khoản cũ thì không tạm ứng khoản mới.
- Yêu cầu chứng từ: hoá đơn ghi tên, mã số thuế công ty.
- Chế tài khi quá hạn: nhắc nhở, khấu trừ lương theo thoả thuận.
- Đối chiếu số dư tạm ứng với từng người cuối tháng, cuối năm.
Quy chế tạm ứng nên nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ để thống nhất với định mức công tác phí, tiếp khách. Riêng các khoản tạm ứng của giám đốc, chủ doanh nghiệp có rủi ro khác, xem bài giám đốc tạm ứng tiền công ty.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc lập giấy đề nghị tạm ứng không?
Nên có. Giấy đề nghị có phê duyệt là căn cứ chi tiền và xác định trách nhiệm hoàn ứng; thiếu chứng từ này, khoản chi dễ bị xem là chi không rõ mục đích.
Tạm ứng cho người không phải nhân viên có ghi 141 không?
Không. TK 141 dùng cho người lao động trong doanh nghiệp. Khoản đưa tiền cho người ngoài nên ghi theo bản chất như trả trước nhà cung cấp hoặc phải thu khác.
Nhân viên làm mất hoá đơn sau khi chi tiêu thì sao?
Cần liên hệ bên bán lấy lại bản thể hiện của hoá đơn điện tử. Khoản không có chứng từ hợp lệ thì không đủ điều kiện chi phí được trừ và nên xử lý theo quy chế.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ theo dõi tạm ứng nhân viên không?
Có. ACCA Consulting Vietnam hạch toán tạm ứng, kiểm tra chứng từ thanh toán tạm ứng và gửi danh sách số dư quá hạn theo từng nhân viên mỗi tháng.
Tạm ứng rõ ràng, số dư không treo
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM, theo dõi tạm ứng và quyết toán chứng từ cho doanh nghiệp có nhiều nhân viên đi công tác.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
