Nội dung bài viết
Thuê người chụp ảnh tự do, mua đồ cũ của cá nhân, trả phí phần mềm nước ngoài: công ty một người gặp chi phí không có hóa đơn thường xuyên hơn bạn nghĩ. Không phải khoản nào cũng mất quyền tính vào chi phí, nhưng cần đúng loại chứng từ thay thế. ACCA Consulting Vietnam trình bày theo dạng hỏi – đáp từng tình huống, kèm checklist hồ sơ.
1. Nguyên tắc chung với chi phí không có hóa đơn
Một khoản chi muốn được trừ khi tính thuế TNDN phải gắn với hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp pháp. Hoá đơn là chứng từ phổ biến nhất, nhưng trong một số trường hợp, quy định cho phép dùng chứng từ khác như bảng kê, hợp đồng, chứng từ thanh toán. Điều kiện cụ thể cho từng loại thực hiện theo quy định hiện hành.
| Tình huống | Chứng từ thay thế thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Mua hàng của cá nhân không kinh doanh | Bảng kê mua hàng, giấy tờ tuỳ thân người bán, chứng từ thanh toán | Chỉ áp dụng cho một số trường hợp theo quy định |
| Thuê cá nhân làm dịch vụ (cộng tác viên) | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ trả tiền, chứng từ khấu trừ TNCN nếu có | Xem xét nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN |
| Mua trên sàn thương mại điện tử | Yêu cầu hoá đơn từ người bán; lưu đơn hàng, chứng từ thanh toán | Người bán là cá nhân có thể không xuất được hoá đơn |
| Trả nhà cung cấp nước ngoài (quảng cáo, phần mềm) | Invoice/receipt nước ngoài, sao kê thẻ hoặc chuyển khoản, điều khoản dịch vụ | Kiểm tra nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định hiện hành |
| Chi nhỏ lẻ (gửi xe, phí cầu đường...) | Vé, biên lai, chứng từ thanh toán | Ghi chú mục đích công việc |
2. Hỏi – đáp từng tình huống
Mua máy ảnh cũ của một cá nhân thì sao?
Cá nhân bán đồ dùng cá nhân thường không có hoá đơn. Công ty lập bảng kê mua hàng, ghi rõ thông tin người bán, mô tả tài sản, giá, kèm chứng từ chuyển khoản. Việc khoản này có đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ hay không cần kiểm tra theo quy định hiện hành.
Thuê thợ chụp ảnh tự do cho dự án khách hàng?
Đây là thuê dịch vụ của cá nhân. Hồ sơ nên có hợp đồng hoặc thoả thuận dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ trả tiền qua ngân hàng. Công ty có thể phải khấu trừ thuế TNCN trước khi trả, tuỳ giá trị và quy định áp dụng. Xem thêm hợp đồng với cộng tác viên.
Mua văn phòng phẩm trên sàn, người bán không xuất hoá đơn?
Ưu tiên chọn gian hàng xuất được hoá đơn điện tử cho công ty. Nếu không, khoản chi có rủi ro không được trừ. Với khoản nhỏ, nhiều chủ DN chấp nhận rủi ro; với khoản lớn, nên đổi người bán.
Trả phí phần mềm, quảng cáo cho nhà cung cấp nước ngoài?
Nhà cung cấp nước ngoài không xuất hoá đơn điện tử Việt Nam. Hãy lưu invoice điện tử, sao kê thanh toán bằng thẻ công ty và điều khoản dịch vụ. Khoản này có thể liên quan nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài; xem mua dịch vụ nước ngoài và thuế nhà thầu.
3. Tác động lên thuế nếu khoản chi bị loại
Khi khoản chi không đủ điều kiện, lợi nhuận tính thuế tăng lên đúng bằng số chi bị loại. Ví dụ minh hoạ với thuế suất TNDN giả định 15% (doanh nghiệp doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng theo Luật Thuế TNDN 2025):
Ví dụ minh hoạ, thuế suất giả định 15%; chưa gồm tiền chậm nộp nếu bị truy thu.
Xem dạng bảng
| Chi 5 triệu bị loại | 750.000đ |
| Chi 20 triệu bị loại | 3.000.000đ |
| Chi 50 triệu bị loại | 7.500.000đ |
| Chi 100 triệu bị loại | 15.000.000đ |
Nếu bị truy thu sau kiểm tra, công ty còn chịu tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế thiếu. Vì vậy, xử lý chứng từ ngay khi chi tiền rẻ hơn nhiều so với giải trình sau này.
4. Quy trình xử lý khoản chi chưa có hoá đơn
- 1Hỏi hoá đơn trước
Trước khi trả, hỏi người bán có xuất hoá đơn cho công ty không.
- 2Trả qua ngân hàng
Thanh toán từ tài khoản hoặc thẻ công ty để có chứng từ.
- 3Lập hồ sơ thay thế
Hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu tuỳ tình huống.
- 4Ghi chú và lưu
Ghi mục đích chi, lưu vào thư mục "05_Khac" của tháng, báo kế toán.
- Mô tả khoản chi và mục đích kinh doanh
- Thông tin người bán hoặc nhà cung cấp
- Hợp đồng, thoả thuận hoặc đơn hàng
- Chứng từ thanh toán từ tài khoản công ty
- Bằng chứng đã nhận hàng, dịch vụ (biên bản, email, ảnh chụp)
Câu hỏi thường gặp
Chi phí không có hoá đơn có chắc chắn bị loại không?
Không phải tất cả. Một số trường hợp được dùng chứng từ thay thế như bảng kê, hợp đồng, chứng từ thanh toán theo quy định hiện hành. Cần xem xét từng khoản cụ thể.
Hoá đơn của nhà cung cấp nước ngoài có được dùng không?
Invoice nước ngoài kèm chứng từ thanh toán là căn cứ ghi nhận chi phí, nhưng cần xem xét thêm nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định hiện hành.
Có nên tự lập hoá đơn khống để hợp thức chi phí?
Tuyệt đối không. Mua bán hoá đơn không có giao dịch thật là vi phạm nghiêm trọng. Hãy dùng chứng từ thay thế hợp pháp hoặc chấp nhận loại khoản chi đó.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xử lý các khoản chi thiếu hoá đơn không?
Có. Đội ngũ ACCA rà soát từng khoản, đề xuất chứng từ thay thế phù hợp và hạch toán đúng khoản không được trừ khi quyết toán.
Biết trước khoản nào được trừ, khoản nào không
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) rà soát chi phí thiếu hoá đơn và hướng dẫn hồ sơ thay thế. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, hỗ trợ từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
