Nội dung bài viết
Người làm một mình không có phòng hành chính, nên bộ công cụ cho solopreneur chính là “nhân viên” vô hình giữ cho hoá đơn, tiền và hạn nộp không bị sót. Bài này của ACCA Consulting Vietnam vẽ bản đồ công cụ theo chức năng, tiêu chí chọn, chi phí tháng ước tính và cách nối chúng thành một luồng.
1. Bản đồ công cụ cho solopreneur theo 6 chức năng
Thay vì chạy theo tên phần mềm, hãy nhìn theo chức năng. Mỗi chức năng chỉ cần một công cụ chính; càng ít công cụ, càng ít chỗ để quên.
| Chức năng | Nhóm công cụ | Việc nó giải quyết |
|---|---|---|
| Hoá đơn | Phần mềm hoá đơn điện tử | Xuất hoá đơn bán ra, tra cứu hoá đơn đầu vào |
| Ngân hàng | Ngân hàng số của tài khoản công ty, thẻ công ty | Thu chi, sao kê, thanh toán quảng cáo, phần mềm |
| Chữ ký số | Chữ ký số (token hoặc ký từ xa) | Ký tờ khai, hoá đơn, hồ sơ điện tử |
| Lưu trữ | Lưu trữ đám mây có phân quyền | Thư mục chứng từ theo năm/tháng, hợp đồng |
| Quản lý số liệu | Bảng tính trực tuyến hoặc phần mềm kế toán | Theo dõi thu, chi, công nợ, thuế dự kiến |
| Nhắc hạn | Lịch điện tử, email có bộ lọc | Nhắc hạn nộp tờ khai, hạn thanh toán, gia hạn chữ ký số |
Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp theo NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025), nên đây là công cụ không thể bỏ qua. Các nhóm còn lại tuỳ quy mô, nhưng người làm một mình nên có đủ cả sáu.
2. Sơ đồ kết nối: dữ liệu đi qua các công cụ thế nào
- 1Phát sinh giao dịch
Bạn xuất hoá đơn bán ra hoặc nhận hoá đơn mua vào trên phần mềm hoá đơn.
- 2Tiền chạy qua ngân hàng
Khách chuyển khoản vào tài khoản công ty, bạn thanh toán bằng thẻ công ty.
- 3Gom về thư mục
Hoá đơn PDF/XML và sao kê được lưu vào thư mục tháng trên đám mây.
- 4Cập nhật bảng tính
Ghi từng dòng thu, chi, công nợ vào bảng tính quản lý tài chính.
- 5Lịch nhắc hạn
Lịch điện tử nhắc ngày gửi chứng từ cho kế toán và hạn nộp tờ khai.
- 6Kế toán xử lý
Kế toán hoặc dịch vụ kế toán lấy dữ liệu từ thư mục để lập tờ khai, sổ sách.
Điểm nối quan trọng nhất là thư mục chứng từ trung tâm. Nếu mọi công cụ đều “đổ” về một chỗ với cùng quy tắc đặt tên, việc bàn giao cho kế toán chỉ mất vài phút. Xem cách tổ chức thư mục ở bài lưu trữ chứng từ số cho solopreneur.
3. Tiêu chí chọn công cụ cho người làm một mình
- Có xuất dữ liệu ra Excel/CSV/PDF dễ dàng để chuyển cho kế toán không?
- Có xác thực hai lớp và phân quyền cho người hỗ trợ (kế toán) không?
- Dữ liệu lưu ở đâu, có chính sách sao lưu rõ ràng không?
- Chi phí theo tháng hay theo năm, có tăng theo số hoá đơn, người dùng không?
- Có hoá đơn tên công ty cho chính khoản phí sử dụng không?
- Dùng được trên điện thoại khi đi công tác không?
- Nếu ngừng dùng, có lấy lại toàn bộ dữ liệu được không?
Với dữ liệu tài chính, hãy ưu tiên bảo mật hơn tiện lợi: không chia sẻ mật khẩu ngân hàng, chữ ký số qua tin nhắn, và không đưa sao kê, hợp đồng lên công cụ trực tuyến công cộng không rõ chính sách dữ liệu.
4. Chi phí tháng ước tính của bộ công cụ
Chi phí thực tế khác nhau rất nhiều tuỳ nhà cung cấp và gói. Biểu đồ dưới chỉ là ví dụ minh hoạ cách một solopreneur lập ngân sách công cụ, không phải bảng giá thị trường.
Ví dụ minh hoạ giả định cho công ty một người; riêng gói dịch vụ kế toán là giá ACCA (chỉ khai báo thuế, từ 399.000đ/tháng).
Xem dạng bảng
| Hoá đơn điện tử (phân bổ theo tháng) | 100.000đ |
| Chữ ký số (phân bổ theo tháng) | 80.000đ |
| Lưu trữ đám mây | 60.000đ |
| Bảng tính, email tên miền | 150.000đ |
| Phí tài khoản, thẻ công ty | 50.000đ |
| Dịch vụ kế toán gói thấp nhất | 399.000đ |
Trong ví dụ, tổng khoảng 840.000 đồng/tháng cho toàn bộ hạ tầng số và kế toán. Con số này thường nhỏ hơn chi phí một lần nộp chậm tờ khai: phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế quá hạn 1–30 ngày với tổ chức là 2–5 triệu đồng theo NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
5. Bắt đầu trong một tuần
- Ngày 1–2: mở tài khoản và thẻ công ty, kích hoạt ngân hàng số.
- Ngày 3: đăng ký chữ ký số và hoá đơn điện tử (nếu chưa có).
- Ngày 4: tạo thư mục chứng từ trên đám mây, đặt quy tắc đặt tên.
- Ngày 5: tạo bảng tính quản lý tài chính, xem mẫu ở bài bảng tính 5 sheet.
- Ngày 6–7: đặt lịch nhắc hạn và cấp quyền xem thư mục cho kế toán.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chủ doanh nghiệp làm xong bảy ngày này thường giảm hẳn cảnh tìm hoá đơn lúc cuối quý.
Câu hỏi thường gặp
Solopreneur có cần phần mềm kế toán riêng không?
Không bắt buộc nếu đã thuê dịch vụ kế toán; bảng tính quản lý tài chính là đủ cho việc theo dõi hằng ngày. Nếu tự làm sổ sách, nên cân nhắc phần mềm kế toán.
Có nên dùng công cụ AI công cộng để đọc hoá đơn, sao kê không?
Không nên đưa dữ liệu tài chính nhạy cảm lên công cụ công cộng không rõ chính sách lưu trữ. Ưu tiên công cụ có cam kết bảo mật và phân quyền.
Chữ ký số có cần gia hạn không?
Chữ ký số có thời hạn sử dụng theo gói đăng ký. Nên đặt lịch nhắc trước ngày hết hạn ít nhất một tháng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ thiết lập bộ công cụ số không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hướng dẫn cấu trúc thư mục, bảng tính, lịch nhắc hạn và nhận dữ liệu từ các công cụ này để làm kế toán.
Công cụ gọn, kế toán nhẹ
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc, kết nối với bộ công cụ bạn đang dùng. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
