Hạch toán hàng khuyến mại, quà tặng khách hàng và nhân viên

Mua 10 tặng 1, quà tặng khách dịp Tết, giỏ quà cho nhân viên: cùng là hàng đi ra không thu tiền nhưng cách ghi sổ khác nhau. Hạch toán hàng khuyến mại sai nhóm dễ làm lệch giá vốn, chi phí và hoá đơn. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam phân loại ba trường hợp và đưa bút toán cụ thể cho từng trường hợp.

1. Phân loại ba nhóm hàng tặng

Trước khi ghi sổ, kế toán cần trả lời: hàng tặng có gắn với việc khách mua hàng hay không, và người nhận là khách hàng hay nhân viên. Câu trả lời quyết định tài khoản và chứng từ.

2. Hạch toán hàng khuyến mại kèm điều kiện mua

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, khi khách phải mua hàng mới được nhận hàng khuyến mại, toàn bộ số tiền khách trả được coi là doanh thu của cả lô hàng bán và hàng tặng. Hàng khuyến mại không ghi doanh thu riêng, giá trị của nó được tính vào giá vốn.

Ví dụ: Công ty D bán 10 thùng sản phẩm, giá 200.000 đ/thùng chưa thuế GTGT 10%, tặng thêm 1 thùng cùng loại. Giá vốn 120.000 đ/thùng.

Kết quả: lợi nhuận gộp lô hàng là 680.000 đ thay vì 800.000 đ. Nếu kế toán ghi thùng tặng vào chi phí bán hàng, lợi nhuận cuối cùng như nhau nhưng tỷ suất lãi gộp bị phản ánh sai.

3. Quà tặng khách hàng không kèm điều kiện

Quà biếu đối tác, hàng mẫu phát miễn phí là chi phí phục vụ bán hàng hoặc quản lý. Nếu tặng hàng do công ty sản xuất hoặc kinh doanh, ghi Nợ 641 / Có 155, 156 theo giá vốn. Nếu mua quà bên ngoài để tặng, ghi Nợ 641 hoặc 642, Nợ 133 / Có 111, 112, 331.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, điểm hay thiếu là bằng chứng mục đích: danh sách người nhận, chương trình, quyết định của giám đốc. Thiếu các chứng từ này, khoản chi dễ bị xem là chi không phục vụ sản xuất kinh doanh.

4. Quà tặng nhân viên

Quà cho nhân viên có hai nguồn chi. Nếu công ty có quỹ khen thưởng, phúc lợi và quy chế sử dụng quỹ, ghi Nợ 3532 / Có 111, 112, 156. Nếu chi trực tiếp vào chi phí, cần quy định rõ trong hợp đồng lao động, thoả ước hoặc quy chế lương thưởng, và ghi vào chi phí nhân viên. Xem thêm bài quy chế chi tiêu nội bộ.

Với mỗi khoản quà, kế toán cần kiểm tra quà có phải là thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên không và có cần khấu trừ theo quy định hiện hành không. Quà bằng hiện vật cũng cần quy ra giá trị để theo dõi.

Ví dụ: Công ty D mua 40 giỏ quà Tết, mỗi giỏ 300.000 đ, tổng 12.000.000 đ, chi từ quỹ phúc lợi đã trích. Bút toán là Nợ 3532 / Có 112 số tiền 12.000.000 đ, kèm danh sách ký nhận của 40 nhân viên. Nếu quỹ phúc lợi không đủ số dư, công ty không nên để quỹ âm mà cần xem lại quy chế để chuyển sang chi theo chế độ phúc lợi trong chi phí, có quy định rõ đối tượng và mức chi.

5. Quy trình kiểm soát hàng khuyến mại

Nếu số hàng xuất khuyến mại không có chương trình đi kèm, kho dễ bị âm hoặc lệch. Xem bài hàng tồn kho âm để xử lý.

Câu hỏi thường gặp