Nội dung bài viết
Không có kế toán nội bộ không có nghĩa là bỏ qua việc khoá sổ. Khóa sổ cuối tháng là lúc chốt lại tiền, hoá đơn, công nợ để biết công ty lãi hay lỗ và chuẩn bị sẵn số liệu cho tờ khai quý. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra 10 bước, đầu ra của từng bước và gợi ý phần nào bạn tự làm, phần nào nên gửi dịch vụ.
1. Khoá sổ tháng với công ty một người là gì
Khoá sổ tháng là chốt số liệu của tháng sau khi đã ghi nhận đủ giao dịch, đối chiếu khớp và không sửa nữa trừ khi có điều chỉnh có lý do. Với công ty một người, mục tiêu thực tế gồm ba điều: số dư tiền khớp sao kê, hoá đơn vào – ra đầy đủ, và một con số lãi lỗ tạm tính đáng tin.
Nếu bạn đã làm routine sổ sách hằng tuần, khoá sổ cuối tháng thường chỉ mất khoảng một giờ. Nếu chưa, lần đầu sẽ lâu hơn vì phải bù việc của cả tháng.
2. Checklist khóa sổ cuối tháng: 10 bước
| Bước | Việc cần làm | Đầu ra mong đợi | Tự làm hay gửi dịch vụ |
|---|---|---|---|
| 1 | Tải sao kê tất cả tài khoản công ty | File sao kê trọn tháng | Tự làm |
| 2 | Đối chiếu số dư cuối tháng với sổ | Số dư khớp, giao dịch nào cũng có nội dung | Tự làm hoặc dịch vụ |
| 3 | Tổng hợp hoá đơn đầu ra đã xuất | Danh sách hoá đơn bán ra khớp doanh thu | Tự làm |
| 4 | Tổng hợp, kiểm tra hoá đơn đầu vào | Hoá đơn hợp lệ, đúng thông tin, đủ điều kiện khấu trừ | Dịch vụ kiểm tra |
| 5 | Xử lý khoản chi thiếu chứng từ | Danh sách bổ sung hoặc loại khỏi chi phí | Tự làm + dịch vụ |
| 6 | Cập nhật công nợ phải thu, phải trả | Bảng công nợ theo khách, nhà cung cấp | Tự làm |
| 7 | Ghi nhận khoản chi cho chủ sở hữu | Thù lao, tạm ứng, hoàn ứng phân loại đúng | Dịch vụ |
| 8 | Phân bổ chi phí trả trước, khấu hao | Bút toán phân bổ trong tháng | Dịch vụ |
| 9 | Lập báo cáo lãi lỗ tạm tính | Doanh thu, chi phí, lãi lỗ của tháng | Dịch vụ |
| 10 | Khoá kỳ và lưu trữ | Kỳ được khoá, thư mục tháng đầy đủ | Tự làm + dịch vụ |
Ở bước 4, lưu ý hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ở bước 7, khoản thù lao của chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ thường không được tính chi phí được trừ thuế TNDN; xem bài chủ DN trả lương cho chính mình.
3. Lịch khoá sổ trong 5 ngày đầu tháng
- Ngày 1
Tải sao kê, tổng hợp hoá đơn đầu ra (bước 1, 3).
- Ngày 2
Gửi hoá đơn đầu vào, danh sách khoản thiếu chứng từ cho kế toán (bước 4, 5).
- Ngày 3
Cập nhật công nợ, xác nhận các khoản chi cho chủ sở hữu (bước 6, 7).
- Ngày 4
Kế toán phân bổ chi phí, đối chiếu số dư, lập báo cáo tạm tính (bước 2, 8, 9).
- Ngày 5
Bạn xem báo cáo, hỏi lại điểm bất thường, khoá kỳ (bước 10).
Ví dụ minh hoạ cho công ty khoảng 20–30 giao dịch/tháng đã làm routine hằng tuần; các bước 7–9 do dịch vụ kế toán thực hiện.
Xem dạng bảng
| Sao kê và đối chiếu | 20 phút |
| Hoá đơn vào – ra | 15 phút |
| Chứng từ còn thiếu | 10 phút |
| Công nợ | 10 phút |
| Đọc báo cáo tạm tính | 15 phút |
4. Ví dụ minh hoạ: một tháng khoá sổ thực tế
Ví dụ minh hoạ: công ty tư vấn một người, tháng 9 có 24 giao dịch ngân hàng, 6 hoá đơn đầu ra, 11 hoá đơn đầu vào. Khi đối chiếu phát hiện: 1 khoản 2 triệu chi cá nhân lỡ dùng tài khoản công ty, 1 hoá đơn phần mềm ghi sai tên công ty, 1 khoản 7 triệu mua thiết bị đã trả bằng tiền mặt.
- Khoản chi cá nhân 2 triệu: ghi phải thu chủ sở hữu, chủ hoàn trả trong tháng.
- Hoá đơn sai tên: liên hệ người bán xử lý hoá đơn sai sót theo quy định hoá đơn điện tử.
- Khoản 7 triệu trả tiền mặt: không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào; ghi chú để lần sau thanh toán chuyển khoản.
Nhờ phát hiện ngay trong tháng, cả ba điểm đều xử lý được trước khi lập tờ khai quý. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nếu để đến lúc quyết toán năm, những lỗi nhỏ như vậy thường đã khó sửa. Quy trình khoá sổ đầy đủ cho doanh nghiệp có kế toán xem bài quy trình khoá sổ cuối tháng.
- Số dư tiền trên sổ bằng số dư sao kê ngày cuối tháng.
- Tổng hoá đơn đầu ra khớp doanh thu ghi nhận.
- Không còn giao dịch nào thiếu nội dung.
- Đã có danh sách việc chuyển sang tháng sau.
Câu hỏi thường gặp
Công ty khai thuế theo quý có cần khoá sổ hằng tháng không?
Không có hạn nộp hằng tháng, nhưng khoá sổ tháng giúp phát hiện sai sót sớm và tờ khai quý nhanh hơn nhiều. Với công ty ít giao dịch, khoá sổ hằng tháng chỉ mất khoảng một giờ.
Tháng không có doanh thu có cần khoá sổ không?
Nên làm. Công ty vẫn có chi phí, phí ngân hàng, khấu hao; khoá sổ giúp số liệu báo cáo tài chính cuối năm chính xác.
Đã khoá sổ mà phát hiện sai thì làm sao?
Mở lại kỳ có kiểm soát, ghi bút toán điều chỉnh kèm lý do, và nếu ảnh hưởng tờ khai đã nộp thì xem xét khai bổ sung theo quy định.
ACCA Consulting Vietnam có nhận khoá sổ hằng tháng cho công ty một người không?
Có. ACCA Consulting VN nhận chứng từ, đối chiếu, khoá sổ và gửi báo cáo tạm tính hằng tháng, đồng thời khai thuế quý và quyết toán năm.
Khoá sổ mỗi tháng mà không cần tuyển kế toán
ACCA Consulting VN chia việc rõ ràng: bạn gửi dữ liệu, chúng tôi đối chiếu, khoá sổ và gửi báo cáo cho bạn trong những ngày đầu tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
