Nội dung bài viết
Sao kê ngân hàng là nguồn số liệu trung thực nhất của công ty một người: tiền vào, tiền ra đều có dấu vết. Đối chiếu sao kê ngân hàng mỗi tháng giúp bạn phát hiện hoá đơn thiếu, khoản chi chưa rõ và lỗi ghi sổ trước khi chúng thành vấn đề lúc quyết toán. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách làm bằng bảng tính, không cần học kế toán.
1. Đối chiếu sao kê ngân hàng để làm gì
- Bảo đảm số dư tiền gửi trên sổ khớp với số dư ngân hàng cuối tháng.
- Tìm khoản thu chưa xuất hoá đơn hoặc khoản chi chưa có hoá đơn, chứng từ.
- Phát hiện chi tiêu cá nhân lẫn vào tài khoản công ty.
- Kiểm tra thuế đã nộp đúng số, đúng kỳ.
Bạn không cần phần mềm kế toán. Một bảng tính và file sao kê dạng Excel tải từ ngân hàng là đủ.
2. Chuẩn bị bảng tính đối chiếu
| Cột | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| A–D | Ngày, nội dung giao dịch, tiền vào, tiền ra | Dán nguyên từ sao kê |
| E | Loại: Thu khách / Chi NCC / Thuế / Phí NH / Lương / Khác | Chọn từ danh sách thả xuống |
| F | Số hoá đơn hoặc chứng từ khớp | Ghi số hoá đơn, số hợp đồng |
| G | Trạng thái: Khớp / Thiếu chứng từ / Chưa rõ | Dùng để tô màu tự động |
| H | Ghi chú, người cần hỏi | Ví dụ: hỏi kế toán, hỏi khách |
Dùng định dạng có điều kiện (conditional formatting) để tô màu theo cột G: xanh cho Khớp, vàng cho Thiếu chứng từ, đỏ cho Chưa rõ. Nhìn vào bảng là biết ngay còn bao nhiêu việc.
3. Các bước đối chiếu sao kê ngân hàng
- 1Tải sao kê
Tải sao kê tháng dạng Excel từ ngân hàng điện tử, lưu vào thư mục Ngân hàng của tháng.
- 2Kiểm tra số dư
Số dư đầu kỳ + tổng tiền vào − tổng tiền ra phải bằng số dư cuối kỳ.
- 3Phân loại
Gán loại cho từng dòng ở cột E.
- 4Ghép chứng từ
Tìm hoá đơn, hợp đồng tương ứng, ghi vào cột F; dùng hàm tìm kiếm theo số tiền nếu có danh sách hoá đơn.
- 5Tô màu trạng thái
Đánh dấu Khớp, Thiếu chứng từ hoặc Chưa rõ.
- 6Xử lý dòng vàng, đỏ
Xin hoá đơn, hỏi khách, ghi chú và gửi kế toán.
4. Ví dụ minh hoạ: một tháng với 25 giao dịch
Ví dụ minh hoạ: công ty tư vấn một người có số dư đầu tháng 120.000.000đ, tổng tiền vào 185.400.000đ, tổng tiền ra 162.750.000đ. Kiểm tra: 120.000.000 + 185.400.000 − 162.750.000 = 142.650.000đ, khớp số dư cuối kỳ trên sao kê.
- Khớp chứng từ18 giao dịch
- Thiếu hoá đơn, chứng từ4 giao dịch
- Phí ngân hàng chưa ghi sổ2 giao dịch
- Chưa rõ (chi cá nhân nhầm TK)1 giao dịch
Ví dụ minh hoạ.
Xem dạng bảng
| Khớp chứng từ | 18 giao dịch |
| Thiếu hoá đơn, chứng từ | 4 giao dịch |
| Phí ngân hàng chưa ghi sổ | 2 giao dịch |
| Chưa rõ (chi cá nhân nhầm TK) | 1 giao dịch |
| Ngày | Nội dung sao kê | Số tiền (đ) | Trạng thái | Việc cần làm |
|---|---|---|---|---|
| 03 | Chuyển tiền nhà cung cấp phần mềm | 5.500.000 | Thiếu chứng từ | Tải hoá đơn trên cổng tra cứu |
| 08 | Thanh toán thẻ quảng cáo trực tuyến | 3.200.000 | Thiếu chứng từ | Tải invoice nước ngoài |
| 12 | Chuyển khoản cộng tác viên thiết kế | 4.000.000 | Thiếu chứng từ | Lập hợp đồng, nghiệm thu |
| 19 | Mua thiết bị văn phòng | 8.800.000 | Thiếu chứng từ | Xin hoá đơn người bán |
| 25 | Phí quản lý tài khoản | 22.000 | Phí NH | Ghi sổ theo chứng từ ngân hàng |
| 28 | Phí chuyển tiền | 11.000 | Phí NH | Ghi sổ theo chứng từ ngân hàng |
| 30 | Thanh toán siêu thị | 1.450.000 | Chưa rõ | Xác nhận chi cá nhân, ghi nhận đúng bản chất |
Sau khi xử lý, chủ DN chỉ cần gửi kế toán bảng đối chiếu đã tô màu cùng các chứng từ bổ sung. Khoản chi cá nhân nhầm tài khoản cần được ghi nhận đúng bản chất, ví dụ như khoản chủ sở hữu tạm ứng hoặc phải hoàn lại; xem chủ công ty rút tiền công ty.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, sau 2–3 tháng làm đều, chủ DN thường nhận ra các khoản lặp lại như phí phần mềm, phí quảng cáo, phí ngân hàng. Khi đó bạn có thể tạo sẵn danh sách "giao dịch định kỳ" kèm loại và nguồn chứng từ, mỗi tháng chỉ cần đánh dấu Khớp. Thời gian đối chiếu giảm dần, phần còn lại chỉ là vài dòng vàng hoặc đỏ cần xử lý.
5. Mẹo để đối chiếu nhanh hơn mỗi tháng
- Ghi số hoá đơn hoặc mã hợp đồng vào nội dung chuyển khoản
- Chỉ dùng tài khoản và thẻ công ty cho chi tiêu công ty
- Đối chiếu trước ngày 10 tháng sau, khi giao dịch còn nhớ rõ
- Giữ một file đối chiếu cho cả năm, mỗi tháng một sheet
- Đánh dấu riêng các khoản nộp thuế để đối chiếu với tờ khai
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên đối chiếu sao kê ngân hàng một lần?
Mỗi tháng một lần là phù hợp với công ty một người. Nếu số giao dịch nhiều, bạn có thể làm hằng tuần để danh sách cần xử lý luôn ngắn.
Số dư không khớp thì kiểm tra gì trước?
Kiểm tra số dư đầu kỳ đã đúng với cuối kỳ tháng trước chưa, sau đó xem có dòng nào bị dán thiếu hoặc trùng. Phí ngân hàng nhỏ cũng hay bị bỏ sót.
Có cần đối chiếu cả tài khoản ngoại tệ không?
Có. Mỗi tài khoản, kể cả ngoại tệ, nên có bảng đối chiếu riêng. Chênh lệch tỷ giá để kế toán xử lý theo quy định.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đối chiếu sao kê ngân hàng không?
Có. Đội ngũ ACCA đối chiếu sao kê với sổ sách hằng tháng trong gói kế toán trọn gói và gửi danh sách chứng từ cần bổ sung.
Mỗi tháng 30 phút để sổ sách luôn khớp tiền thật
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) gửi mẫu bảng đối chiếu và nhận xử lý phần ghi sổ, khai thuế cho công ty một người.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
