Nội dung bài viết
Với người bán hàng online vận hành một mình, chi phí quảng cáo Facebook, TikTok thường là khoản chi lớn nhất sau tiền hàng. Nhưng đây cũng là khoản dễ thiếu chứng từ nhất vì thanh toán qua thẻ, cho nền tảng nước ngoài. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp cách lưu hồ sơ thực tế để khoản chi này không “mất trắng” khi quyết toán.
1. Vì sao chi phí quảng cáo online hay thiếu chứng từ
Khác với mua hàng trong nước, khi chạy quảng cáo bạn thường không nhận được hoá đơn giấy hay hoá đơn điện tử Việt Nam ngay. Tiền bị trừ tự động khi chạm ngưỡng thanh toán, nhiều lần trong tháng. Nếu tài khoản quảng cáo đứng tên cá nhân và thẻ là thẻ cá nhân, công ty gần như không có gì để chứng minh khoản chi thuộc về mình.
Ba vấn đề hay gặp: tài khoản quảng cáo tạo bằng hồ sơ cá nhân, thẻ thanh toán cá nhân và không tải biên lai trước khi tài khoản bị khoá hoặc đổi người quản lý. Cách xử lý thuế đối với dịch vụ mua từ nhà cung cấp nước ngoài (thuế nhà thầu, hoá đơn) áp dụng theo quy định hiện hành; xem thêm bài mua dịch vụ nước ngoài và thuế nhà thầu.
2. Bộ chứng từ cho chi phí quảng cáo Facebook, TikTok
| Tài liệu | Lấy ở đâu | Mục đích |
|---|---|---|
| Thông tin doanh nghiệp trong tài khoản quảng cáo | Phần cài đặt thanh toán của trình quản lý quảng cáo | Biên lai thể hiện tên, mã số thuế, địa chỉ công ty |
| Biên lai/hoá đơn từng lần thanh toán | Mục lịch sử thanh toán, tải PDF | Chứng minh số tiền, thời điểm, tài khoản |
| Sao kê thẻ hoặc tài khoản công ty | Ngân hàng phát hành thẻ | Dấu vết tiền ra từ công ty |
| Báo cáo chiến dịch | Xuất file từ trình quản lý quảng cáo | Chứng minh quảng cáo phục vụ sản phẩm của công ty |
| Hoá đơn của đại lý (nếu mua qua đại lý) | Đại lý quảng cáo trong nước | Hoá đơn điện tử Việt Nam ghi tên công ty |
| Biên bản đối chiếu tỷ giá | Sao kê thẻ ghi số tiền quy đổi | Khớp số ngoại tệ với số VND bị trừ |
Nếu bạn chạy qua đại lý quảng cáo trong nước, hồ sơ thường đơn giản hơn: có hợp đồng, hoá đơn điện tử và chuyển khoản. Đổi lại, bạn cần kiểm tra kỹ đại lý xuất hoá đơn đúng số tiền và đúng kỳ.
3. Thiết lập đúng từ đầu: tài khoản, thẻ, thông tin xuất biên lai
- 1Mở thẻ công ty
Đăng ký thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng đứng tên công ty, chỉ dùng cho quảng cáo và phần mềm.
- 2Tạo tài khoản doanh nghiệp
Dùng trình quản lý doanh nghiệp của nền tảng, điền tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ công ty.
- 3Gắn thẻ công ty
Xoá thẻ cá nhân khỏi phương thức thanh toán để tránh bị trừ nhầm.
- 4Đặt lịch tải biên lai
Ngày cuối tháng tải toàn bộ biên lai và báo cáo chiến dịch về thư mục chung.
Thẻ công ty thanh toán quảng cáo cũng giúp tách bạch tiền: bạn biết chính xác mỗi tháng đã đốt bao nhiêu cho quảng cáo, thay vì lẫn trong chi tiêu cá nhân. Đây là điểm đội ngũ ACCA Consulting Vietnam luôn khuyên seller làm trong tuần đầu thành lập công ty.
4. Ví dụ minh hoạ: chi phí có hồ sơ và không có hồ sơ
Giả định một seller thời trang chi 40 triệu đồng/tháng cho quảng cáo, nửa năm đầu trả bằng thẻ cá nhân, nửa năm sau mới chuyển sang thẻ công ty.
Ví dụ minh hoạ giả định. Quý 1–2 dùng thẻ cá nhân, chỉ một phần mua qua đại lý có hoá đơn; quý 3–4 dùng thẻ công ty và tải biên lai hằng tháng.
Xem dạng bảng
| Tổng chi quảng cáo | Phần có đủ hồ sơ công ty | |
|---|---|---|
| Quý 1 | 120.000.000đ | 15.000.000đ |
| Quý 2 | 120.000.000đ | 30.000.000đ |
| Quý 3 | 120.000.000đ | 110.000.000đ |
| Quý 4 | 120.000.000đ | 118.000.000đ |
Trong ví dụ, 195 triệu đồng chi quảng cáo của hai quý đầu thiếu hồ sơ công ty. Với thuế suất TNDN 15% áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, phần chi phí có nguy cơ bị loại tương đương gần 29 triệu đồng thuế.
Bài học rút ra: chuyển sang thẻ công ty càng sớm càng tốt, và với các khoản đã lỡ trả bằng thẻ cá nhân, hãy gom ngay biên lai, sao kê, báo cáo chiến dịch rồi trao đổi với kế toán về hướng xử lý. Đừng xoá tài khoản quảng cáo cũ hay đổi người quản lý trước khi tải đủ lịch sử thanh toán, vì nhiều nền tảng chỉ cho tải lại biên lai khi bạn còn quyền truy cập.
5. Checklist chi phí quảng cáo cuối mỗi tháng
- Tải biên lai thanh toán của từng tài khoản quảng cáo
- Xuất báo cáo chiến dịch (tên chiến dịch, chi tiêu, thời gian)
- Tải sao kê thẻ công ty, khớp từng dòng với biên lai
- Ghi chú chênh lệch tỷ giá nếu thanh toán bằng ngoại tệ
- Kiểm tra hoá đơn đại lý (nếu có) đúng số tiền, đúng kỳ
- Đặt tên file theo mẫu: Nam-Thang_NenTang_SoTien
- Gửi thư mục cho kế toán trước ngày 5 tháng sau
Câu hỏi thường gặp
Chạy quảng cáo bằng thẻ cá nhân có ghi vào chi phí công ty được không?
Rủi ro cao vì tiền không đi ra từ tài khoản công ty. Nên chuyển sang thẻ công ty càng sớm càng tốt và trao đổi với kế toán về các khoản đã phát sinh.
Biên lai của nền tảng nước ngoài có phải là hoá đơn hợp lệ không?
Biên lai từ nền tảng nước ngoài không phải hoá đơn điện tử Việt Nam. Cách ghi nhận và nghĩa vụ thuế liên quan áp dụng theo quy định hiện hành, nên hỏi kế toán trước khi quyết toán.
Mua quảng cáo qua đại lý trong nước có lợi gì?
Bạn nhận hoá đơn điện tử Việt Nam, có hợp đồng rõ ràng và thanh toán chuyển khoản, nên hồ sơ đơn giản hơn. Cần kiểm tra phí dịch vụ của đại lý.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ seller lưu chứng từ quảng cáo không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hướng dẫn thiết lập tài khoản, thẻ công ty và nhận thư mục chứng từ hằng tháng để hạch toán.
Quảng cáo đều tay, chứng từ đủ đầy
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM cho seller online, xử lý chứng từ quảng cáo hằng tháng. Máy tính báo giá giúp bạn biết chi phí trong 1 phút.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
