Công ty một người bán hàng online đa sàn: tồn kho và đối soát sàn

Mô hình bán hàng online công ty một người trên nhiều sàn có một nghịch lý: đơn chạy đều nhưng cuối tháng không ai biết lãi thật bao nhiêu. Tiền sàn trả về đã trừ phí, đơn hoàn lẫn với đơn mới, tồn kho lệch dần. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách đối soát đủ đơn giản để một người làm được mỗi tháng.

1. Vì sao tiền về tài khoản khác doanh thu?

Sàn thương mại điện tử thường thu hộ tiền khách, trừ các loại phí rồi mới chuyển phần còn lại về tài khoản người bán. Nếu bạn chỉ ghi doanh thu bằng số tiền về, sổ sách sẽ thấp hơn doanh thu thật và thiếu toàn bộ chi phí sàn. Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, chênh lệch này rất khó giải thích.

Nguyên tắc nên theo: ghi doanh thu theo giá bán cho khách, ghi phí sàn là chi phí riêng có chứng từ từ sàn, và theo dõi khoản tiền sàn đang giữ như một khoản phải thu cho đến khi được chuyển về.

Trong ví dụ minh hoạ, nếu chỉ nhìn tiền về 80 triệu đồng, bạn bỏ sót 15 triệu đồng chi phí sàn và vận chuyển, đồng thời hiểu sai quy mô doanh thu. Hai con số này cần xuất hiện riêng trong sổ.

2. Đối soát doanh thu sàn trong mô hình bán hàng online công ty

Mỗi sàn có định dạng báo cáo khác nhau, nên hãy dựng một bảng tính chung với các cột cố định như trên rồi dán dữ liệu từng sàn vào. Cột chênh lệch bằng 0 là dấu hiệu đối soát xong. Kỹ thuật khớp với ngân hàng xem thêm bài đối chiếu sao kê ngân hàng.

3. Tồn kho: giữ số liệu khớp khi làm một mình

Tồn kho lệch là lỗi phổ biến nhất của người bán đa sàn: cùng một lô hàng đăng trên nhiều kênh, hàng hoàn về không được nhập lại, hàng lỗi không được ghi giảm. Cuối năm, số tồn trên sổ khác xa số đếm thực tế.

• Dùng một mã hàng duy nhất cho mỗi sản phẩm trên mọi sàn.
• Mỗi lần nhập hàng phải có hoá đơn, chứng từ; hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên nên thanh toán chuyển khoản để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Hàng hoàn về: kiểm tra, nhập lại kho nếu bán được, lập biên bản nếu hư hỏng.
• Kiểm kê thực tế ít nhất mỗi quý, ghi nhận chênh lệch có biên bản.

4. Lưu ý thuế và hoá đơn

Công ty bắt buộc dùng hoá đơn điện tử (NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025). Thời điểm xuất và cách lập hoá đơn cho đơn hàng bán lẻ qua sàn thực hiện theo quy định hiện hành; hãy thống nhất cách làm ngay từ đầu. Thuế suất GTGT có các mức 0%, 5%, 10%, và chính sách giảm từ 10% xuống 8% cho một số nhóm hàng được kéo dài đến hết 31/12/2026, trừ nhóm loại trừ.

Ngoài ra, sàn có thể khấu trừ hoặc cung cấp thông tin về người bán cho cơ quan thuế theo quy định hiện hành. Theo kinh nghiệm của ACCA, người bán nên đối chiếu số liệu sàn với tờ khai mỗi kỳ để không bị lệch khi cơ quan thuế so sánh.

Câu hỏi thường gặp