Dùng xe, điện thoại, laptop cá nhân cho công ty: thuê hay góp vốn?

Chủ công ty một người gần như luôn dùng tài sản cá nhân cho công ty: chiếc laptop làm việc hằng ngày, điện thoại gọi khách, xe máy hay ô tô đi gặp đối tác. Vấn đề là chi phí của những tài sản này đang nằm ở túi bạn, trong khi công ty mới là bên hưởng lợi. ACCA Consulting Vietnam so sánh ba cách đưa tài sản vào công ty — thuê, góp vốn, khoán chi — để bạn chọn cách phù hợp và có đủ hồ sơ.

1. Vì sao dùng tài sản cá nhân cho công ty cần có "tên gọi"

Nếu công ty trả tiền xăng, sửa xe, cước điện thoại cho một tài sản không thuộc sở hữu cũng không có hợp đồng thuê, kế toán khó chứng minh khoản chi đó phục vụ hoạt động kinh doanh. Kết quả thường là chi phí bị loại khi quyết toán, hoặc bạn tự chịu hết chi phí cá nhân mà công ty vẫn dùng tài sản miễn phí.

Ba cách hợp lệ phổ biến là: cho công ty thuê, góp vốn bằng tài sản, hoặc công ty khoán chi một mức hỗ trợ cố định theo quy chế. Mỗi cách có hồ sơ và hệ quả thuế khác nhau.

2. So sánh 3 cách đưa tài sản cá nhân vào công ty

Lưu ý chung: chi phí liên quan (xăng xe, sửa chữa, cước) chỉ nên do công ty chịu khi đã chọn một trong ba cách trên và chứng từ thể hiện phục vụ công việc. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) nên thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản công ty.

3. Hồ sơ cần có cho từng cách

Cách 1: Cho công ty thuê

Lập hợp đồng thuê tài sản giữa bạn (cá nhân) và công ty: mô tả tài sản, giá thuê, thời hạn, bên chịu chi phí vận hành. Tiền thuê chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân. Thu nhập từ cho thuê là thu nhập của cá nhân; việc kê khai, nộp thuế hoặc công ty khai thay, khấu trừ thực hiện theo quy định hiện hành. Logic tương tự trường hợp thuê nhà của chủ ở bài công ty thuê nhà của giám đốc.

Cách 2: Góp vốn bằng tài sản

Tài sản được định giá (do chủ sở hữu thoả thuận hoặc qua tổ chức thẩm định), lập biên bản giao nhận, ghi tăng vốn góp. Với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu như ô tô, cần làm thủ tục sang tên cho công ty. Sau khi góp, tài sản là của công ty; bạn không còn tự ý mang về dùng riêng. Quy trình góp vốn chi tiết có ở bài góp vốn vào công ty một người.

Cách 3: Khoán chi theo quy chế

Công ty ban hành quy chế nêu đối tượng, mức khoán (ví dụ hỗ trợ điện thoại, xăng xe mỗi tháng), cách chi trả. Khoản khoán thường đi cùng bảng lương. Mức khoán và điều kiện để khoản chi được trừ, cũng như việc có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN hay không, cần kiểm tra theo quy định hiện hành.

4. Chọn cách nào: quy trình ra quyết định

Ví dụ minh hoạ: anh Minh làm lập trình viên tự do và có công ty một người. Laptop 36 triệu dùng hoàn toàn cho dự án → góp vốn bằng tài sản. Ô tô dùng 30% cho việc gặp khách → không góp vốn vì phải sang tên, mà ký hợp đồng thuê theo ngày sử dụng thực tế hoặc chỉ đưa vào công ty các khoản chi chuyến đi công tác có chứng từ. Điện thoại → khoán cước theo quy chế.

Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp lỗi "làm ngược": công ty trả tiền xăng, sửa xe suốt năm rồi cuối năm mới tìm cách hợp thức. Hãy lập hồ sơ trước khi công ty bắt đầu chi.

Câu hỏi thường gặp