Nội dung bài viết
Bạn không cần trở thành kế toán, nhưng cần đủ hiểu để không bị bất ngờ bởi chính con số của công ty mình. Bài kế toán cho chủ doanh nghiệp này gói gọn ba mô hình tư duy cốt lõi, sơ đồ dòng chảy số liệu và 5 việc tự kiểm hằng tháng. Nội dung được ACCA Consulting Vietnam soạn cho người chưa từng học kế toán.
1. Ba mô hình tư duy kế toán cho chủ doanh nghiệp
Gần như mọi con số kế toán đều nằm trong ba cặp khái niệm. Nắm được ba cặp này, bạn sẽ đọc được phần lớn báo cáo mà kế toán gửi lên.
| Cặp khái niệm | Câu hỏi nó trả lời | Báo cáo tương ứng |
|---|---|---|
| Tài sản – Nguồn vốn | Công ty đang có gì, và tiền để có những thứ đó từ đâu? | Bảng cân đối kế toán |
| Doanh thu – Chi phí | Trong kỳ, công ty làm ăn lãi hay lỗ? | Báo cáo kết quả kinh doanh |
| Tiền – Lợi nhuận | Lãi trên giấy đã biến thành tiền thật chưa? | Báo cáo lưu chuyển tiền tệ |
Tài sản – Nguồn vốn: hai mặt của một đồng tiền
Công ty có chiếc xe 800 triệu. Đó là tài sản. Chiếc xe được mua bằng 300 triệu vốn chủ và 500 triệu vay ngân hàng: đó là nguồn vốn. Hai bên luôn bằng nhau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Nếu nợ ngày càng lớn so với vốn chủ, công ty đang phụ thuộc nhiều vào tiền đi vay.
Doanh thu – Chi phí: ghi nhận khi phát sinh
Kế toán ghi doanh thu khi bán hàng đủ điều kiện, không chờ khách trả tiền; ghi chi phí khi phát sinh, không chờ chi tiền. Đây là nguyên tắc dồn tích, giải thích kỹ trong bài nguyên tắc kế toán cơ bản cho chủ doanh nghiệp.
Tiền – Lợi nhuận: hai thứ khác nhau
Vì ghi nhận theo dồn tích, công ty có thể lãi mà vẫn thiếu tiền: khách chưa trả, hàng còn tồn, vừa trả nợ vay. Ngược lại, có tiền nhiều chưa chắc đã lãi, vì có thể là tiền khách đặt cọc hoặc tiền vay.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định của một công ty thương mại bán chịu cho khách 30–60 ngày.
Xem dạng bảng
| Lợi nhuận | Tiền thuần thu được | |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 50 triệu đồng | -20 triệu đồng |
| Tháng 2 | 60 triệu đồng | 10 triệu đồng |
| Tháng 3 | 40 triệu đồng | 70 triệu đồng |
| Tháng 4 | 55 triệu đồng | 45 triệu đồng |
Tháng 1 lãi 50 triệu nhưng tiền âm 20 triệu vì khách chưa trả và công ty phải nhập hàng. Đến tháng 3, tiền thu về vượt lợi nhuận vì khách trả các khoản nợ cũ.
2. Số liệu đi từ chứng từ đến báo cáo như thế nào
- 1Nghiệp vụ phát sinh
Bán hàng, mua hàng, trả lương, nhận tiền vay.
- 2Chứng từ
Hoá đơn, hợp đồng, phiếu chi, sao kê ngân hàng chứng minh nghiệp vụ.
- 3Ghi sổ
Kế toán định khoản Nợ – Có vào phần mềm theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
- 4Sổ cái và bảng cân đối số phát sinh
Tổng hợp theo từng tài khoản, kiểm tra cân đối.
- 5Báo cáo
Báo cáo tài chính, tờ khai thuế, báo cáo quản trị cho giám đốc.
Điểm mấu chốt: báo cáo chỉ đúng khi chứng từ đầu vào đủ và đúng. Nếu bạn chi tiền mà không đưa chứng từ cho kế toán, con số cuối cùng chắc chắn lệch.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Bán hàng chưa thu tiền, chưa gồm thuế GTGT | Phải thu khách hàng (131) | Doanh thu bán hàng (511) | 100.000.000 |
| Thuế GTGT đầu ra 10% | Phải thu khách hàng (131) | Thuế GTGT phải nộp (3331) | 10.000.000 |
| Khách chuyển khoản thanh toán | Tiền gửi ngân hàng (112) | Phải thu khách hàng (131) | 110.000.000 |
Bạn không cần tự định khoản, nhưng hiểu rằng một lần bán hàng tạo ra hai thời điểm: lúc ghi doanh thu và lúc thu tiền.
3. Năm việc chủ doanh nghiệp tự kiểm hằng tháng
- Tiền: số dư ngân hàng trên báo cáo khớp sao kê ngày cuối tháng.
- Phải thu: danh sách khách còn nợ, ai quá hạn, ai cần nhắc.
- Phải trả: các khoản sắp đến hạn trả trong tháng tới.
- Lãi lỗ: doanh thu, chi phí lớn có gì bất thường so với tháng trước.
- Chứng từ: mọi khoản đã chi trong tháng đều đã chuyển đủ chứng từ cho kế toán.
Nếu chỉ có thời gian cho một việc, hãy chọn việc thứ nhất. Đối chiếu tiền với sao kê là cách nhanh nhất để phát hiện sổ sách có vấn đề. Cách đọc báo cáo lãi lỗ theo tháng có trong bài đọc báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng.
4. Những hiểu lầm thường gặp
- “Có hoá đơn là được tính chi phí”: chi phí còn phải phục vụ kinh doanh và đủ điều kiện về thanh toán; ví dụ hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- “Tiền trong tài khoản công ty là tiền của tôi”: công ty là pháp nhân riêng; rút tiền phải có chứng từ và lý do rõ ràng.
- “Lãi thì phải có tiền”: như ví dụ ở trên, lãi và tiền thường lệch nhau.
- “Không phát sinh thì không cần kế toán”: doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai và báo cáo tài chính theo quy định.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, phần lớn rắc rối sổ sách của doanh nghiệp nhỏ bắt nguồn từ hiểu lầm thứ hai: trộn lẫn tiền cá nhân và tiền công ty.
Câu hỏi thường gặp
Chủ doanh nghiệp cần biết định khoản Nợ – Có không?
Không bắt buộc. Quan trọng hơn là hiểu ba cặp khái niệm tài sản – nguồn vốn, doanh thu – chi phí, tiền – lợi nhuận để đọc báo cáo và đặt câu hỏi đúng.
Mỗi tháng chủ doanh nghiệp nên xem báo cáo nào?
Tối thiểu là số dư tiền, danh sách công nợ phải thu, phải trả và báo cáo lãi lỗ tháng. Bốn báo cáo này đủ để nắm tình hình.
Vì sao công ty lãi mà vẫn thiếu tiền?
Vì lợi nhuận ghi nhận theo dồn tích. Tiền có thể đang nằm ở khách hàng chưa trả, hàng tồn kho hoặc đã dùng để trả nợ vay, mua tài sản.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ giải thích số liệu cho chủ doanh nghiệp không?
Có. Trong dịch vụ kế toán trọn gói, ACCA gửi báo cáo định kỳ và giải thích các chỉ tiêu chính khi giám đốc cần, bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Hiểu doanh nghiệp qua con số
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói kèm báo cáo dễ hiểu, phục vụ doanh nghiệp tại TP.HCM và từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
