Lỡ chi tiêu cá nhân bằng thẻ công ty: xử lý sổ sách thế nào

Quẹt nhầm thẻ công ty ở siêu thị, trả học phí cho con từ ứng dụng ngân hàng doanh nghiệp, mua vé máy bay du lịch gia đình bằng tài khoản công ty… Chi tiêu cá nhân bằng tài khoản công ty xảy ra thường xuyên với chủ công ty một người. Đừng hoảng, cũng đừng "lờ đi". Bài hỏi – đáp này của ACCA Consulting Vietnam chỉ cách xử lý từng tình huống, kèm bút toán mẫu để kế toán ghi sổ đúng.

1. Nguyên tắc chung khi chi tiêu cá nhân bằng tài khoản công ty

Khoản chi cho việc riêng của bạn không phải chi phí của công ty, dù tiền đi ra từ tài khoản công ty. Về sổ sách, khoản này được ghi là công ty đang có một khoản phải thu từ chủ sở hữu. Khoản phải thu đó được xoá khi bạn hoàn trả tiền, hoặc khi được xử lý thành một hình thức hợp lệ khác như lương hay lợi nhuận đã có căn cứ.

Ba việc không nên làm: đưa hoá đơn của khoản chi riêng vào chi phí, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của khoản đó, và để khoản phải thu treo vô thời hạn.

2. Hỏi – đáp theo tình huống

Tình huống 1: Quẹt nhầm thẻ công ty mua đồ gia đình 2,4 triệu

Ghi nhận phải thu chủ sở hữu, lưu biên lai kèm ghi chú "chi cá nhân". Trong tuần đó, chuyển 2,4 triệu từ tài khoản cá nhân vào tài khoản công ty với nội dung "Hoan tra chi ca nhan the cong ty ngay …". Đây là cách gọn nhất.

Tình huống 2: Đã lỡ lấy hoá đơn mang tên công ty

Hoá đơn ghi tên công ty không làm khoản chi trở thành chi phí kinh doanh. Kế toán không đưa vào chi phí được trừ và không kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hoá đơn này; lưu hoá đơn kèm bảng giải thích.

Tình huống 3: Phát hiện khi đã ghi vào chi phí, đã nộp tờ khai

Kế toán điều chỉnh bút toán, chuyển từ chi phí sang phải thu chủ sở hữu. Nếu tờ khai GTGT kỳ trước đã kê khai thuế đầu vào của hoá đơn đó, cần khai bổ sung điều chỉnh theo quy định hiện hành. Phát hiện càng sớm, việc điều chỉnh càng đơn giản.

Tình huống 4: Khoản chi vừa riêng vừa công

Ví dụ chuyến đi Đà Nẵng 3 ngày, 1 ngày gặp khách, 2 ngày nghỉ cùng gia đình. Tách phần phục vụ công việc (vé của bạn, khách sạn đêm làm việc) có chứng từ và mục đích rõ; phần còn lại ghi phải thu chủ sở hữu.

Bút toán bù trừ với lương chỉ dùng khi bạn có quyết định lương và bảng lương hợp lệ, có ghi rõ khoản khấu trừ. Đây không phải cách "hợp thức hoá" chi riêng thành chi phí; lương vẫn tính thuế TNCN như bình thường.

3. Quy trình xử lý trong 5 bước

4. Phòng ngừa: để không phải xử lý lại

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, rắc rối lớn nhất không đến từ một lần quẹt nhầm, mà từ hàng chục lần nhỏ không được ghi lại. Cuối năm, số dư phải thu chủ sở hữu lên tới vài chục triệu mà không ai nhớ chi tiết. Muốn tránh tình trạng này từ gốc, hãy tách bạch theo hướng dẫn ở bài công ty một người dùng tài khoản ngân hàng riêng và tìm hiểu các cách lấy tiền hợp lệ ở bài chủ công ty rút tiền công ty.

Câu hỏi thường gặp