Nội dung bài viết
Với công ty một người, tài khoản ngân hàng của công ty thường bị dùng như ví thứ hai của chủ: khách chuyển vào tài khoản cá nhân, tiền điện thoại riêng trả bằng thẻ công ty, cuối năm không ai nhớ khoản nào là của ai. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam đi thẳng vào phần thực hành: mở tài khoản cần gì, chuyển tiền giữa bạn và công ty theo quy tắc nào, ghi nội dung chuyển khoản ra sao và theo dõi bằng bảng nào.
1. Công ty một người, tài khoản ngân hàng riêng để làm gì?
Pháp luật coi công ty TNHH một thành viên là một pháp nhân tách biệt với chủ sở hữu. Tiền trong tài khoản công ty là tài sản của công ty, không phải tiền của bạn, kể cả khi bạn sở hữu 100% vốn. Tài khoản riêng là cách đơn giản nhất thể hiện ranh giới đó, và giúp bạn ba việc:
- Có chứng từ cho từng đồng thu chi: sao kê ngân hàng là nguồn đối chiếu chính khi lập sổ sách và giải trình với cơ quan thuế.
- Đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt; thanh toán từ tài khoản công ty là cách rõ ràng nhất.
- Biết công ty thật sự lãi hay lỗ: khi tiền riêng và tiền công ty không trộn lẫn, số dư cuối tháng phản ánh đúng sức khoẻ của doanh nghiệp.
Phần nguyên tắc tổng quát có ở bài tách tiền cá nhân và tiền công ty.
2. Mở tài khoản: chuẩn bị gì trước khi ra ngân hàng
Hồ sơ cụ thể do từng ngân hàng quy định, nhưng phần lớn sẽ hỏi các giấy tờ dưới đây.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc để đối chiếu hoặc bản sao theo yêu cầu)
- Căn cước của người đại diện theo pháp luật (thường cũng là bạn)
- Điều lệ công ty hoặc văn bản bổ nhiệm giám đốc nếu ngân hàng yêu cầu
- Con dấu công ty (nếu công ty có sử dụng dấu)
- Số điện thoại, email dùng riêng cho công ty để nhận OTP và thông báo biến động
- Quyết định gói dịch vụ: phí duy trì, internet banking, thẻ ghi nợ doanh nghiệp
Sau khi mở, hãy kiểm tra việc cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế theo quy định hiện hành và in thông tin tài khoản lên hoá đơn, hợp đồng, báo giá để khách chuyển đúng chỗ. Cách chọn ngân hàng xem ở bài mở tài khoản ngân hàng cho công ty một người.
3. Năm quy tắc chuyển tiền giữa chủ và công ty
- 1Khách trả tiền vào tài khoản công ty
Không nhận tiền bán hàng, phí dịch vụ của công ty vào tài khoản cá nhân, kể cả khách quen.
- 2Chi của công ty đi từ tài khoản công ty
Tiền thuê, phần mềm, quảng cáo, mua hàng: trả bằng chuyển khoản hoặc thẻ doanh nghiệp.
- 3Tiền ra cho chủ phải có tên gọi
Mỗi khoản chuyển sang tài khoản cá nhân là lương, lợi nhuận, tạm ứng hay trả nợ vay — không có loại 'rút chơi'.
- 4Tiền vào từ chủ cũng phải có tên gọi
Góp vốn, cho công ty vay, hay hoàn trả tạm ứng — ghi rõ trong nội dung chuyển khoản.
- 5Đối chiếu sao kê mỗi tháng
Cuối tháng khớp từng dòng sao kê với chứng từ; dòng nào thiếu chứng từ thì bổ sung ngay.
Quy tắc số 3 là chỗ người làm một mình hay vấp nhất. Các cách lấy tiền ra hợp lệ và hệ quả thuế của từng cách được phân tích trong bài chủ công ty rút tiền công ty.
4. Nội dung chuyển khoản và chứng từ kèm theo
Nội dung chuyển khoản được đọc lại nhiều lần: khi hạch toán, khi đối chiếu cuối năm, khi cơ quan thuế kiểm tra. Bảng dưới gợi ý cách ghi.
| Giao dịch | Nội dung chuyển khoản mẫu | Chứng từ cần lưu |
|---|---|---|
| Chủ góp vốn | Nguyen Van A gop von dieu le Cong ty TNHH ABC dot 1 | Sao kê, sổ đăng ký/giấy xác nhận góp vốn |
| Chủ cho công ty vay | Nguyen Van A cho Cong ty ABC vay theo HD vay so 01/2026 | Hợp đồng vay, sao kê, lịch trả nợ |
| Công ty trả lương cho chủ | Cong ty ABC tra luong T10/2026 cho Nguyen Van A | Hợp đồng/quyết định lương, bảng lương |
| Công ty tạm ứng cho chủ | Tam ung cong tac Da Nang cho Nguyen Van A | Giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tạm ứng |
| Chủ hoàn trả khoản chi riêng | Nguyen Van A hoan tra chi phi ca nhan thanh toan nham the cong ty | Bảng kê khoản chi cá nhân, sao kê |
Nguyên tắc chung: nội dung ghi ai – làm gì – căn cứ văn bản nào. Tránh các nội dung như "chuyen tien", "ck" hay để trống, vì sau vài tháng chính bạn cũng không nhớ khoản đó là gì.
5. Mẫu bảng theo dõi giao dịch chủ – công ty
Ngoài sổ sách kế toán, bạn nên giữ một bảng tính nhỏ chỉ dành cho các giao dịch giữa mình và công ty. Mỗi dòng gồm: ngày, số tiền, chiều (vào/ra), loại (góp vốn, vay, tạm ứng, lương, hoàn trả), số chứng từ, số dư công nợ với chủ. Cột cuối cho biết vào thời điểm bất kỳ, công ty đang nợ bạn hay bạn đang nợ công ty.
Ví dụ minh hoạ, số giả định. Tháng 1 là tiền góp vốn, tháng 3 là khoản cho công ty vay; các khoản chuyển cho chủ gồm lương và tạm ứng đã có chứng từ.
Xem dạng bảng
| Chủ chuyển vào công ty | Công ty chuyển cho chủ | |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 100.000 nghìn đ | 0 nghìn đ |
| Tháng 2 | 0 nghìn đ | 5.000 nghìn đ |
| Tháng 3 | 30.000 nghìn đ | 12.000 nghìn đ |
| Tháng 4 | 0 nghìn đ | 15.000 nghìn đ |
| Tháng 5 | 0 nghìn đ | 15.000 nghìn đ |
| Tháng 6 | 0 nghìn đ | 20.000 nghìn đ |
Nhìn sao kê, bạn chỉ thấy 130 triệu vào và 67 triệu ra. Bảng theo dõi cho biết thêm: 100 triệu là vốn góp, 30 triệu là khoản vay công ty còn nợ bạn, phần ra gồm lương và một khoản tạm ứng chưa quyết toán — đúng thông tin kế toán cần để hạch toán.
Ba lỗi hay gặp khi dùng một tài khoản cho hai vai
- Dùng tài khoản cá nhân nhận tiền khách vì "khách quen, cho nhanh": doanh thu không hiện trên sao kê công ty, dễ bị coi là khai thiếu.
- Chuyển tiền từ công ty sang tài khoản cá nhân rồi mới trả nhà cung cấp: mất dấu thanh toán không dùng tiền mặt từ công ty.
- Bù trừ miệng: "tháng trước tôi ứng tiền túi, tháng này rút lại" mà không có bảng kê, không có chứng từ.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, phần lớn các bộ sổ rối của công ty một người không đến từ nghiệp vụ phức tạp, mà từ vài chục giao dịch nhỏ giữa chủ và công ty không có tên gọi. Ghi nội dung chuyển khoản đúng từ tháng đầu giúp tránh nhiều giờ dọn sổ cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty một người có bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng không?
Để thanh toán không dùng tiền mặt cho các hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên và có chứng từ rõ ràng, công ty gần như cần có tài khoản riêng. Các nghĩa vụ thông báo, cập nhật thông tin tài khoản thực hiện theo quy định hiện hành.
Tôi có thể dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền khách thay công ty không?
Không nên. Tiền bán hàng, dịch vụ của công ty phải về tài khoản công ty để doanh thu, hoá đơn và sao kê khớp nhau. Nhận vào tài khoản cá nhân dễ gây sai lệch doanh thu và khó giải trình.
Nên mở mấy tài khoản cho công ty một người?
Thường một tài khoản thanh toán chính là đủ. Một số chủ doanh nghiệp mở thêm tài khoản phụ để để riêng tiền dự phòng thuế; quan trọng là mọi tài khoản đều đứng tên công ty và được đối chiếu hằng tháng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đối chiếu sao kê ngân hàng hằng tháng không?
Có. Trong gói dịch vụ kế toán, đội ngũ ACCA Consulting VN đối chiếu sao kê với chứng từ, hạch toán các giao dịch giữa chủ và công ty và nhắc bạn bổ sung chứng từ còn thiếu.
Muốn sổ sách công ty một người gọn từ tháng đầu?
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc, giúp bạn thiết lập quy tắc tài khoản và chứng từ ngay từ đầu. Liên hệ nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
