Nội dung bài viết
Chuyến công tác nào cũng sinh ra một xấp giấy tờ: vé máy bay, hoá đơn khách sạn, biên lai taxi. Nếu không có quy chế và bộ chứng từ chuẩn, hạch toán công tác phí dễ thành mớ tạm ứng treo. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn chứng từ, định mức và bút toán qua một chuyến công tác 3 ngày.
1. Bộ chứng từ công tác phí cần có
Công tác phí gồm tiền đi lại, lưu trú, phụ cấp ăn ở trong thời gian đi công tác. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, khoản tạm ứng đi công tác theo dõi trên TK 141 cho từng người, khi quyết toán mới chuyển vào chi phí. Để ghi vào chi phí, mỗi chuyến cần chứng minh được ba điều: ai đi, đi làm việc gì, chi bao nhiêu.
| Chứng từ | Mục đích | Người lập |
|---|---|---|
| Quyết định hoặc giấy cử đi công tác | Chứng minh mục đích, thời gian, địa điểm | Giám đốc hoặc người được uỷ quyền |
| Giấy đề nghị tạm ứng | Căn cứ chi tạm ứng | Người đi công tác |
| Vé, thẻ lên máy bay, hoá đơn vận chuyển | Chứng minh chi phí đi lại | Nhà cung cấp |
| Hoá đơn lưu trú đứng tên công ty | Chứng minh chi phí khách sạn | Khách sạn |
| Bảng kê thanh toán công tác phí | Tổng hợp khoản khoán và thực chi | Người đi công tác, kế toán kiểm tra |
| Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng | Quyết toán, hoàn tạm ứng | Người đi công tác |
Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), nên thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản của công ty, vì đây là điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định hiện hành.
2. Khoán hay thực chi: chọn thế nào
Quy chế công tác phí nên tách hai nhóm. Nhóm có hoá đơn (vé, khách sạn) thanh toán theo thực chi, có trần định mức. Nhóm khó lấy hoá đơn (ăn uống, đi lại ngắn) có thể khoán theo ngày.
| Khoản | Hình thức | Định mức giả định |
|---|---|---|
| Vé máy bay, tàu xe | Thực chi | Hạng phổ thông |
| Khách sạn | Thực chi, có trần | Tối đa 1.200.000 đ/đêm |
| Phụ cấp lưu trú | Khoán theo ngày | 300.000 đ/ngày |
| Taxi, xe công nghệ | Thực chi | Theo hoá đơn, chứng từ |
Mức khoán và trần là do doanh nghiệp tự quy định trong quy chế, cần phù hợp thực tế. Việc khoản phụ cấp có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN hay không cần kiểm tra theo quy định hiện hành và nội dung quy chế. Tham khảo bài quy chế chi tiêu nội bộ.
3. Ví dụ hạch toán công tác phí chuyến 3 ngày
Nhân viên E đi công tác Hà Nội 3 ngày 2 đêm, tạm ứng 7.000.000 đ tiền mặt. Khi về, E nộp chứng từ với các khoản dưới đây.
Số liệu giả định, đã gồm thuế GTGT nếu có. Tổng 7.620.000 đ.
Xem dạng bảng
| Vé máy bay khứ hồi | 3.630.000đ |
| Khách sạn 2 đêm | 2.640.000đ |
| Phụ cấp lưu trú khoán | 900.000đ |
| Taxi | 450.000đ |
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Chi tạm ứng cho nhân viên E | 141 | 111 | 7.000.000 |
| Vé máy bay (chưa thuế 3.300.000) | 642, 133 | 141 | 3.630.000 |
| Khách sạn (chưa thuế 2.400.000) | 642, 133 | 141 | 2.640.000 |
| Phụ cấp lưu trú khoán 3 ngày | 642 | 141 | 900.000 |
| Taxi | 642 | 141 | 450.000 |
| Chi bổ sung phần vượt tạm ứng | 141 | 111 | 620.000 |
Nếu nhân viên chi ít hơn tạm ứng, phần thừa nộp lại quỹ (Nợ 111 / Có 141) hoặc trừ vào lương (Nợ 334 / Có 141). Nhân viên bán hàng đi công tác thì chi phí ghi vào 641 thay vì 642.
4. Quy trình quyết toán công tác phí
- Trước chuyến đi
Lập quyết định cử đi, đề nghị tạm ứng, đặt vé và khách sạn bằng thông tin công ty.
- Trong chuyến đi
Lấy hoá đơn đứng tên công ty, giữ thẻ lên máy bay.
- Trong 5 ngày làm việc sau khi về
Nộp bảng kê và chứng từ, đề nghị thanh toán tạm ứng.
- Cuối tháng
Kế toán kiểm tra, ghi sổ, đối chiếu số dư 141 từng người.
Thời hạn quyết toán nên ghi vào quy chế. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, tạm ứng không được quyết toán trong tháng là nguồn gốc của số dư 141 treo, xem bài hạch toán tạm ứng nhân viên.
5. Lỗi thường gặp khi hạch toán công tác phí
- Có quyết định cử đi công tác khớp ngày trên vé và hoá đơn.
- Hoá đơn khách sạn, vé ghi đúng tên, mã số thuế công ty.
- Khoản từ 5 triệu đồng trở lên đã thanh toán không dùng tiền mặt.
- Phụ cấp khoán đúng số ngày và mức trong quy chế.
- Chi phí cá nhân (người thân đi cùng, minibar) đã tách ra.
- Số dư tạm ứng của nhân viên được tất toán.
Câu hỏi thường gặp
Đi công tác không lấy được hoá đơn ăn uống thì sao?
Doanh nghiệp có thể quy định phụ cấp khoán theo ngày trong quy chế, chi theo bảng kê và quyết định cử đi công tác thay cho hoá đơn từng bữa.
Vé máy bay mua qua đại lý có dùng được không?
Được, nếu có hoá đơn hợp lệ đứng tên công ty và thẻ lên máy bay hoặc chứng từ chứng minh chuyến bay thực tế.
Chi phí công tác của giám đốc có cần quyết định cử đi không?
Nên có giấy đi công tác hoặc lịch làm việc chứng minh mục đích, kể cả khi giám đốc tự quyết định chuyến đi.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn quy chế công tác phí không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) góp ý khung định mức, mẫu chứng từ và ghi sổ công tác phí trong gói dịch vụ kế toán.
Công tác phí gọn gàng cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của chúng tôi kiểm tra chứng từ và tất toán tạm ứng mỗi tháng, không để số dư treo.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
