Nội dung bài viết
Một bản hợp đồng với khách nước ngoài không chỉ là bản dịch của hợp đồng trong nước. Nó cần trả lời thêm những câu hỏi như luật nước nào áp dụng, ai chịu phí chuyển tiền, ai chịu thuế khấu trừ ở nước khách. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp 8 điều khoản chuyên gia tư vấn nên rà trước khi ký, kèm câu chữ mẫu Việt – Anh.
1. Hợp đồng với khách nước ngoài khác gì hợp đồng trong nước
Khi khách ở nước ngoài, tranh chấp khó xử lý hơn, tiền đi qua nhiều ngân hàng hơn, và hai bên chịu hai hệ thống thuế khác nhau. Hợp đồng là căn cứ để kế toán xác định doanh thu, thuế suất GTGT và chứng minh dịch vụ được tiêu dùng ở nước ngoài. Một hợp đồng thiếu điều khoản có thể khiến bạn không đủ hồ sơ áp dụng thuế suất 0%, hoặc nhận về ít tiền hơn dự tính.
Hợp đồng song ngữ nên có điều khoản quy định bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có khác biệt. Đây là điều khoản hay bị bỏ quên nhất.
2. 8 điều khoản cần lưu ý
- Các bên và người ký: tên pháp nhân đầy đủ, quốc gia đăng ký, người có thẩm quyền ký.
- Phạm vi dịch vụ và nơi sử dụng kết quả: mô tả cụ thể, ghi rõ kết quả được bên mua sử dụng tại nước họ.
- Giá và đồng tiền: đồng tiền thanh toán, giá đã gồm hay chưa gồm thuế.
- Phí chuyển tiền: mỗi bên chịu phí ngân hàng của mình, hoặc bên mua chịu toàn bộ.
- Thuế khấu trừ tại nước khách: nếu nước khách yêu cầu khấu trừ thuế khi trả tiền, giá có được cộng thêm (gross-up) hay không.
- Hóa đơn và thanh toán: thời điểm xuất hóa đơn, hạn thanh toán, tài khoản nhận tiền đứng tên công ty.
- Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp: luật nước nào, toà án hay trọng tài, địa điểm.
- Ngôn ngữ ưu tiên: bản tiếng Việt hay tiếng Anh có giá trị ưu tiên khi diễn giải khác nhau.
Ví dụ minh hoạ, điểm do người viết đánh giá theo ảnh hưởng đến sổ sách, không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Giá và đồng tiền | 5 điểm |
| Hóa đơn và thanh toán | 5 điểm |
| Nơi sử dụng kết quả | 5 điểm |
| Thuế khấu trừ nước khách | 4 điểm |
| Phí chuyển tiền | 4 điểm |
| Ngôn ngữ ưu tiên | 3 điểm |
| Luật áp dụng | 3 điểm |
| Các bên và người ký | 3 điểm |
3. Bảng câu chữ mẫu Việt – Anh
Các câu dưới đây là gợi ý diễn đạt để bạn tham khảo khi làm việc với luật sư hoặc khách hàng, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng hợp đồng.
| Điều khoản | Tiếng Việt | English |
|---|---|---|
| Đồng tiền | Giá dịch vụ là 2.000 USD, chưa bao gồm thuế (nếu có). | The service fee is USD 2,000, exclusive of applicable taxes. |
| Phí chuyển tiền | Bên A chịu toàn bộ phí ngân hàng phát sinh từ việc chuyển tiền. | Party A shall bear all bank charges arising from the transfer. |
| Thanh toán | Bên A thanh toán trong 15 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn. | Party A shall pay within 15 days from the invoice date. |
| Nơi sử dụng | Kết quả dịch vụ được Bên A sử dụng tại Singapore. | The service deliverables are used by Party A in Singapore. |
| Thuế khấu trừ | Nếu phải khấu trừ thuế, Bên A cộng thêm để Bên B nhận đủ giá dịch vụ. | If any withholding tax applies, Party A shall gross up the payment so that Party B receives the full fee. |
| Ngôn ngữ | Hợp đồng lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh; bản tiếng Anh được ưu tiên. | This contract is made in Vietnamese and English; the English version prevails. |
4. Điều khoản nào ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán và thuế
Ba nhóm điều khoản cần gửi kế toán xem trước khi ký: giá và đồng tiền (quyết định cách ghi hóa đơn), nơi sử dụng kết quả và thanh toán (liên quan điều kiện thuế suất 0%), thuế khấu trừ tại nước khách (ảnh hưởng số tiền thực nhận). Chi tiết điều kiện 0% xem bài bán dịch vụ cho khách nước ngoài: điều kiện áp dụng thuế suất 0%.
Ví dụ minh hoạ: Hợp đồng 2.000 USD không có điều khoản gross-up, nước của khách khấu trừ một phần thuế khi thanh toán. Tiền về ít hơn hóa đơn. Phần chênh lệch không tự động được xem là chi phí hay được trừ thuế tại Việt Nam; việc xử lý phụ thuộc hiệp định tránh đánh thuế hai lần và quy định hiện hành, cần kế toán xem xét cùng chứng từ khấu trừ của nước ngoài.
- 1Nhận bản nháp
Lấy bản của khách hoặc dùng mẫu song ngữ của công ty.
- 2Rà 8 điều khoản
Đánh dấu điều khoản thiếu hoặc bất lợi.
- 3Hỏi kế toán
Xác nhận thuế suất, cách ghi hóa đơn, tài khoản nhận tiền.
- 4Đàm phán
Đề xuất câu chữ sửa, ưu tiên điều khoản ảnh hưởng tiền.
- 5Ký và lưu
Ký số hoặc ký tay, lưu bản cuối cùng cho hồ sơ kế toán.
5. Lỗi thường gặp
- Dùng email xác nhận thay cho hợp đồng, thiếu giá trị và điều khoản thanh toán.
- Không ghi rõ đồng tiền, khách hiểu là USD Singapore thay vì USD Mỹ.
- Thiếu điều khoản ngôn ngữ ưu tiên, hai bản dịch hiểu khác nhau.
- Ghi tài khoản nhận tiền là tài khoản cá nhân của chủ công ty.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, chỉ cần thêm hai dòng về phí chuyển tiền và thuế khấu trừ, nhiều chuyên gia đã tránh được tình trạng mỗi hóa đơn hụt vài phần trăm. Xem thêm hợp đồng dịch vụ cho freelancer có công ty và các kênh nhận tiền từ nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng với khách nước ngoài có bắt buộc song ngữ không?
Không có yêu cầu chung bắt buộc song ngữ, nhưng song ngữ giúp hai bên hiểu giống nhau và thuận tiện khi cơ quan thuế Việt Nam kiểm tra hồ sơ. Nhớ ghi rõ bản nào được ưu tiên.
Nên chọn luật Việt Nam hay luật nước khách?
Tùy khả năng đàm phán và chi phí giải quyết tranh chấp. Với hợp đồng giá trị lớn, bạn nên hỏi ý kiến luật sư trước khi chọn.
Điều khoản gross-up là gì?
Là thoả thuận bên mua cộng thêm phần thuế khấu trừ tại nước họ để bên bán nhận đủ giá dịch vụ. Không có điều khoản này, số tiền bạn nhận có thể thấp hơn hóa đơn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà hợp đồng với khách nước ngoài không?
Có, trong gói dịch vụ kế toán, ở góc độ kế toán – thuế: đồng tiền, hóa đơn, thuế suất, chứng từ thanh toán. ACCA không thay thế luật sư cho các điều khoản tranh chấp, luật áp dụng.
Ký hợp đồng quốc tế, sổ sách không rối
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp chuyên gia tư vấn chuẩn hoá hợp đồng, hóa đơn và kê khai cho khách nước ngoài. Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
