Nội dung bài viết
Khi bạn vừa bán, vừa làm, vừa thu tiền, khoản bị bỏ quên đầu tiên thường là tiền khách còn nợ. Việc theo dõi công nợ phải thu không cần phần mềm đắt tiền: một bảng tính có cột tuổi nợ và một lịch nhắc cố định là đủ. ACCA Consulting Vietnam chia sẻ mẫu bảng, cách phân nhóm 0-30-60-90 ngày và kịch bản nhắc nợ lịch sự cho consultant độc lập.
1. Vì sao cần theo dõi công nợ phải thu ngay cả khi chỉ có vài khách
Với công ty tư vấn một người, mỗi khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu. Một khoản chậm trả 60 ngày có thể làm hụt tiền đóng thuế, trả lương cho chính bạn hoặc trả nhà cung cấp. Ngoài chuyện dòng tiền, công nợ còn ảnh hưởng tới sổ sách: doanh thu đã xuất hóa đơn nhưng chưa thu tiền vẫn phải kê khai thuế theo kỳ phát sinh, nghĩa là bạn có thể phải nộp thuế trên khoản tiền chưa về tài khoản.
- Dòng tiền: biết chính xác tuần tới có bao nhiêu tiền dự kiến về.
- Thuế: chủ động để dành tiền thuế cho doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa thu.
- Quan hệ khách hàng: nhắc sớm, nhẹ nhàng thay vì đòi gắt khi đã quá lâu.
- Sổ sách: số dư công nợ khớp với sổ kế toán và biên bản đối chiếu cuối năm.
2. Mẫu bảng công nợ theo tuổi nợ
Bảng dưới đây là cấu trúc tối thiểu. Mỗi hóa đơn là một dòng; khi khách trả một phần, bạn cập nhật cột đã thu thay vì xoá dòng. Cột tuổi nợ tính bằng công thức: ngày hôm nay trừ ngày đến hạn thanh toán ghi trong hợp đồng.
| Cột | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khách hàng | Tên công ty, mã số thuế | Khớp với thông tin trên hóa đơn |
| Số hóa đơn / ngày | Số và ngày lập hóa đơn | Dùng để đối chiếu với khách |
| Số tiền phải thu | Tổng tiền thanh toán gồm thuế | Lấy đúng số trên hóa đơn |
| Ngày đến hạn | Theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng | Ví dụ: 15 hoặc 30 ngày sau nghiệm thu |
| Đã thu | Số tiền khách đã chuyển | Đối chiếu sao kê ngân hàng |
| Còn phải thu | Số tiền phải thu trừ đã thu | Công thức tự động |
| Tuổi nợ | Số ngày quá hạn | Nhóm: chưa đến hạn, 1–30, 31–60, 61–90, trên 90 |
| Lần nhắc gần nhất | Ngày và kênh nhắc | Email, điện thoại, gặp trực tiếp |
Mẹo nhỏ: thêm một cột người duyệt thanh toán phía khách. Nhiều khoản chậm không phải do khách không muốn trả, mà do hồ sơ thanh toán nằm chờ ở một phòng ban không ai theo dõi.
3. Đọc biểu đồ aging 0-30-60-90 ngày
Ví dụ minh hoạ: một consultant có tổng công nợ 180 triệu đồng tại cuối quý, phân theo tuổi nợ như biểu đồ dưới. Phần chưa đến hạn và quá hạn dưới 30 ngày là bình thường; phần trên 60 ngày là tín hiệu cần hành động ngay.
Số liệu giả định để minh hoạ cách đọc biểu đồ.
Xem dạng bảng
| Chưa đến hạn | 85 triệu đồng |
| Quá hạn 1–30 ngày | 50 triệu đồng |
| Quá hạn 31–60 ngày | 25 triệu đồng |
| Quá hạn 61–90 ngày | 12 triệu đồng |
| Quá hạn trên 90 ngày | 8 triệu đồng |
Cách đọc nhanh: lấy tổng các nhóm quá hạn trên 30 ngày chia cho tổng công nợ. Trong ví dụ là 45/180, tức 25%. Nếu tỷ lệ này tăng qua từng quý, quy trình thu tiền của bạn đang có vấn đề, thường là điều khoản thanh toán quá lỏng hoặc nhắc nợ không đều.
4. Lịch nhắc nợ cố định và kịch bản lịch sự
- Trước hạn 3 ngày
Email thân thiện kèm hóa đơn, số tài khoản và ngày đến hạn.
- Ngày đến hạn
Tin nhắn ngắn xác nhận khách đã nhận hồ sơ thanh toán đầy đủ chưa.
- Quá hạn 7 ngày
Gọi điện cho người duyệt thanh toán, hỏi vướng mắc cụ thể.
- Quá hạn 30 ngày
Gửi bảng đối chiếu công nợ, đề nghị lịch trả rõ ràng.
- Quá hạn 60 ngày
Tạm dừng nhận việc mới, gửi văn bản nhắc nợ chính thức theo hợp đồng.
Mẫu câu gợi ý cho lần nhắc đầu: “Chào anh/chị, em gửi lại hóa đơn số … cho hạng mục … đến hạn ngày …. Nếu cần thêm biên bản nghiệm thu hay đề nghị thanh toán, anh/chị báo em bổ sung ngay nhé.” Giọng văn hỗ trợ, đi kèm sẵn chứng từ, giúp khách xử lý nhanh hơn nhiều so với một câu hỏi “bao giờ chuyển khoản?”.
Kết nối với sổ sách và sao kê
Mỗi tuần, đối chiếu cột đã thu với sao kê ngân hàng. Khoản khách chuyển thiếu do phí chuyển tiền hoặc khấu trừ cần ghi chú ngay để cuối năm không phải dò lại. Xem thêm cách đối chiếu sao kê ngân hàng cho chủ doanh nghiệp.
- Cập nhật các khoản khách đã chuyển trong tuần từ sao kê
- Tính lại cột tuổi nợ và lọc các khoản quá hạn
- Gửi nhắc nợ theo lịch cho từng nhóm tuổi nợ
- Ghi chú phản hồi và ngày hẹn trả của khách
- Ước tính tiền về trong 4 tuần tới cho kế hoạch dòng tiền
- Cuối quý: gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách lớn
Ngoài ra, hãy xem lại điều khoản thanh toán trong hợp đồng: thời hạn trả sau nghiệm thu, hồ sơ cần gửi kèm, lãi chậm trả (nếu hai bên thoả thuận). Điều khoản rõ là nửa chặng đường để thu tiền đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp
Công nợ phải thu bao lâu thì nên lo lắng?
Không có mốc cố định, nhưng khoản quá hạn trên 60 ngày nên được xử lý như ưu tiên cao: gọi trực tiếp người duyệt, gửi đối chiếu và thống nhất lịch trả bằng văn bản.
Khách chưa trả tiền thì đã phải kê khai thuế chưa?
Thuế được kê khai theo hóa đơn và thời điểm ghi nhận doanh thu, không phụ thuộc vào việc khách đã trả tiền hay chưa. Vì vậy bạn nên để dành tiền thuế cho cả khoản chưa thu.
Có cần gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách không?
Nên làm ít nhất vào cuối năm với khách còn số dư, để hai bên thống nhất số liệu và có căn cứ khi kiểm tra sổ sách.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ theo dõi công nợ khách hàng không?
Có. Trong gói kế toán, đội ngũ ACCA đối chiếu công nợ phải thu với sổ sách hằng tháng và gửi danh sách khoản quá hạn để bạn chủ động nhắc khách.
Thu đúng hạn, ngủ ngon hơn
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) gửi mẫu bảng công nợ theo tuổi nợ và đối chiếu số dư với sổ sách cho công ty một người. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, hỗ trợ từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
