Nội dung bài viết
Chủ công ty một người thường phân vân giữa tự làm hết để tiết kiệm và giao hết cho kế toán để yên tâm. Cách hợp lý hơn là chia việc theo năng lực và rủi ro. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam đưa ra ma trận phân công kế toán cho công ty nhỏ, giúp bạn giảm phí mà sổ sách vẫn đúng chuẩn.
1. Nguyên tắc chia việc: ai nắm thông tin gốc, ai nắm quy định
Chủ DN là người duy nhất biết một khoản chi có phục vụ kinh doanh hay không, khách nào chưa trả tiền, hợp đồng nào sắp ký. Kế toán nắm quy định, mẫu biểu và cách hạch toán. Vì vậy:
- Việc thu thập, giải thích nghiệp vụ: chủ DN tự làm.
- Việc hạch toán, lập tờ khai, báo cáo: giao cho người có chuyên môn.
- Việc phê duyệt, ký nộp: chủ DN giữ quyền quyết định cuối cùng.
2. Ma trận phân công kế toán cho công ty nhỏ
| Đầu việc | Chủ DN | Dịch vụ kế toán | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Xuất hoá đơn bán ra | Tự làm (nắm khách, giá) | Hướng dẫn mẫu, kiểm tra định kỳ | Mỗi lần bán |
| Gom hoá đơn đầu vào, hợp đồng | Tự làm, đưa vào thư mục chung | Kiểm tra tính hợp lệ | Hằng tuần |
| Ghi chú mục đích khoản chi | Tự làm | Phân loại chi phí | Hằng tuần |
| Tải sao kê ngân hàng | Tự làm | Đối chiếu với sổ | Hằng tháng |
| Hạch toán, ghi sổ | Không cần | Thực hiện | Hằng tháng |
| Lập tờ khai GTGT, TNCN, tạm tính TNDN | Đọc và duyệt | Lập và kiểm tra | Hằng quý |
| Ký nộp tờ khai | Ký hoặc uỷ quyền theo thoả thuận | Chuẩn bị file | Hằng quý |
| Báo cáo tài chính, quyết toán | Duyệt 3 con số chính | Lập và giải thích | Hằng năm |
3. Chi phí tham khảo khi giao phần chuyên môn
Khi chủ DN làm tốt phần thu thập chứng từ, khối lượng việc của dịch vụ giảm và phí phụ thuộc chủ yếu vào số hoá đơn, chứng từ mỗi tháng. Bảng giá ACCA cho nhóm thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên:
Bảng giá ACCA, áp dụng doanh nghiệp dưới 5 nhân viên; trên 100 hoá đơn, chứng từ: từ 4.000.000đ/tháng.
Xem dạng bảng
| Chưa phát sinh | 399.000đ |
| 1–15 | 800.000đ |
| 16–30 | 1.200.000đ |
| 31–50 | 1.800.000đ |
| 51–100 | 2.800.000đ |
Ví dụ minh hoạ: một công ty thiết kế mỗi tháng có khoảng 8 hoá đơn bán ra và 6 hoá đơn mua vào, tổng 14 chứng từ, thuộc mức 1–15 với phí 800.000đ/tháng. Nếu chủ DN gửi chứng từ đúng hạn và có ghi chú, kế toán không phải hỏi lại nhiều lần, chu kỳ khai quý diễn ra nhanh hơn.
Phần chủ DN tự làm tốt sẽ tiết kiệm bao nhiêu thời gian?
Phần chủ DN tự làm thường chỉ mất khoảng 15–30 phút mỗi tuần nếu có thói quen: chụp hoặc tải hoá đơn ngay khi mua, ghi một dòng mục đích chi, chuyển tiền bằng tài khoản công ty. Ngược lại, nếu dồn đến cuối quý mới tìm chứng từ, bạn có thể mất cả ngày lục email và tin nhắn, chưa kể những hoá đơn không lấy lại được. Đây là chi phí ẩn lớn hơn nhiều so với phí dịch vụ.
Khi nào nên giao thêm việc
- Số hoá đơn, chứng từ vượt 30 mỗi tháng và bạn bắt đầu bỏ sót.
- Bắt đầu có khách hàng hoặc nhà cung cấp nước ngoài.
- Tuyển nhân viên đầu tiên, phát sinh tiền lương, bảo hiểm và thuế TNCN.
- Nhận thông báo đề nghị giải trình từ cơ quan thuế.
4. Quy trình phối hợp hằng tháng
- 1Thứ Sáu hằng tuần
Chủ DN đưa hoá đơn, hợp đồng mới vào thư mục chung, ghi chú mục đích chi.
- 2Ngày 5 tháng sau
Chủ DN tải sao kê ngân hàng tháng trước gửi kế toán.
- 3Ngày 10
Kế toán gửi danh sách chứng từ thiếu hoặc cần bổ sung.
- 4Tháng đầu quý
Kế toán gửi tờ khai nháp, chủ DN duyệt và ký nộp trước hạn.
- 5Tháng 2–3 năm sau
Kế toán lập báo cáo tài chính, quyết toán; chủ DN đọc và duyệt.
5. Những việc không nên tự làm nếu chưa chắc
- Rút tiền công ty cho mục đích cá nhân hoặc chia lợi nhuận
- Ký hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp nước ngoài
- Điều chỉnh, thay thế hoá đơn đã gửi khách
- Trả lời thông báo đề nghị giải trình của cơ quan thuế
- Tuyển nhân viên đầu tiên và đóng bảo hiểm
Nếu muốn tự làm nhiều hơn, bạn có thể tham khảo so sánh phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán để chọn mô hình phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Tôi tự lập tờ khai được không, chỉ thuê làm báo cáo tài chính cuối năm?
Được, nhưng khi đó cuối năm kế toán phải rà lại toàn bộ chứng từ cả năm, dễ phát hiện sai sót muộn. Nhiều chủ DN chọn gói khai báo thuế định kỳ để sửa lỗi ngay trong quý.
Giao việc cho dịch vụ kế toán thì chủ DN có còn chịu trách nhiệm không?
Có. Doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về số liệu đã ký nộp. Vì vậy bước đọc và duyệt tờ khai rất quan trọng.
Bao nhiêu chứng từ mỗi tháng thì nên thuê dịch vụ?
Không có ngưỡng bắt buộc. Khi bạn bắt đầu mất nhiều giờ mỗi quý cho giấy tờ hoặc không chắc về quy định, thuê ngoài thường hiệu quả hơn.
ACCA Consulting Vietnam có nhận gói chỉ khai báo thuế không?
Có. Gói thấp nhất chỉ khai báo thuế từ 399.000đ/tháng; đội ngũ ACCA tư vấn chuyển sang gói trọn gói khi khối lượng chứng từ tăng.
Chia việc kế toán hợp lý cho công ty một người
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) thiết kế quy trình phối hợp để bạn tự làm phần dễ, giao phần chuyên môn. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, hỗ trợ từ xa.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
