Nội dung bài viết
Một hoá đơn sai MST hay trả bằng tiền mặt có thể khiến khoản chi không được trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Với công ty một người, kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ ngay lúc nhận là cách rẻ nhất để giữ quyền lợi thuế. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp 6 điều cần kiểm tra trong vòng 2 phút cho mỗi hoá đơn.
1. Sáu điều cần kiểm tra để có hóa đơn đầu vào hợp lệ
- 1. Thông tin người mua: tên công ty, địa chỉ, MST đúng như đăng ký
- 2. Người bán: MST đang hoạt động, không thuộc diện ngừng hoạt động hoặc rủi ro
- 3. Hoá đơn tra cứu được trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế
- 4. Nội dung hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá khớp hợp đồng và thực tế
- 5. Thuế suất đúng: 0%, 5%, 10% hoặc 8% nếu thuộc nhóm được giảm đến hết 31/12/2026
- 6. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) thanh toán không dùng tiền mặt
Ngoài 6 điểm trên, hãy để ý ngày lập hoá đơn có phù hợp với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ hay không. Hoá đơn lập lệch kỳ dễ gây chênh lệch khi đối chiếu tờ khai.
2. Điểm 1: Thông tin người mua
Lỗi phổ biến nhất của công ty một người là hoá đơn ghi tên cá nhân chủ DN, hoặc tên công ty viết tắt, thiếu chữ. Cách phòng tránh: gửi trước cho người bán một "thẻ thông tin xuất hoá đơn" và lưu sẵn trong điện thoại.
| Trường thông tin | Nội dung cần ghi | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Tên đơn vị | Tên đầy đủ theo Giấy chứng nhận ĐKDN | Viết tắt, sai chính tả |
| Mã số thuế | MST 10 số của công ty | Ghi MST cá nhân chủ DN |
| Địa chỉ | Địa chỉ trụ sở theo đăng ký mới nhất | Dùng địa chỉ cũ sau khi đổi trụ sở |
| Email nhận hoá đơn | Email công ty dùng riêng cho hoá đơn | Gửi về email cá nhân, thất lạc |
| Hình thức thanh toán | Chuyển khoản | Ghi tiền mặt dù đã chuyển khoản |
3. Điểm 2 và 3: Kiểm tra người bán và tra cứu hoá đơn
- 1Tra MST người bán
Kiểm tra tình trạng hoạt động của MST trên cổng thông tin của cơ quan thuế.
- 2Tra cứu hoá đơn
Đăng nhập cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, tìm theo MST người bán, ký hiệu, số hoá đơn.
- 3So nội dung
Đối chiếu số tiền, thuế suất, ngày lập với file PDF/XML nhận được.
- 4Lưu kết quả
Lưu file XML, PDF vào thư mục hoá đơn mua vào của tháng.
Với nhà cung cấp mới hoặc giao dịch giá trị lớn, nên kiểm tra kỹ hơn trước khi chuyển tiền. Xem thêm tra cứu hoá đơn điện tử trên cổng cơ quan thuế.
4. Điểm 6: Thanh toán không dùng tiền mặt
Theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực 01/07/2025), hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ví dụ minh hoạ: công ty mua máy tính 22 triệu đồng, gồm thuế GTGT 10% là 2 triệu.
Ví dụ minh hoạ, thuế suất 10%. Chuyển khoản nên đi từ tài khoản công ty sang tài khoản người bán.
Xem dạng bảng
| Chuyển khoản từ TK công ty | Trả tiền mặt | |
|---|---|---|
| Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ | 2.000.000đ | 0đ |
| Thuế GTGT không được khấu trừ | 0đ | 2.000.000đ |
Nếu đã lỡ trả tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, phần thuế GTGT đầu vào đó không được khấu trừ; kế toán sẽ xử lý theo quy định hiện hành khi lập tờ khai. Bài học cho các lần sau là thống nhất với người bán ngay từ báo giá: thanh toán chuyển khoản, ghi rõ số tài khoản người bán trên hợp đồng hoặc đề nghị thanh toán.
Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân chủ DN cũng dễ gây tranh cãi khi kiểm tra. Hãy thanh toán từ tài khoản công ty, ghi nội dung chuyển khoản có số hoá đơn.
5. Điểm 4 và 5: Nội dung và thuế suất
Nội dung hoá đơn phải phản ánh đúng thứ bạn mua. Hoá đơn ghi chung chung như "hàng hoá", "dịch vụ" mà không có hợp đồng, báo giá đi kèm sẽ khó giải trình. Về thuế suất, chính sách giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% được kéo dài đến hết 31/12/2026 cho một số nhóm hàng hoá, dịch vụ, trừ nhóm loại trừ; nếu thấy hoá đơn áp sai thuế suất, đề nghị người bán điều chỉnh.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, nên xử lý hoá đơn sai ngay trong tháng nhận được. Để qua quý, người bán có thể đã khai thuế, việc điều chỉnh mất nhiều thời gian hơn. Tham khảo sơ đồ xử lý hoá đơn điện tử sai sót.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn ghi thiếu chữ trong tên công ty có hợp lệ không?
Sai sót thông tin người mua nên được người bán điều chỉnh theo quy định về hoá đơn điện tử. Đừng chờ đến cuối năm mới xử lý.
Mua hàng 4,5 triệu trả tiền mặt có được khấu trừ thuế không?
Ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt là hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT). Tuy vậy, nên tránh chia nhỏ hoá đơn để né ngưỡng vì dễ bị xem xét.
Người bán ngừng hoạt động sau khi xuất hoá đơn thì sao?
Hãy lưu đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng từ giao nhận để chứng minh giao dịch thật. Trường hợp cụ thể cần xem xét theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra hoá đơn đầu vào không?
Có. Đội ngũ ACCA kiểm tra thông tin, tình trạng người bán và chứng từ thanh toán của hoá đơn đầu vào trước khi đưa vào tờ khai.
Mỗi hoá đơn đúng là một khoản thuế được giữ lại
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) kiểm tra hoá đơn đầu vào hằng tháng cho công ty một người, báo sớm hoá đơn cần điều chỉnh.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
