Nội dung bài viết
Laptop, máy ảnh, màn hình là “công cụ kiếm cơm” của người làm một mình. Câu hỏi mua hay thuê thiết bị không chỉ là chuyện giá, mà còn là dòng tiền tháng đầu, cách ghi chi phí và hồ sơ cần lưu. ACCA Consulting Vietnam phân tích ba phương án qua một ví dụ minh hoạ 3 năm để bạn tự tính cho trường hợp của mình.
1. Ba phương án: mua trả thẳng, trả góp, thuê
- Mua trả thẳng: chi một lần, thiết bị thuộc công ty ngay. Dòng tiền tháng đầu nặng nhất.
- Mua trả góp: thiết bị thuộc công ty, tiền chia đều nhiều tháng, có thể kèm lãi hoặc phí.
- Thuê: trả phí hằng tháng, hết hạn trả lại hoặc đổi máy mới; thường kèm bảo hành, thay thế.
Về kế toán, thiết bị mua về nếu đủ tiêu chuẩn tài sản cố định sẽ được trích khấu hao dần qua nhiều năm; nếu không đủ tiêu chuẩn thì ghi nhận là công cụ dụng cụ và phân bổ. Tiêu chuẩn giá trị và thời gian khấu hao áp dụng theo quy định hiện hành, kế toán sẽ xác định cụ thể cho từng thiết bị. Tiền thuê thì thường ghi nhận vào chi phí theo kỳ thuê.
2. Ví dụ minh hoạ: laptop 36 triệu đồng trong 3 năm
Giả định công ty thiết kế một người cần một laptop cấu hình cao giá 36 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT). Ba phương án như sau, tất cả là số giả định để minh hoạ cách tính:
| Hạng mục | Mua trả thẳng | Trả góp 12 tháng | Thuê 36 tháng |
|---|---|---|---|
| Tiền ra tháng đầu | 36.000.000 | 3.150.000 | 1.400.000 |
| Số tháng phải trả | 1 | 12 | 36 |
| Lãi, phí phát sinh | 0 | 1.800.000 | Đã gồm trong phí thuê |
| Tổng tiền ra 3 năm | 36.000.000 | 37.800.000 | 50.400.000 |
| Giá trị bán lại ước tính sau 3 năm | 10.000.000 | 10.000.000 | 0 (trả lại máy) |
| Chi phí ròng 3 năm | 26.000.000 | 27.800.000 | 50.400.000 |
Ví dụ minh hoạ giả định: giá máy 36 triệu đồng, phí thuê 1,4 triệu đồng/tháng. Phí thuê thực tế tuỳ nhà cung cấp.
Xem dạng bảng
| Mua trả thẳng | Thuê 36 tháng | |
|---|---|---|
| Hết năm 1 | 36.000.000đ | 16.800.000đ |
| Hết năm 2 | 36.000.000đ | 33.600.000đ |
| Hết năm 3 | 36.000.000đ | 50.400.000đ |
Trong ví dụ, thuê rẻ hơn ở năm đầu nhưng đắt hơn từ khoảng tháng thứ 26. Nếu bạn chắc chắn dùng máy hơn 2 năm và có sẵn tiền, mua thường kinh tế hơn. Nếu dòng tiền đang căng hoặc công việc cần đổi máy mới thường xuyên, thuê giúp giữ tiền mặt.
3. Mua hay thuê thiết bị: chọn theo tình huống
| Tình huống | Nên cân nhắc | Lý do |
|---|---|---|
| Có sẵn tiền, dùng lâu dài | Mua trả thẳng | Chi phí ròng thấp nhất, không ràng buộc hợp đồng |
| Doanh thu đều nhưng tiền mặt mỏng | Trả góp | Giữ tiền vận hành, vẫn sở hữu thiết bị |
| Dự án ngắn hạn, cần máy chuyên dụng | Thuê | Không phải bán lại thiết bị sau dự án |
| Công nghệ đổi nhanh, cần đời mới | Thuê | Đổi máy theo chu kỳ hợp đồng |
| Mới thành lập, chưa rõ doanh thu | Thuê hoặc trả góp | Giảm cam kết vốn ban đầu |
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, sai lầm hay gặp không nằm ở chọn mua hay thuê, mà ở chỗ thiết bị mua bằng tiền cá nhân rồi đem dùng cho công ty. Khi đó công ty không có hoá đơn, không có tài sản để khấu hao, còn chủ sở hữu thì không biết hạch toán khoản tiền đã bỏ ra. Đọc thêm bài dùng xe, điện thoại cá nhân cho công ty.
4. Hồ sơ cần lưu cho từng phương án
- Mua: hoá đơn tên công ty, chứng từ chuyển khoản (khoản từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào)
- Mua: biên bản giao nhận, phiếu bảo hành, số serial
- Trả góp: hợp đồng trả góp đứng tên công ty, lịch thanh toán, sao kê từng kỳ
- Thuê: hợp đồng thuê, hoá đơn tiền thuê hằng kỳ, biên bản bàn giao và trả máy
- Tất cả: sổ theo dõi tài sản, công cụ (tên, ngày mua, giá trị, nơi sử dụng)
- Khi thanh lý: biên bản thanh lý, hoá đơn bán lại nếu có
- 1Ước thời gian dùng
Bạn sẽ dùng thiết bị bao lâu: dưới 2 năm hay trên 3 năm?
- 2Tính chi phí ròng
Lấy tổng tiền ra trừ giá trị bán lại ước tính cho từng phương án.
- 3Kiểm tra dòng tiền
Số dư tài khoản công ty có đủ chi phí vận hành 3 tháng sau khi mua không?
- 4Hỏi kế toán
Xác định cách ghi nhận tài sản hoặc chi phí và hồ sơ cần lưu.
- 5Ký và lưu hồ sơ
Ký hợp đồng đứng tên công ty, lưu đủ chứng từ ngay ngày nhận máy.
5. Lưu ý thuế và kế toán khi mua hay thuê
Thuế GTGT đầu vào của thiết bị mua về có thể được khấu trừ nếu đủ điều kiện, trong đó có điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng. Với thuê, thuế GTGT trên phí thuê được xem xét theo từng hoá đơn. Thời gian khấu hao, phân bổ do kế toán xác định theo quy định hiện hành, nên đừng tự ghi toàn bộ 36 triệu đồng vào chi phí tháng mua.
Câu hỏi thường gặp
Laptop mua cho công ty có được ghi hết vào chi phí ngay không?
Tuỳ giá trị và tiêu chuẩn tài sản theo quy định hiện hành. Thường thiết bị sẽ được khấu hao hoặc phân bổ dần qua nhiều kỳ, kế toán sẽ xác định cụ thể.
Thuê thiết bị từ cá nhân có được không?
Có thể, nhưng hồ sơ phức tạp hơn vì liên quan hoá đơn và nghĩa vụ thuế của bên cho thuê theo quy định hiện hành. Nên hỏi kế toán trước khi ký.
Máy mua bằng tiền cá nhân trước khi lập công ty có đưa vào công ty được không?
Có các cách như góp vốn bằng tài sản hoặc bán cho công ty, mỗi cách có thủ tục riêng. Nên trao đổi với kế toán để chọn cách phù hợp.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập sổ theo dõi tài sản không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) lập sổ theo dõi tài sản, tính khấu hao và lưu hồ sơ thiết bị trong quá trình làm kế toán hằng tháng.
Tính đúng trước khi xuống tiền
Dịch vụ kế toán TP.HCM của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn so sánh phương án và ghi nhận tài sản đúng. Nhận tư vấn miễn phí lần đầu.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
