Hợp đồng booking giữa công ty của KOL và nhãn hàng: điều khoản cần soi

Khi creator đã có công ty riêng, nhãn hàng thường gửi sẵn một bản hợp đồng booking KOL và chờ ký trong ngày. Phần lớn rủi ro không nằm ở giá, mà ở vài dòng về quyền dùng nội dung, độc quyền và phạt vi phạm. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn soi từng điều khoản, đồng thời chuẩn bị hồ sơ để kế toán ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn đúng.

1. Vì sao hợp đồng booking KOL cần được đọc kỹ

Bản hợp đồng do nhãn hàng soạn luôn được viết để bảo vệ nhãn hàng. Điều đó bình thường. Việc của bạn là biết điều khoản nào có thể thương lượng và điều khoản nào phải ghi rõ hơn để không bị hiểu theo một chiều.

Khi ký bằng công ty, bên ký là pháp nhân chứ không phải cá nhân bạn. Doanh thu đi vào tài khoản công ty, công ty xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế. Vì vậy hợp đồng còn là chứng từ gốc để kế toán đối chiếu: thiếu thông tin về giá trị, đợt thanh toán hay nghiệm thu thì cuối kỳ rất khó giải trình.

• Rủi ro pháp lý: bị phạt, bị đòi hoàn tiền vì không rõ tiêu chí nghiệm thu.
• Rủi ro kinh doanh: điều khoản độc quyền khiến bạn mất cơ hội với nhãn hàng khác trong nhiều tháng.
• Rủi ro tài chính – thuế: giá ghi không rõ trước hay sau thuế, thanh toán trễ mà không có lãi chậm trả.

2. Checklist 10 điều khoản cần soi

3. Quyền dùng nội dung và độc quyền: hai điều khoản dễ thiệt nhất

Nhãn hàng thường muốn dùng video của bạn để chạy quảng cáo, đăng lại trên website, cắt thành banner. Nếu hợp đồng chỉ ghi “bên A được toàn quyền sử dụng sản phẩm”, bạn có thể đang chuyển giao quyền không giới hạn với mức phí của một lần đăng bài. Hãy tách rõ phí sản xuất – đăng bài và phí cấp quyền sử dụng mở rộng.

Mức phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại trong hợp đồng thương mại áp dụng theo quy định hiện hành; nếu giá trị hợp đồng lớn, nên nhờ luật sư rà phần này. Về mặt kế toán, điều bạn cần là con số rõ ràng để ghi nhận.

4. Thanh toán, hóa đơn và chứng từ cho kế toán

Hãy chia thanh toán thành đợt gắn với mốc công việc. Cách này giảm rủi ro bị giữ tiền đến cuối chiến dịch và giúp dòng tiền công ty đều hơn.

Về hóa đơn: công ty xuất hóa đơn điện tử theo thời điểm cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền theo quy định hiện hành. Khoản đặt cọc trước khi làm việc cần được kế toán xem xét có phải xuất hóa đơn ngay hay không; xem thêm bài thu tiền trước, tiền cọc dự án và hóa đơn. Nếu nhãn hàng thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, họ sẽ chuyển khoản để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, nên bạn luôn cần tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.

5. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng booking KOL

Ví dụ minh hoạ: Công ty của một creator nhận booking 30 triệu đồng, hợp đồng ghi “giá trọn gói”. Khi xuất hóa đơn, nhãn hàng cho rằng giá đã gồm thuế GTGT. Nếu áp thuế suất 10% thì doanh thu thực nhận chỉ còn khoảng 27,27 triệu đồng thay vì 30 triệu như creator dự tính. Một dòng chữ “chưa bao gồm thuế GTGT” đã có thể tránh được chênh lệch này.

• Ký bằng tên cá nhân nhưng tiền lại vào tài khoản công ty, khiến chứng từ không khớp.
• Không có biên bản nghiệm thu, nhãn hàng kéo dài việc thanh toán.
• Nhận sản phẩm tặng kèm có giá trị nhưng không ghi vào hợp đồng, kế toán không biết xử lý.
• Điều khoản độc quyền kéo dài, ảnh hưởng hợp đồng kế tiếp.

Đội ngũ ACCA thường gặp trường hợp cuối năm creator mới gửi hợp đồng cho kế toán. Hãy chuyển hợp đồng ngay khi ký, để việc xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và kê khai đi cùng nhịp. Nếu bạn còn cân nhắc mô hình, xem bài creator, KOL có nên lập công ty.

Câu hỏi thường gặp