Nội dung bài viết
Khách doanh nghiệp không thanh toán chỉ vì bạn làm tốt; họ thanh toán khi hồ sơ đủ để phòng kế toán duyệt. Ba giấy tờ quyết định tốc độ thu tiền là báo giá, biên bản nghiệm thu và đề nghị thanh toán. ACCA Consulting Vietnam mô tả bộ 3 biểu mẫu kèm các trường thông tin bắt buộc để consultant độc lập dùng ngay.
1. Vì sao cần một bộ mẫu thống nhất
Ở phía khách, một khoản thanh toán thường đi qua nhiều người: người dùng dịch vụ xác nhận, trưởng bộ phận duyệt, kế toán kiểm tra chứng từ, giám đốc phê duyệt chi. Mỗi người cần tìm thấy thông tin của mình trên giấy tờ bạn gửi. Bộ mẫu thống nhất giúp số liệu khớp nhau từ báo giá đến hóa đơn, nên hồ sơ không bị trả về.
- Số tiền giữa các giấy tờ không khớp40%
- Thiếu biên bản nghiệm thu30%
- Sai thông tin công ty khách20%
- Lý do khác10%
Tỷ lệ giả định để minh hoạ các lỗi hay gặp, không phải số liệu khảo sát.
Xem dạng bảng
| Số tiền giữa các giấy tờ không khớp | 40% |
| Thiếu biên bản nghiệm thu | 30% |
| Sai thông tin công ty khách | 20% |
| Lý do khác | 10% |
2. Mẫu báo giá: trường thông tin cần có
| Trường | Nội dung gợi ý | Lý do cần |
|---|---|---|
| Số và ngày báo giá | BG-2026-012, ngày lập | Dẫn chiếu trong hợp đồng và đề nghị thanh toán |
| Thông tin hai bên | Tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ | Khớp thông tin hóa đơn sau này |
| Phạm vi công việc | Danh sách hạng mục, sản phẩm bàn giao | Tránh phình phạm vi |
| Đơn giá, số lượng, thành tiền | Tách riêng giá chưa thuế và thuế GTGT | Phòng kế toán khách kiểm tra nhanh |
| Lịch thanh toán | Số đợt, tỷ lệ, điều kiện mỗi đợt | Là cơ sở cho đề nghị thanh toán |
| Hiệu lực báo giá | Ví dụ: 30 ngày | Tránh bị ép giá cũ khi chi phí tăng |
Mẹo trình bày: đặt phần tổng tiền và lịch thanh toán ở trang đầu tiên của báo giá, vì đây là phần người duyệt chi đọc trước. Phần mô tả chi tiết phạm vi để ở trang sau hoặc phụ lục. Mỗi lần thay đổi giá hay phạm vi, hãy phát hành báo giá có số mới (ví dụ BG-2026-012-R2) thay vì sửa đè file cũ, để hợp đồng và hóa đơn luôn dẫn chiếu đúng phiên bản khách đã duyệt.
3. Mẫu biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu là bằng chứng bạn đã hoàn thành công việc. Với dịch vụ, đây cũng là mốc quan trọng để xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định hiện hành.
- Số hợp đồng, đợt hoặc giai đoạn được nghiệm thu.
- Danh sách sản phẩm bàn giao: tài liệu, file, buổi đào tạo, số giờ tư vấn.
- Đánh giá: đạt, đạt có điều kiện (kèm việc cần chỉnh sửa và thời hạn), chưa đạt.
- Giá trị được nghiệm thu, khớp với lịch thanh toán trong báo giá.
- Đại diện hai bên ký, có thể ký số hoặc xác nhận qua email theo thỏa thuận.
4. Mẫu đề nghị thanh toán giúp khách duyệt nhanh
Đề nghị thanh toán là giấy tờ gửi kèm hóa đơn hoặc gửi trước khi lập hóa đơn, nói rõ khách cần trả bao nhiêu, cho đợt nào, vào tài khoản nào và trước ngày nào.
- 1Tiêu đề và số
Đề nghị thanh toán số ĐNTT-2026-07, ngày lập.
- 2Căn cứ
Hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu đợt tương ứng.
- 3Số tiền
Giá trị đợt chưa thuế, thuế GTGT, tổng cộng, trừ khoản đã tạm ứng nếu có; viết bằng số và bằng chữ.
- 4Thông tin chuyển khoản
Tên tài khoản công ty, số tài khoản, ngân hàng, nội dung chuyển khoản đề xuất.
- 5Hạn thanh toán và hồ sơ đính kèm
Ngày đến hạn theo hợp đồng, danh sách giấy tờ gửi kèm.
Ví dụ minh hoạ: đợt 2 của hợp đồng 90 triệu chưa thuế, mỗi đợt 30 triệu; khách đã tạm ứng 10 triệu được trừ vào đợt 2. Đề nghị thanh toán ghi giá trị đợt 30 triệu, thuế GTGT theo thuế suất áp dụng, trừ 10 triệu tạm ứng, còn lại khách cần chuyển. Nội dung chuyển khoản đề xuất: “TT đợt 2 HĐ 07/2026 ĐNTT-2026-07” để bạn đối chiếu sao kê dễ dàng.
Luôn để tài khoản nhận tiền là tài khoản ngân hàng của công ty, không phải tài khoản cá nhân, để doanh thu khớp sổ sách và sao kê. Xem thêm bài theo dõi công nợ khách hàng để gắn mỗi đề nghị thanh toán vào lịch nhắc nợ.
Một lưu ý nhỏ nhưng tiết kiệm nhiều thời gian: đặt tên file theo cùng quy tắc, ví dụ “HĐ07-2026_Đợt2_ĐNTT.pdf”, và gửi tất cả trong một email duy nhất. Người duyệt phía khách không phải đi tìm giấy tờ rải rác trong nhiều tin nhắn.
- Số hợp đồng giống nhau trên cả 4 giấy tờ
- Giá trị đợt trên đề nghị thanh toán khớp biên bản nghiệm thu
- Thông tin công ty khách khớp đăng ký thuế
- Đã trừ khoản tạm ứng nếu có
- Tài khoản nhận là tài khoản công ty
- Lưu bộ hồ sơ theo hợp đồng trong cùng một thư mục
Câu hỏi thường gặp
Đề nghị thanh toán có thay được hóa đơn không?
Không. Đề nghị thanh toán là giấy tờ nội bộ giữa hai bên để yêu cầu trả tiền; hóa đơn là chứng từ theo quy định về hóa đơn và vẫn phải lập khi đến thời điểm.
Biên bản nghiệm thu có cần đóng dấu không?
Tùy thỏa thuận và quy trình của khách. Nhiều doanh nghiệp chấp nhận ký số hoặc xác nhận qua email; nên thống nhất ngay khi ký hợp đồng.
Có nên gửi đề nghị thanh toán trước khi xuất hóa đơn không?
Có thể, nhất là khi khách cần duyệt nội bộ trước. Hóa đơn vẫn lập theo thời điểm quy định, không chờ khách duyệt.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ bộ mẫu báo giá, đề nghị thanh toán không?
Có. Đội ngũ ACCA cung cấp bộ mẫu phù hợp với cách ghi sổ, đồng thời đối chiếu số tiền trên mẫu với hóa đơn và sao kê hằng tháng.
Hồ sơ gọn, tiền về nhanh
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) gửi bộ mẫu báo giá, nghiệm thu, đề nghị thanh toán và kiểm tra chứng từ khớp sổ cho công ty một người. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, hỗ trợ từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
