Nội dung bài viết
Một hoá đơn đầu vào trông hợp lệ trên file PDF vẫn có thể đã bị thay thế, điều chỉnh hoặc huỷ trên hệ thống của cơ quan thuế. Tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng hoá đơn điện tử của ngành thuế là bước kiểm tra nhanh nhất trước khi hạch toán và kê khai khấu trừ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn từng bước, giải thích các trạng thái thường gặp và việc cần làm với từng trạng thái.
1. Vì sao kế toán phải tra cứu hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp (NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025), và dữ liệu hoá đơn được lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Bản PDF nhà cung cấp gửi qua email chỉ là bản thể hiện; trạng thái thật của hoá đơn nằm trên hệ thống. Tra cứu giúp bạn phát hiện ba rủi ro:
- Hoá đơn đã bị người bán thay thế hoặc huỷ nhưng bạn vẫn giữ bản cũ để kê khai.
- Hoá đơn đã bị điều chỉnh tăng/giảm, số tiền trên sổ không còn đúng.
- Thông tin trên bản PDF không khớp dữ liệu gốc (số tiền, mã số thuế người mua).
2. Tra cứu hóa đơn điện tử từng bước
Có hai cách: tra cứu từng hoá đơn không cần đăng nhập, và tra cứu danh sách khi đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp. Giao diện cổng có thể thay đổi theo thời gian, hãy đối chiếu với màn hình thực tế.
- 1Truy cập cổng
Mở cổng hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.
- 2Chọn mục tra cứu
Vào chức năng tra cứu hoá đơn, chọn nhóm hoá đơn mua vào.
- 3Lọc theo kỳ
Chọn khoảng ngày lập trong tháng cần kiểm tra; nếu nhiều hoá đơn, chia nhỏ khoảng ngày.
- 4Xem trạng thái
Xem cột trạng thái và kết quả kiểm tra của từng hoá đơn.
- 5Xuất danh sách
Xuất file Excel để đối chiếu với sổ chi tiết và lưu làm bằng chứng.
Với tra cứu đơn lẻ không đăng nhập, bạn nhập các thông tin như mã số thuế người bán, ký hiệu, số hoá đơn, số tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã xác nhận theo yêu cầu của trang. Cách này phù hợp khi kiểm tra một hoá đơn giá trị lớn trước khi thanh toán.
3. Các trạng thái thường gặp và việc cần làm
| Trạng thái (tên có thể khác theo phiên bản cổng) | Ý nghĩa | Việc kế toán cần làm |
|---|---|---|
| Hoá đơn mới | Hoá đơn gốc, chưa bị tác động | Đối chiếu số tiền, MST với sổ; hạch toán bình thường |
| Hoá đơn thay thế | Hoá đơn lập để thay hoá đơn sai trước đó | Hạch toán theo hoá đơn thay thế, lưu kèm hoá đơn bị thay |
| Hoá đơn điều chỉnh | Điều chỉnh tăng/giảm cho hoá đơn gốc | Ghi bút toán điều chỉnh đúng kỳ, cập nhật thuế GTGT đầu vào |
| Đã bị thay thế | Hoá đơn này không còn hiệu lực sử dụng | Loại khỏi kê khai, yêu cầu người bán gửi hoá đơn thay thế |
| Đã bị điều chỉnh | Hoá đơn có hoá đơn điều chỉnh kèm theo | Tìm hoá đơn điều chỉnh tương ứng, không kê khai thiếu |
| Đã bị huỷ | Hoá đơn bị huỷ trên hệ thống | Không hạch toán, không kê khai; liên hệ người bán |
Ngoài trạng thái hoá đơn, cổng còn hiển thị kết quả kiểm tra (ví dụ đã cấp mã, đã nhận hoá đơn không mã). Hoá đơn có mã mà chưa có mã cơ quan thuế, hoặc kết quả kiểm tra bất thường, cần hỏi lại người bán trước khi thanh toán.
- Hoá đơn mới92%
- Thay thế/điều chỉnh5%
- Đã bị thay thế/điều chỉnh2%
- Đã bị huỷ1%
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp giả định; dù chỉ 3% bất thường, đó vẫn là 6 hoá đơn cần xử lý trước khi kê khai.
Xem dạng bảng
| Hoá đơn mới | 92% |
| Thay thế/điều chỉnh | 5% |
| Đã bị thay thế/điều chỉnh | 2% |
| Đã bị huỷ | 1% |
4. Dùng Excel và AI để rà trạng thái nhanh hơn
Khi đã xuất danh sách hoá đơn ra Excel, bạn có thể lọc ngay các trạng thái cần chú ý. Trợ lý AI giúp viết công thức hoặc truy vấn nếu bạn chỉ mô tả tên cột, không cần dán dữ liệu thật.
| Mục đích | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Đánh dấu bất thường | “File Excel có cột Trạng thái và Kết quả kiểm tra. Viết công thức thêm cột Cảnh báo = 'Xem lại' nếu trạng thái khác 'Hoá đơn mới'.” |
| Tổng hợp theo người bán | “Hướng dẫn tạo Pivot Table đếm số hoá đơn bất thường theo cột MST người bán.” |
| Soạn email | “Viết email lịch sự đề nghị nhà cung cấp gửi hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã bị huỷ, có chỗ trống điền số hoá đơn.” |
Không dán danh sách hoá đơn có tên, MST đối tác, số tiền lên công cụ AI công cộng. Nếu cần xử lý tự động trên dữ liệu thật, hãy dùng công cụ nội bộ được doanh nghiệp phê duyệt. Xem thêm cách ẩn danh dữ liệu trước khi dùng AI.
Ví dụ minh hoạ: giả định 2 phút/hoá đơn khi tra đơn lẻ; số thực tế phụ thuộc tốc độ cổng và kinh nghiệm.
Xem dạng bảng
| Tra cứu đơn lẻ từng hoá đơn | 400 phút |
| Xuất danh sách + lọc thủ công | 60 phút |
| Xuất danh sách + công thức cảnh báo | 20 phút |
5. Lịch tra cứu hằng tháng gợi ý
- Tra cứu hoá đơn giá trị lớn trước khi thanh toán
- Cuối tháng: xuất danh sách hoá đơn mua vào, lọc trạng thái bất thường
- Trước khi lập tờ khai GTGT: tra lại lần cuối các hoá đơn đã kê khai
- Lưu file xuất từ cổng vào thư mục chứng từ của kỳ
- Ghi nhận nhà cung cấp hay phát sinh hoá đơn thay thế, huỷ để theo dõi
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều khoản thuế GTGT bị loại khi kiểm tra xuất phát từ hoá đơn đã bị thay thế mà kế toán không biết. Bước tra cứu cuối tháng nên kết hợp với đối chiếu hoá đơn đầu vào với sổ sách.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thấy hoá đơn hợp lệ thì có chắc được khấu trừ thuế không?
Chưa chắc. Tra cứu chỉ xác nhận trạng thái hoá đơn. Để được khấu trừ còn cần điều kiện khác như giao dịch có thật, thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên và hồ sơ đầy đủ.
Nên tra cứu vào thời điểm nào?
Nên tra cứu hai lần: khi nhận hoá đơn giá trị lớn, trước khi thanh toán; và cuối tháng, trước khi lập tờ khai GTGT, để bắt các hoá đơn bị thay thế, huỷ sau khi nhận.
Không đăng nhập được cổng hoá đơn thì làm sao?
Kiểm tra lại tài khoản do cơ quan thuế cấp khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Nếu quên mật khẩu, làm theo chức năng khôi phục trên cổng hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ tra cứu, đối chiếu hoá đơn đầu vào hằng tháng không?
Có. Trong dịch vụ kế toán trọn gói, ACCA rà trạng thái hoá đơn, đối chiếu với sổ sách và báo doanh nghiệp danh sách hoá đơn cần yêu cầu nhà cung cấp xử lý.
Hoá đơn đầu vào sạch trước mỗi kỳ kê khai
ACCA Consulting VN tra cứu, đối chiếu hoá đơn và lập tờ khai thuế hằng kỳ cho doanh nghiệp. Liên hệ để nhận báo giá dịch vụ kế toán phù hợp.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
