Nội dung bài viết
Công ty mới cần tiền trả lương, nhập hàng hay đặt cọc dự án, trong khi vốn góp đã dùng hết. Cách nhanh nhất thường là chủ sở hữu cho công ty vay từ tiền cá nhân. Việc này hợp lệ, nhưng chỉ "sạch" khi có hợp đồng, chứng từ chuyển tiền và cách xử lý lãi rõ ràng. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp các bước, mẫu nội dung hợp đồng và bút toán để bạn làm đúng ngay lần đầu.
1. Chủ sở hữu cho công ty vay hay góp thêm vốn?
Trước khi chuyển tiền, hãy trả lời: đây là tiền công ty sẽ trả lại bạn, hay tiền bạn để lại lâu dài? Nếu để lâu dài và không định rút, góp thêm vốn (tăng vốn điều lệ) có thể phù hợp hơn. Nếu chỉ cần bù thiếu hụt tạm thời vài tháng, khoản vay linh hoạt hơn vì công ty trả lại được khi có tiền.
| Tiêu chí | Chủ cho công ty vay | Góp thêm vốn điều lệ |
|---|---|---|
| Thủ tục | Hợp đồng vay giữa chủ và công ty | Thủ tục thay đổi vốn điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh |
| Lấy lại tiền | Công ty trả nợ theo hợp đồng | Không tự rút được; giảm vốn phải làm thủ tục |
| Trên BCTC | Nợ phải trả, làm tăng hệ số nợ | Vốn chủ sở hữu, bảng cân đối "khoẻ" hơn |
| Lãi | Có thể có lãi hoặc không lãi | Không có lãi; nhận lợi nhuận khi công ty có lãi |
| Phù hợp khi | Thiếu tiền tạm thời, có kế hoạch trả | Nhu cầu vốn dài hạn, cần hồ sơ mạnh với đối tác |
Nếu chọn góp vốn, xem bài góp vốn vào công ty một người. Phần còn lại của bài này dành cho trường hợp cho vay.
2. Hợp đồng vay giữa chủ và công ty cần những gì
Vì bạn vừa là bên cho vay (cá nhân) vừa là người đại diện của bên vay (công ty), hợp đồng càng cần rõ ràng để người thứ ba đọc vẫn hiểu. Một hợp đồng vay tối thiểu nên có:
- Thông tin bên cho vay (cá nhân) và bên vay (công ty, người đại diện)
- Số tiền vay bằng số và bằng chữ, đồng tiền vay
- Mục đích vay phục vụ hoạt động kinh doanh (ví dụ: thanh toán lương, nhập hàng)
- Thời hạn vay, lịch trả gốc (một lần hay nhiều đợt)
- Lãi suất (hoặc ghi rõ không tính lãi), kỳ trả lãi
- Phương thức giải ngân và trả nợ: chuyển khoản giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công ty
- Chữ ký và ngày ký; số hiệu hợp đồng để ghi vào nội dung chuyển khoản
Lãi suất do hai bên thoả thuận trong giới hạn pháp luật dân sự cho phép. Nếu có tính lãi, phần lãi công ty trả cho bạn là thu nhập của cá nhân; nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN và điều kiện để chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN (bao gồm giới hạn mức lãi suất) thực hiện theo quy định hiện hành. Hãy kiểm tra trước khi ấn định lãi suất.
3. Chứng từ chuyển tiền và bút toán mẫu
- 1Ký hợp đồng vay
Ký trước ngày giải ngân, đánh số hợp đồng.
- 2Giải ngân bằng chuyển khoản
Từ tài khoản cá nhân của bạn sang tài khoản công ty, ghi số hợp đồng.
- 3Hạch toán nhận nợ
Kế toán ghi tăng tiền gửi và tăng khoản vay phải trả.
- 4Tính và trả lãi (nếu có)
Theo kỳ trong hợp đồng, có bảng tính lãi và chứng từ khấu trừ thuế nếu phát sinh.
- 5Trả gốc và tất toán
Chuyển khoản trả nợ, lập biên bản xác nhận tất toán khi trả hết.
Bút toán mẫu (ví dụ minh hoạ, theo hệ thống tài khoản thông dụng):
- Nhận tiền vay 120 triệu: Nợ TK 112 / Có TK 341 – 120.000.000.
- Trích lãi tháng (nếu có thoả thuận lãi): Nợ TK 635 / Có TK 335 hoặc tài khoản phải trả phù hợp.
- Trả gốc 40 triệu: Nợ TK 341 / Có TK 112 – 40.000.000.
Cách hạch toán chi tiết hơn (vay không lãi, vay nhiều đợt, chuyển nợ vay thành vốn góp) có trong bài chủ doanh nghiệp cho công ty vay: hạch toán.
Ví dụ minh hoạ, số giả định: vay 120 triệu, trả gốc 40 triệu vào các tháng 4, 7, 10 theo lịch trong hợp đồng.
Xem dạng bảng
| Tháng 1 | 120 triệu đ |
| Tháng 3 | 120 triệu đ |
| Tháng 4 | 80 triệu đ |
| Tháng 6 | 80 triệu đ |
| Tháng 7 | 40 triệu đ |
| Tháng 9 | 40 triệu đ |
| Tháng 10 | 0 triệu đ |
4. Những lỗi thường gặp và cách tránh
- Nộp tiền mặt vào công ty rồi ghi "chủ cho vay": thiếu dấu vết từ tài khoản cá nhân, khó chứng minh nguồn tiền.
- Không có hợp đồng: khi trả lại tiền cho bạn, khoản chi ra không có căn cứ, dễ bị hiểu là rút tiền không rõ bản chất.
- Trả lãi cao bất thường mà chưa kiểm tra giới hạn chi phí được trừ và nghĩa vụ thuế của phần lãi.
- Trộn khoản vay với chi hộ: bạn trả hộ công ty bằng thẻ cá nhân rồi gộp chung vào "tiền vay"; nên tách thành bảng kê chi hộ riêng.
- Để nợ vay treo nhiều năm không có kế hoạch trả hoặc chuyển thành vốn góp.
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp trường hợp chủ công ty cho vay nhiều lần nhỏ lẻ mà không ký phụ lục. Cách xử lý gọn: một hợp đồng khung có hạn mức, mỗi lần giải ngân ghi rõ số hợp đồng và đợt trong nội dung chuyển khoản, cuối quý lập bảng đối chiếu dư nợ có chữ ký.
Câu hỏi thường gặp
Chủ sở hữu cho công ty vay không tính lãi có được không?
Hai bên có thể thoả thuận không tính lãi và ghi rõ trong hợp đồng. Khi đó công ty không phát sinh chi phí lãi vay; vẫn cần chứng từ giải ngân và trả nợ đầy đủ.
Có được chuyển khoản vay thành vốn góp sau này không?
Có thể xem xét chuyển nợ thành vốn khi tăng vốn điều lệ, nhưng phải làm thủ tục thay đổi vốn và hạch toán phù hợp. Nên hỏi tư vấn trước khi thực hiện.
Bạn bè cho công ty vay có khác chủ sở hữu cho vay không?
Về chứng từ, cả hai đều cần hợp đồng và chuyển khoản. Khác biệt nằm ở quan hệ liên quan; với chủ sở hữu, cơ quan thuế thường xem kỹ hơn bản chất khoản vay và lãi suất.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ hạch toán khoản vay của chủ sở hữu không?
Có. Đội ngũ ACCA Consulting VN hướng dẫn chứng từ, hạch toán gốc và lãi, đối chiếu dư nợ định kỳ trong gói dịch vụ kế toán.
Cho công ty vay đúng thủ tục
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM và từ xa toàn quốc, giúp bạn lập hồ sơ vay chủ – công ty rõ ràng ngay từ đầu. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
