Khách chậm trả tiền: quy trình 5 bước cho công ty một người

Với công ty một người, một khách chậm trả 30 ngày có thể làm cả tháng thiếu tiền nộp thuế và trả chi phí. Thu hồi công nợ không cần căng thẳng nếu bạn có quy trình rõ ràng và giấy tờ đầy đủ. ACCA Consulting Vietnam gợi ý quy trình 5 bước, kèm nội dung mẫu và dòng thời gian bạn có thể áp dụng ngay.

1. Vì sao công ty một người cần quy trình thu hồi công nợ

Chuyên gia tư vấn độc lập thường ngại đòi tiền vì sợ mất khách. Kết quả là công nợ kéo dài, còn bạn vẫn phải kê khai và nộp thuế GTGT trên hóa đơn đã xuất, dù tiền chưa về. Một quy trình viết sẵn giúp bạn đòi tiền đúng lúc, giọng điệu chuyên nghiệp và không phải nghĩ lại mỗi lần.

Nền tảng của mọi bước là hồ sơ: hợp đồng có điều khoản thanh toán, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, đề nghị thanh toán. Nếu thiếu các giấy tờ này, hãy bổ sung ngay từ hợp đồng kế tiếp. Bài báo giá và đề nghị thanh toán chuyên nghiệp có hướng dẫn chi tiết.

2. Quy trình thu hồi công nợ 5 bước

Bước 1–2: nhắc nhẹ nhưng có ngày cụ thể

Câu hỏi hiệu quả nhất không phải “anh chị thanh toán giúp em nhé” mà là “anh chị dự kiến chuyển khoản ngày nào để em theo dõi?”. Khi khách nói ra ngày cụ thể, khả năng họ giữ lời cao hơn. Ghi lại ngày hẹn vào bảng theo dõi công nợ.

Bước 3: biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu là chứng cứ quan trọng. Nội dung tối thiểu gồm: tên, mã số thuế hai bên; số dư đầu kỳ; các hóa đơn phát sinh (số, ngày, giá trị); số đã thanh toán; số còn nợ đến ngày đối chiếu; chữ ký và dấu (hoặc chữ ký số) của hai bên. Bản đã ký giúp kế toán có căn cứ trình bày công nợ phải thu trên báo cáo tài chính.

3. Nội dung mẫu cho từng lần nhắc

Mốc ngày trên là gợi ý để bạn chủ động, không phải quy định. Lãi chậm trả hoặc phạt vi phạm chỉ áp dụng được khi hợp đồng có thoả thuận và theo quy định hiện hành. Nếu hợp đồng chưa có điều khoản này, hãy bổ sung ở hợp đồng sau; tham khảo hợp đồng dịch vụ cho freelancer có công ty.

4. Thu hồi công nợ chậm ảnh hưởng dòng tiền và thuế ra sao

Khi đã xuất hóa đơn, thuế GTGT đầu ra được kê khai theo kỳ của hóa đơn, không chờ khách trả tiền. Doanh nghiệp mới thành lập khai GTGT theo quý, hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Nếu tiền chưa về mà đến hạn nộp thuế, bạn phải dùng tiền của công ty để nộp; nộp chậm sẽ phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

Ví dụ minh hoạ trên cho thấy công nợ quá hạn tăng nhanh trong ba tháng đầu vì không ai theo dõi. Từ tháng 4, sau khi đối chiếu công nợ định kỳ và gửi thư đòi nợ, số dư giảm dần. Bài theo dõi công nợ khách hàng cho công ty một người có bảng theo dõi mẫu.

5. Phòng ngừa từ đầu: ít phải đòi nợ hơn

Theo kinh nghiệm làm sổ cho các công ty nhỏ, khách chậm trả thường không phải vì cố ý mà vì hóa đơn gửi sai người hoặc thiếu giấy tờ để duyệt chi. Chuẩn bị đủ bộ hồ sơ ngay lần đầu là cách thu hồi công nợ nhanh nhất.

Câu hỏi thường gặp