Nội dung bài viết
Nhiều công ty một người đặt trụ sở ngay tại nhà riêng của chủ. Câu hỏi tiếp theo: có nên ký hợp đồng để công ty thuê nhà của giám đốc và trả tiền thuê hằng tháng không? Câu trả lời là có thể, nếu làm đủ ba phần: hợp đồng, nghĩa vụ thuế của người cho thuê và chứng từ thanh toán. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn từng phần kèm checklist hồ sơ.
1. Công ty thuê nhà của giám đốc: có nên không?
Trụ sở tại nhà riêng có hai cách sử dụng: mượn miễn phí (công ty được chủ nhà cho phép đặt trụ sở, không trả tiền) hoặc thuê có trả tiền. Mượn miễn phí đơn giản, không phát sinh nghĩa vụ thuế cho thuê, nhưng công ty không có chi phí thuê. Thuê có trả tiền giúp công ty ghi nhận chi phí, đổi lại cá nhân cho thuê phát sinh thu nhập phải xem xét nghĩa vụ thuế.
Ví dụ minh hoạ, số giả định: 1 văn bản cho mượn so với 1 hợp đồng + 12 chứng từ thanh toán. Thuế phải nộp ở hai phía tính theo quy định hiện hành, không thể hiện trong biểu đồ.
Xem dạng bảng
| Mượn miễn phí | Thuê 6 triệu/tháng | |
|---|---|---|
| Chi phí thuê ở công ty | 0 triệu đ | 72 triệu đ |
| Thu nhập cho thuê của cá nhân | 0 triệu đ | 72 triệu đ |
| Số chứng từ cần quản lý mỗi năm | 1 triệu đ | 13 triệu đ |
Không có phương án đúng cho mọi người. Nếu công ty đang có lãi và bạn thực sự dành một phần nhà cho công việc, thuê có trả tiền thường hợp lý hơn. Nếu công ty mới, chưa có doanh thu, mượn miễn phí giúp giảm thủ tục. Các lựa chọn trụ sở khác được so sánh ở bài địa chỉ trụ sở công ty một người.
2. Hợp đồng thuê: những điểm phải rõ
Vì bạn ký ở cả hai phía (cá nhân cho thuê và người đại diện công ty), hợp đồng nên viết như với một chủ nhà xa lạ. Nếu nhà đồng sở hữu với vợ/chồng hoặc người khác, cần chữ ký hoặc uỷ quyền của các đồng sở hữu.
- Diện tích và vị trí phần cho thuê (ví dụ: phòng 20 m² tầng 2), không ghi chung chung "toàn bộ căn nhà" nếu gia đình vẫn ở.
- Giá thuê tương xứng với giá thị trường khu vực cho diện tích đó; ghi rõ đã/chưa gồm thuế, điện nước.
- Thời hạn, kỳ thanh toán (hằng tháng/quý) và phương thức chuyển khoản.
- Chi phí điện, nước, internet: phân chia thế nào giữa gia đình và công ty.
- Bên nào kê khai, nộp thuế đối với tiền thuê, nếu thoả thuận công ty khai thay.
- Phòng làm việc công ty thuê20 m²
- Khu tiếp khách dùng chung10 m²
- Sinh hoạt gia đình70 m²
Ví dụ minh hoạ. Phần diện tích công ty thuê nên khớp với thực tế sử dụng; tỷ lệ này cũng hỗ trợ phân chia điện, nước hợp lý.
Xem dạng bảng
| Phòng làm việc công ty thuê | 20 m² |
| Khu tiếp khách dùng chung | 10 m² |
| Sinh hoạt gia đình | 70 m² |
3. Nghĩa vụ của cá nhân cho thuê
Tiền thuê công ty trả cho bạn là thu nhập từ cho thuê tài sản của cá nhân. Thuế GTGT, thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê này, ngưỡng phải nộp, cách kê khai (cá nhân tự khai hay tổ chức thuê khai thay, nộp thay) đều thực hiện theo quy định hiện hành. Hợp đồng nên ghi rõ bên nào thực hiện để tránh bỏ sót.
| Việc | Công ty (bên thuê) | Chủ sở hữu (bên cho thuê) |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng | Người đại diện ký, lưu bản gốc | Ký cùng các đồng sở hữu (nếu có) |
| Thanh toán tiền thuê | Chuyển khoản đúng kỳ từ tài khoản công ty | Nhận vào tài khoản cá nhân, đối chiếu số tiền |
| Kê khai thuế với tiền thuê | Khai thay, nộp thay nếu hợp đồng thoả thuận | Tự kê khai nếu không thoả thuận công ty khai thay |
| Ghi sổ | Hạch toán chi phí thuê theo kỳ | Không ghi sổ công ty; lưu chứng từ thu nhập cá nhân |
| Lưu hồ sơ | Hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng từ thuế | Bản hợp đồng, chứng từ nộp thuế |
4. Checklist hồ sơ để chi phí thuê được chấp nhận
- Hợp đồng thuê có chữ ký đủ các bên đồng sở hữu (hoặc văn bản uỷ quyền)
- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng nhà
- Chứng từ chuyển khoản tiền thuê từ tài khoản công ty sang tài khoản người cho thuê
- Chứng từ thể hiện nghĩa vụ thuế đối với tiền thuê đã được thực hiện theo thoả thuận
- Bảng phân bổ điện, nước, internet (nếu công ty chịu một phần)
- Ảnh chụp hoặc mô tả phòng làm việc, biển hiệu công ty tại địa chỉ
- Phụ lục điều chỉnh khi thay đổi giá thuê hoặc diện tích
- 1Xác định phần diện tích
Đo và mô tả khu vực công ty thực sự sử dụng.
- 2Tham khảo giá thị trường
Lưu 2–3 tin cho thuê tương tự làm căn cứ giá.
- 3Ký hợp đồng
Có đủ chữ ký đồng sở hữu, ghi rõ bên kê khai thuế.
- 4Thanh toán bằng chuyển khoản
Đúng kỳ hạn, nội dung ghi số hợp đồng và kỳ thuê.
- 5Thực hiện nghĩa vụ thuế
Kê khai, nộp theo thoả thuận và quy định hiện hành; lưu chứng từ.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lỗi phổ biến nhất là chỉ có hợp đồng mà không trả tiền đều, cuối năm mới trích một lần, hoặc trả tiền mặt. Hãy trả theo kỳ bằng chuyển khoản như với một chủ nhà bình thường. Nếu bạn còn dùng xe, laptop cá nhân cho công ty, logic tương tự được phân tích ở bài dùng tài sản cá nhân cho công ty.
Câu hỏi thường gặp
Đặt trụ sở ở nhà riêng có bắt buộc ký hợp đồng thuê không?
Không bắt buộc phải thuê có trả tiền; có thể có văn bản cho mượn/đồng ý cho đặt trụ sở. Chỉ khi công ty muốn ghi nhận chi phí thuê thì cần hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán.
Giá thuê nhà của chủ sở hữu bao nhiêu là hợp lý?
Nên tương xứng với giá thuê thị trường cho diện tích và khu vực tương tự. Lưu lại căn cứ so sánh để giải trình khi cần.
Công ty có được trả tiền điện nước tại nhà chủ không?
Có thể, khi hợp đồng thuê quy định và có bảng phân bổ hợp lý theo phần diện tích hoặc mức sử dụng của công ty.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ khai thuế cho thuê nhà thay cá nhân không?
ACCA Consulting VN hướng dẫn hồ sơ và cách kê khai khoản tiền thuê theo quy định hiện hành trong phạm vi dịch vụ kế toán đã thoả thuận; với từng trường hợp cụ thể, chúng tôi báo phạm vi công việc trước khi thực hiện.
Văn phòng tại nhà, hồ sơ đúng chuẩn
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM và từ xa toàn quốc, giúp công ty một người thiết lập hợp đồng thuê và chứng từ đúng ngay từ đầu. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
