Nội dung bài viết
Nhiều chủ công ty một người nghĩ: mua phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ rồi tự làm là tiết kiệm nhất. Điều đó đúng với một số người, nhưng phần mềm không tự biết chứng từ nào hợp lệ hay tờ khai nào đến hạn. ACCA Consulting Vietnam so sánh hai lựa chọn từ góc nhìn của chính người chủ phải bỏ thời gian.
1. Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ làm được gì, không làm được gì
Phần mềm giúp bạn ghi nhận chứng từ, tự kết chuyển, lên sổ và in báo cáo. Nhiều phần mềm còn kết nối hoá đơn điện tử, ngân hàng. Nhưng phần mềm không quyết định thay bạn: khoản chi này có được trừ không, hạch toán vào tài khoản nào, tờ khai nào phải nộp trong kỳ, thuế suất nào áp dụng.
- Phần mềm làm tốt: tính toán, tổng hợp, in sổ, lưu dữ liệu, giảm nhập tay.
- Bạn vẫn phải làm: phân loại chứng từ, chọn tài khoản, kiểm tra điều kiện chi phí, lập và nộp tờ khai, theo dõi thay đổi quy định.
- Rủi ro thường gặp: hạch toán sai từ đầu, cuối năm số liệu không khớp nhưng không biết sai ở đâu.
2. So sánh tự làm và thuê dịch vụ theo 6 tiêu chí
| Tiêu chí | Tự làm trên phần mềm | Thuê dịch vụ kế toán |
|---|---|---|
| Thời gian của chủ mỗi tháng | Nhiều: nhập liệu, kiểm tra, lập tờ khai | Ít: chuyển chứng từ, trả lời câu hỏi |
| Kiến thức cần có | Nguyên lý kế toán, quy định thuế, cách lập tờ khai | Hiểu cơ bản để kiểm soát và ra quyết định |
| Rủi ro sai sót | Tuỳ năng lực người làm, khó tự phát hiện | Có người chuyên môn rà soát |
| Cập nhật quy định | Tự theo dõi | Đơn vị dịch vụ cập nhật |
| Chi phí bằng tiền | Phí phần mềm, chữ ký số, đào tạo | Phí dịch vụ theo số chứng từ |
| Phù hợp khi | Có nền tảng kế toán, ít giao dịch, muốn tự kiểm soát | Muốn tập trung kinh doanh, giao dịch tăng dần |
Nếu bạn đang so sánh với việc tuyển kế toán nội bộ, đó là bài toán khác, xem bài thuê dịch vụ kế toán hay tuyển kế toán. Ở đây, người “nhân viên kế toán” là chính bạn.
3. Tổng chi phí năm: đừng quên giá trị thời gian của bạn
Giả định công ty thương mại – dịch vụ một người có 10 hoá đơn, chứng từ mỗi tháng. Bạn tự làm mất khoảng 8 giờ/tháng (gồm cả học và sửa lỗi), và mỗi giờ của bạn nếu dùng cho khách hàng tạo ra 300.000 đồng. Thuê dịch vụ, bạn mất khoảng 1 giờ/tháng để gửi chứng từ.
Ví dụ minh hoạ giả định: phí phần mềm 3 triệu đồng/năm; thời gian 8 giờ và 1 giờ/tháng × 300.000 đồng/giờ. Phí dịch vụ theo bảng giá ACCA nhóm thương mại – dịch vụ 1–15 chứng từ: 800.000đ/tháng.
Xem dạng bảng
| Tự làm trên phần mềm | Thuê dịch vụ ACCA | |
|---|---|---|
| Phí phần mềm hoặc dịch vụ | 3.000.000đ | 9.600.000đ |
| Giá trị thời gian của chủ | 28.800.000đ | 3.600.000đ |
| Tổng chi phí năm | 31.800.000đ | 13.200.000đ |
Trong ví dụ, tự làm rẻ hơn về tiền mặt nhưng đắt hơn khi tính thời gian. Nếu công ty chưa phát sinh giao dịch, gói chỉ khai báo thuế từ 399.000đ/tháng còn thấp hơn nữa. Ngược lại, nếu bạn vốn là kế toán và giờ của bạn không bị “đánh đổi”, tự làm hoàn toàn hợp lý.
4. Rủi ro khi tự làm: cái giá của một lần sai
Sai sót kế toán thường không lộ ngay. Nó lộ khi quyết toán năm, khi ngân hàng xin báo cáo tài chính, hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra. Nộp chậm tờ khai từ 1 đến 30 ngày, tổ chức có thể bị phạt 2–5 triệu đồng theo NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung; nếu chậm nộp thuế còn có tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
- Hiểu nguyên lý ghi sổ kép và hệ thống tài khoản
- Biết kỳ khai GTGT của công ty (tháng hay quý) và hạn nộp
- Biết điều kiện để chi phí được trừ và hoá đơn đầu vào hợp lệ
- Có thời gian cố định mỗi tháng cho kế toán
- Biết lập báo cáo tài chính năm và quyết toán TNDN
- Có người chuyên môn để hỏi khi gặp tình huống lạ
5. Phương án lai: tự ghi chép, thuê dịch vụ phần chuyên môn
- 1Bạn giữ
Xuất hoá đơn, thu tiền, lưu chứng từ, cập nhật bảng tính quản trị.
- 2Dịch vụ làm
Hạch toán, lập tờ khai, báo cáo tài chính, quyết toán.
- 3Cùng kiểm tra
Mỗi quý đối chiếu số liệu bảng tính với sổ kế toán.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, phương án lai giúp chủ doanh nghiệp vẫn nắm số liệu hằng ngày mà không phải đối mặt với phần quy định thay đổi liên tục.
Điều kiện để phương án lai chạy tốt là quy ước rõ ràng ngay từ đầu: chứng từ gửi theo thư mục tháng, hạn gửi cố định (ví dụ ngày 5 tháng sau), và một đầu mối trả lời câu hỏi của kế toán trong 2 ngày làm việc. Khi giao dịch tăng hoặc bạn bắt đầu tuyển nhân viên, chỉ cần nâng gói theo số chứng từ thay vì đổi toàn bộ cách làm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty một người có bắt buộc dùng phần mềm kế toán không?
Doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán theo quy định hiện hành; việc dùng phần mềm hay hình thức sổ khác tuỳ lựa chọn. Thuê dịch vụ thì đơn vị dịch vụ thường dùng phần mềm của họ.
Tự làm vài tháng rồi chuyển sang thuê dịch vụ có được không?
Được. Đơn vị dịch vụ sẽ rà soát số liệu đã ghi để nối tiếp; nếu có sai sót trước đó cần điều chỉnh theo quy định.
Thuê dịch vụ thì chủ doanh nghiệp còn phải làm gì?
Cung cấp chứng từ đầy đủ, đúng hạn và trả lời câu hỏi về giao dịch. Trách nhiệm về tính trung thực của chứng từ vẫn thuộc doanh nghiệp.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ công ty đang tự làm kế toán không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) rà soát sơ bộ miễn phí sổ sách bạn đã tự làm và đề xuất gói dịch vụ phù hợp số chứng từ.
Giữ thời gian cho việc tạo ra doanh thu
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc cho công ty một người. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
