Nội dung bài viết
Khách nước ngoài muốn nhận hóa đơn bằng USD, có tiếng Anh để duyệt chi. Kế toán Việt Nam lại cần số tiền quy đổi ra đồng để kê khai. Hóa đơn ngoại tệ đáp ứng được cả hai nếu bạn ghi đúng ngay từ đầu. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách ghi đồng tiền, tỷ giá, ngôn ngữ và đưa ví dụ minh hoạ một hóa đơn USD.
1. Khi nào nên lập hóa đơn ngoại tệ
Hóa đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp theo NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025. Khi hợp đồng với khách nước ngoài ghi giá bằng USD hoặc EUR và khách thanh toán bằng ngoại tệ, lập hóa đơn ghi đơn giá bằng ngoại tệ giúp hai bên đối chiếu dễ: con số trên hóa đơn khớp hợp đồng và khớp số tiền khách chuyển.
Nếu hợp đồng ghi giá bằng đồng Việt Nam, hãy giữ hóa đơn bằng đồng. Không nên đổi đồng tiền trên hóa đơn chỉ vì khách muốn, khi hợp đồng không thay đổi theo.
2. Ghi đồng tiền và tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ
Theo quy định hiện hành về hóa đơn, khi ghi đơn giá bằng ngoại tệ thì hóa đơn cần thể hiện mã đồng tiền và tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam để xác định nghĩa vụ thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử thường có ô chọn loại tiền và ô tỷ giá; khi nhập tỷ giá, hệ thống tự quy đổi tổng tiền ra đồng.
| Trường thông tin | Cách ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Loại tiền | Mã đồng tiền, ví dụ USD, EUR | Để mặc định VND rồi gõ số USD |
| Tỷ giá | Tỷ giá quy đổi tại thời điểm lập hóa đơn theo quy định hiện hành | Dùng tỷ giá cũ, tỷ giá ước tính |
| Thông tin người mua | Tên công ty, địa chỉ ở nước ngoài theo hợp đồng | Viết tắt tên, thiếu quốc gia |
| Mã số thuế người mua | Để trống nếu khách không có mã số thuế Việt Nam | Ghi mã số thuế nước ngoài vào ô mã số thuế |
| Tên dịch vụ | Song ngữ, khớp nội dung hợp đồng | Ghi chung chung “phí dịch vụ” |
| Thuế suất | Theo kết quả rà soát điều kiện thuế suất | Mặc định 0% khi chưa kiểm tra |
Về thuế suất, xem kỹ bài điều kiện áp dụng thuế suất 0% cho dịch vụ bán cho khách nước ngoài. Đừng mặc định 0% chỉ vì khách ở nước ngoài.
3. Ghi song ngữ Việt – Anh
Theo quy định hiện hành, chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt; trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần tiếng nước ngoài đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt. Hầu hết phần mềm hóa đơn có mẫu song ngữ sẵn, bạn chỉ cần chọn mẫu khi đăng ký.
- Tên dịch vụ: “Dịch vụ tư vấn chiến lược tháng 9/2026 (Strategy consulting service – September 2026)”.
- Ghi số hợp đồng: “Theo hợp đồng số 05/2026/HĐDV (Under contract No. 05/2026)”.
- Ghi kỳ dịch vụ rõ ràng giúp khách duyệt chi nhanh và giúp kế toán đối chiếu doanh thu.
4. Ví dụ minh hoạ một hóa đơn USD
Ví dụ minh hoạ: Công ty tư vấn của bạn cung cấp gói tư vấn 2.000 USD cho một khách ở Úc. Giả định tỷ giá quy đổi tại ngày lập hóa đơn là 25.500 đ/USD và hồ sơ đã được rà soát đủ điều kiện thuế suất 0%.
| Dòng | Ngoại tệ (USD) | Quy đổi (đ) |
|---|---|---|
| Dịch vụ tư vấn (Consulting service) | 2.000 | 51.000.000 |
| Thuế GTGT 0% | 0 | 0 |
| Tổng thanh toán (Total) | 2.000 | 51.000.000 |
Ví dụ minh hoạ, tỷ giá giả định, không phải tỷ giá công bố.
Xem dạng bảng
| HĐ 1: 2.000 USD × 25.500 | 51.000.000đ |
| HĐ 2: 1.500 USD × 25.300 | 37.950.000đ |
| HĐ 3: 3.000 USD × 25.700 | 77.100.000đ |
Khi khách chuyển tiền, tỷ giá ngày nhận tiền thường khác ngày lập hóa đơn. Phần chênh lệch được kế toán ghi nhận là lãi hoặc lỗ tỷ giá, không phải điều chỉnh hóa đơn. Bài chênh lệch tỷ giá khi nhận USD giải thích chi tiết.
5. Quy trình lập hóa đơn ngoại tệ
- 1Đối chiếu hợp đồng
Kiểm tra đồng tiền, giá trị, tên khách, kỳ dịch vụ.
- 2Xác định thuế suất
Rà điều kiện thuế suất cùng kế toán trước khi chọn.
- 3Lập hóa đơn
Chọn mẫu song ngữ, nhập loại tiền và tỷ giá theo quy định hiện hành.
- 4Gửi và lưu
Gửi bản PDF kèm đề nghị thanh toán; lưu cùng hợp đồng và chứng từ ngân hàng.
- Loại tiền trên hóa đơn trùng đồng tiền trong hợp đồng.
- Tỷ giá lấy đúng ngày lập hóa đơn, từ nguồn tỷ giá công ty áp dụng nhất quán.
- Tổng tiền quy đổi ra đồng hiển thị đúng, không bị làm tròn sai.
- Tên dịch vụ song ngữ, có kỳ dịch vụ và số hợp đồng.
- Thuế suất đã được kế toán xác nhận.
- Email nhận hóa đơn của khách là email bộ phận kế toán bên khách.
Một mẹo nhỏ cho chuyên gia tư vấn: hãy gửi kèm hóa đơn một trang đề nghị thanh toán bằng tiếng Anh, ghi số tài khoản ngoại tệ, mã SWIFT, tên ngân hàng và nội dung chuyển khoản có số hóa đơn. Khách nước ngoài quen quy trình “invoice – payment”, nên bộ chứng từ rõ ràng giúp họ duyệt chi nhanh, còn bạn thì dễ đối chiếu khi tiền về.
Nếu lập sai, hãy xử lý theo hướng dẫn trong bài xử lý hóa đơn sai sót thay vì tự ý huỷ. Đội ngũ ACCA nhận thấy lỗi phổ biến nhất là chọn nhầm loại tiền VND rồi gõ số USD, khiến doanh thu bị ghi thấp hàng chục lần.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc ghi tiếng Việt trên hóa đơn cho khách nước ngoài không?
Theo quy định hiện hành, chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt; tiếng nước ngoài được ghi thêm bên cạnh hoặc bên dưới. Nên dùng mẫu song ngữ của phần mềm hóa đơn.
Tỷ giá trên hóa đơn lấy ở đâu?
Dùng tỷ giá tại thời điểm lập hóa đơn theo hướng dẫn hiện hành, thường là tỷ giá của ngân hàng thương mại nơi công ty giao dịch. Hãy thống nhất một nguồn tỷ giá và áp dụng nhất quán.
Khách không có mã số thuế Việt Nam thì ghi thế nào?
Để trống ô mã số thuế, ghi đầy đủ tên và địa chỉ ở nước ngoài theo hợp đồng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập hóa đơn ngoại tệ không?
Có. Trong gói dịch vụ kế toán, ACCA hỗ trợ kiểm tra thông tin, tỷ giá, thuế suất trên hóa đơn ngoại tệ và ghi nhận doanh thu, chênh lệch tỷ giá vào sổ.
Hóa đơn USD đúng, khách duyệt chi nhanh
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) đồng hành cùng chuyên gia tư vấn có khách nước ngoài, từ hóa đơn đến quyết toán. Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
