Nội dung bài viết
Chuyên gia tư vấn có khách ở Singapore, Mỹ hay châu Âu thường hỏi: nên nhận tiền từ nước ngoài qua kênh nào để vừa nhanh, vừa đủ chứng từ cho kế toán? Câu trả lời phụ thuộc vào khách, số tiền và tần suất. ACCA Consulting Vietnam so sánh ba kênh phổ biến và liệt kê chứng từ cần lưu để sổ sách công ty luôn khớp.
1. Ba kênh nhận tiền từ nước ngoài phổ biến
Khi công ty của bạn bán dịch vụ cho khách nước ngoài, tiền thường đi theo một trong ba đường. Mỗi đường có ưu điểm riêng và để lại loại chứng từ khác nhau.
- Chuyển khoản quốc tế qua SWIFT: khách chuyển thẳng từ ngân hàng của họ vào tài khoản ngoại tệ của công ty tại ngân hàng Việt Nam.
- Cổng thanh toán quốc tế: khách trả bằng thẻ hoặc tài khoản trên cổng thanh toán; tiền được gom lại rồi rút về tài khoản công ty.
- Ví hoặc tài khoản đa tiền tệ quốc tế: tiền vào số dư trên ví, sau đó bạn rút về ngân hàng Việt Nam.
Dù dùng kênh nào, tiền cuối cùng phải về tài khoản ngân hàng đứng tên công ty. Tiền về tài khoản cá nhân của chủ sở hữu sẽ làm doanh thu công ty không có chứng từ thanh toán, khó giải trình và có thể ảnh hưởng điều kiện áp dụng thuế suất 0% cho dịch vụ xuất khẩu.
2. So sánh các kênh nhận tiền từ nước ngoài
| Tiêu chí | Chuyển khoản SWIFT | Cổng thanh toán | Ví quốc tế |
|---|---|---|---|
| Phí | Phí ngân hàng chuyển, ngân hàng trung gian, ngân hàng nhận | Phí giao dịch theo phần trăm và phí rút tiền | Phí chuyển đổi tiền tệ và phí rút về |
| Tốc độ | Thường vài ngày làm việc | Tiền vào cổng nhanh, rút về mất thêm thời gian | Vào ví nhanh, rút về tùy nhà cung cấp |
| Chứng từ ngân hàng Việt Nam | Giấy báo Có ghi rõ người chuyển | Giấy báo Có ghi tên cổng thanh toán | Giấy báo Có ghi tên nhà cung cấp ví |
| Truy vết đến từng khách | Dễ | Cần báo cáo giao dịch từ cổng | Cần sao kê ví |
| Phù hợp | Hợp đồng giá trị lớn, khách doanh nghiệp | Nhiều khách nhỏ, thanh toán thẻ | Khách quen dùng ví, thanh toán thường xuyên |
Biểu phí cụ thể thay đổi theo ngân hàng và nhà cung cấp, bạn nên xem biểu phí hiện hành trước khi báo giá cho khách. Một mẹo nhỏ: ghi trong hợp đồng bên nào chịu phí chuyển tiền, để tránh trường hợp hóa đơn 1.000 USD nhưng tiền về thiếu vài chục USD.
Ví dụ minh hoạ: một chuyên gia tư vấn có 2 khách doanh nghiệp trả mỗi quý khoảng 5.000 USD và 10 khách lẻ trả vài trăm USD mỗi tháng. Cách hợp lý là nhận khách doanh nghiệp qua SWIFT, còn khách lẻ qua một cổng thanh toán duy nhất. Dùng quá nhiều kênh cùng lúc làm số lượng sao kê cần đối chiếu tăng nhanh, trong khi lợi ích về phí không đáng kể.
3. Chứng từ cần lưu cho từng kênh
Kế toán cần chứng minh được: khoản tiền này là của khách nào, cho hóa đơn nào, và vì sao số tiền về khác số trên hóa đơn (nếu có phí).
| Kênh | Chứng từ cần lưu | Số loại |
|---|---|---|
| Chuyển khoản SWIFT | Hợp đồng, hóa đơn, giấy báo Có, sao kê ngân hàng | 4 |
| Cổng thanh toán | Hợp đồng, hóa đơn, báo cáo giao dịch cổng, chứng từ phí, lệnh rút, giấy báo Có, sao kê ngân hàng | 7 |
| Ví quốc tế | Hợp đồng, hóa đơn, sao kê ví, chứng từ phí và quy đổi, lệnh rút, giấy báo Có, sao kê ngân hàng | 7 |
Ví dụ minh hoạ, đếm theo bảng chứng từ khuyến nghị ở trên.
Xem dạng bảng
| Chuyển khoản SWIFT | 4 loại |
| Cổng thanh toán | 7 loại |
| Ví quốc tế | 7 loại |
Kênh qua trung gian tiện cho khách nhưng tốn công lưu chứng từ hơn. Hãy tải sao kê ví hoặc báo cáo giao dịch cổng mỗi tháng, đừng để đến khi quyết toán mới tải vì một số nền tảng giới hạn thời gian tra cứu.
4. Quy trình xử lý khi tiền về
- 1Xuất hóa đơn
Xuất hóa đơn điện tử cho khách nước ngoài theo hợp đồng; xem bài hóa đơn ngoại tệ.
- 2Gửi đề nghị thanh toán
Ghi rõ tên tài khoản, số tài khoản ngoại tệ, mã SWIFT, nội dung chuyển khoản.
- 3Nhận tiền
Kiểm tra giấy báo Có, đối chiếu tên người chuyển với khách hàng.
- 4Ghi nhận phí
Tách phí ngân hàng, phí cổng thành chi phí có chứng từ.
- 5Ghi nhận tỷ giá
Kế toán quy đổi theo tỷ giá thực tế và ghi nhận chênh lệch tỷ giá nếu có.
Khi bán ngoại tệ hoặc nhận USD rồi quy đổi, sổ sách sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá. Bài chênh lệch tỷ giá khi nhận USD giải thích cách đọc kết quả này. Nếu bạn xuất hóa đơn bằng USD, xem thêm xuất hóa đơn cho khách nước ngoài.
5. Lỗi thường gặp
- Tài khoản nhận là tài khoản ngoại tệ đứng tên công ty, đã thông báo với ngân hàng mục đích nhận tiền dịch vụ.
- Nội dung chuyển khoản có số hóa đơn hoặc số hợp đồng.
- Hợp đồng ghi rõ bên chịu phí chuyển tiền.
- Tên khách trên giấy báo Có trùng tên trên hợp đồng; nếu khác, có văn bản xác nhận bên thanh toán thay.
- Không rút tiền từ ví quốc tế về tài khoản cá nhân.
- Lưu sao kê ví, báo cáo cổng thanh toán hằng tháng.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, lỗi tốn công nhất là tiền về qua trung gian nhưng không giữ báo cáo giao dịch, nên không biết khoản nào thuộc khách nào. Lưu đủ ngay từ đầu tiết kiệm nhiều giờ đối chiếu cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Có được nhận tiền khách nước ngoài vào tài khoản cá nhân rồi chuyển sang công ty không?
Không nên. Doanh thu của công ty cần đi vào tài khoản đứng tên công ty để có chứng từ thanh toán khớp với hóa đơn và hợp đồng.
Phí ngân hàng trừ khi nhận tiền hạch toán thế nào?
Phí có chứng từ của ngân hàng hoặc nhà cung cấp được ghi nhận là chi phí của công ty. Doanh thu vẫn ghi theo giá trị hóa đơn, không ghi theo số tiền thực nhận.
Nên chọn kênh nào cho khách doanh nghiệp lớn?
Chuyển khoản SWIFT thường phù hợp vì chứng từ rõ ràng, truy vết dễ. Cổng thanh toán, ví phù hợp với nhiều khách nhỏ, thanh toán thường xuyên.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kế toán cho công ty có doanh thu ngoại tệ không?
Có. ACCA hỗ trợ dịch vụ kế toán trọn gói: ghi nhận doanh thu ngoại tệ, tỷ giá, phí ngân hàng và kê khai thuế. Biểu phí của từng ngân hàng, nhà cung cấp bạn kiểm tra trực tiếp với họ.
Tiền về từ nước ngoài, sổ sách vẫn gọn
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn ghi nhận doanh thu ngoại tệ, lưu chứng từ và khai thuế đúng hạn. Liên hệ Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp