Nội dung bài viết
Hoá đơn điện tử về email, sao kê tải từ ngân hàng, hợp đồng ký số qua ứng dụng: chứng từ của công ty một người gần như đã số hoá hết. Vấn đề là chúng nằm rải rác khắp nơi. Lưu trữ chứng từ điện tử có hệ thống giúp bạn tìm lại trong một phút khi kế toán hoặc cơ quan thuế cần. ACCA Consulting Vietnam chia sẻ mẫu thư mục và quy tắc đặt tên dùng được ngay.
1. Vì sao cần lưu trữ chứng từ điện tử có quy tắc
Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Mười năm là khoảng thời gian đủ dài để bạn đổi máy tính, đổi email, đổi nhà cung cấp lưu trữ đám mây vài lần. Không có quy tắc, file sẽ thất lạc.
- Khi quyết toán, kế toán cần đủ chứng từ của 12 tháng.
- Khi nhận đề nghị giải trình, bạn phải nộp đúng hoá đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
- Khi bán công ty hoặc gọi vốn, bên mua sẽ xem hồ sơ nhiều năm.
2. Mẫu cây thư mục theo năm – tháng – loại chứng từ
Cấu trúc dưới đây phù hợp với công ty một người khai thuế theo quý. Bạn tạo một lần cho mỗi năm, sau đó chỉ việc thả file vào đúng chỗ.
| Cấp | Tên thư mục | Nội dung |
|---|---|---|
| 1 | 2026 | Toàn bộ chứng từ năm tài chính 2026 |
| 2 | 2026/01 … 2026/12 | Tách 12 tháng, mỗi tháng các thư mục con bên dưới |
| 3 | 01_HD-ban-ra | File XML và PDF hoá đơn đầu ra |
| 3 | 02_HD-mua-vao | File XML và PDF hoá đơn đầu vào |
| 3 | 03_Ngan-hang | Sao kê tháng, uỷ nhiệm chi, chứng từ nộp thuế |
| 3 | 04_Hop-dong | Hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu |
| 3 | 05_Khac | Bảng kê mua hàng, chứng từ chi nhỏ, ghi chú |
| 2 | 2026/Thue | Tờ khai, thông báo của cơ quan thuế theo quý |
| 2 | 2026/Nam | Báo cáo tài chính, quyết toán, biên bản đối chiếu |
3. Quy tắc đặt tên file
Quy tắc gợi ý: NgàyThángNăm_Loại_ĐốiTác_Số_SốTiền, viết không dấu, dùng gạch dưới. Ngày đặt đầu theo dạng năm-tháng-ngày để file tự sắp xếp đúng thứ tự.
| Loại chứng từ | Tên file mẫu |
|---|---|
| Hoá đơn bán ra | 20261015_HDBR_CongTyMinhAn_00000123_22000000.pdf |
| Hoá đơn mua vào | 20261020_HDMV_NhaCungCapPhanMem_00004567_5500000.xml |
| Sao kê ngân hàng | 202610_SaoKe_TaiKhoanVND.pdf |
| Hợp đồng | 20261001_HopDong_CongTyMinhAn_TuVan.pdf |
| Chứng từ nộp thuế | 20261030_NopThue_GTGT_Q3-2026.pdf |
- Luôn giữ cả file XML của hoá đơn điện tử, không chỉ bản PDF.
- Không dùng tên kiểu "scan1", "hoadon moi", "final-final".
- Một file một chứng từ; tránh gộp nhiều hoá đơn vào một PDF.
Mẹo giữ quy tắc lâu dài
Quy tắc chỉ có ích khi bạn dùng nó mỗi tuần. Hãy tạo một thư mục 00_Inbox để thả tạm mọi file mới, rồi dành 15 phút cuối tuần đổi tên và chuyển vào đúng tháng. Với hoá đơn gửi qua email, đặt bộ lọc tự gắn nhãn "Hoá đơn" để không bị lẫn với thư quảng cáo. Cuối tháng, đếm số hoá đơn trong thư mục và so với danh sách trên cổng tra cứu hoá đơn của cơ quan thuế; nếu thiếu, tải bổ sung ngay khi người bán còn dễ liên hệ.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, chủ DN giữ được nhịp này thì cuối năm gần như không còn chứng từ thất lạc, và việc quyết toán chỉ mất vài buổi trao đổi.
4. Khối lượng file mỗi tháng và cách sao lưu
- Hoá đơn mua vào40%
- Ngân hàng, nộp thuế25%
- Hoá đơn bán ra20%
- Hợp đồng, khác15%
Ví dụ minh hoạ, tỷ lệ thực tế tuỳ hoạt động của từng công ty.
Xem dạng bảng
| Hoá đơn mua vào | 40% |
| Ngân hàng, nộp thuế | 25% |
| Hoá đơn bán ra | 20% |
| Hợp đồng, khác | 15% |
Áp dụng nguyên tắc sao lưu 3-2-1: giữ 3 bản, trên 2 loại nơi lưu khác nhau, trong đó 1 bản ở ngoài máy làm việc. Ví dụ: bản làm việc trên máy tính, bản đồng bộ trên dịch vụ đám mây của công ty, bản sao lưu ổ cứng ngoài mỗi quý.
- 1Tạo khung năm
Tạo thư mục năm và 12 tháng theo template.
- 2Gom nguồn
Tải hoá đơn từ email và cổng tra cứu hoá đơn, sao kê từ ngân hàng.
- 3Đổi tên hàng loạt
Đặt tên theo quy tắc cho các file của tháng hiện tại.
- 4Bật đồng bộ
Đồng bộ thư mục lên tài khoản đám mây đứng tên công ty.
- 5Chia sẻ có kiểm soát
Cấp quyền phù hợp cho kế toán, thu hồi khi kết thúc hợp tác.
Xem thêm quy tắc đặt tên file, thư mục chứng từ để mở rộng khi công ty có thêm nhân viên.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử có cần in ra giấy để lưu không?
Không bắt buộc in nếu bạn lưu đầy đủ bản điện tử, đặc biệt là file XML, và có thể tra cứu khi cần. Hãy bảo đảm khả năng truy xuất trong suốt thời hạn lưu trữ.
Chứng từ phải lưu trong bao lâu?
Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Một số tài liệu khác có thời hạn theo quy định hiện hành.
Dùng Google Drive hay OneDrive cá nhân được không?
Nên dùng tài khoản đứng tên công ty để tránh mất quyền truy cập khi đổi email cá nhân. Bật xác thực hai lớp và sao lưu định kỳ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ sắp xếp lại chứng từ cũ không?
Có. Đội ngũ ACCA hỗ trợ rà soát, phân loại chứng từ các kỳ trước và chỉ ra chứng từ còn thiếu cần bổ sung.
Gọn chứng từ hôm nay, nhẹ quyết toán cuối năm
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp solopreneur dựng thư mục chứng từ số và kiểm tra tính đầy đủ hằng tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
