Chi phí đi công tác của chủ doanh nghiệp: hồ sơ cần chuẩn bị

Ở công ty một người, bạn vừa là người ký quyết định vừa là người đi công tác. Chính vì vậy chi phí công tác dễ bị nghi là chi tiêu cá nhân nếu hồ sơ sơ sài. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn bộ hồ sơ tối thiểu, mẫu quy chế công tác phí tự áp dụng và ví dụ minh hoạ cho một chuyến đi gặp khách.

1. Vì sao chi phí công tác của chủ doanh nghiệp dễ bị hỏi lại

Một chuyến bay Hà Nội – Đà Nẵng có thể là chuyến gặp khách, cũng có thể là kỳ nghỉ gia đình. Hoá đơn vé máy bay không nói lên mục đích. Khi chủ sở hữu tự đi, tự duyệt và tự thanh toán, cơ quan thuế sẽ tìm bằng chứng rằng chuyến đi phục vụ hoạt động kinh doanh.

Các rủi ro hay gặp: chuyến đi trùng dịp lễ không có lịch làm việc, hoá đơn khách sạn ghi tên cá nhân, nhiều người đi cùng nhưng chỉ chủ là người của công ty, thanh toán bằng thẻ cá nhân. Điều kiện chi tiết để chi phí công tác được trừ áp dụng theo quy định hiện hành; việc của bạn là làm cho mục đích công việc hiện rõ trên giấy tờ.

2. Bộ hồ sơ chi phí công tác tối thiểu

Bạn chưa cần một bộ hồ sơ dày. Với công ty một người, ba tài liệu quan trọng nhất là quyết định cử đi, hoá đơn đúng tên công ty và báo cáo kết quả. Phần còn lại giúp hồ sơ chắc chắn hơn khi bị kiểm tra.

3. Mẫu quy chế công tác phí áp dụng cho chính mình

Quy chế công tác phí là văn bản nội bộ do chủ sở hữu ban hành, nêu cách tính các khoản khi đi công tác. Dù công ty chỉ có một người, quy chế vẫn hữu ích: nó cho thấy chi phí được chi theo nguyên tắc chứ không tuỳ hứng. Mức khoán cụ thể (nếu có) nên đối chiếu quy định hiện hành trước khi đưa vào quy chế.

• Phạm vi áp dụng: người lao động và người quản lý của công ty, kể cả chủ sở hữu kiêm giám đốc.
• Điều kiện được đi công tác: có quyết định cử đi, có mục đích công việc rõ ràng.
• Phương tiện: loại vé được dùng (máy bay hạng phổ thông, tàu, xe khách, taxi công nghệ).
• Lưu trú: mức phòng tối đa mỗi đêm theo khu vực, yêu cầu hoá đơn tên công ty.
• Phụ cấp: khoản khoán ăn, đi lại nội thành nếu có, cách chứng minh.
• Thanh toán: ưu tiên thẻ hoặc tài khoản công ty; thời hạn quyết toán sau chuyến đi (ví dụ 7 ngày).
• Hồ sơ lưu: danh mục tài liệu như bảng ở mục 2.

4. Ví dụ minh hoạ: chuyến gặp khách 3 ngày

Giả định chủ một công ty thiết kế tại TP.⁠HCM bay ra Hà Nội 3 ngày để thuyết trình cho khách hàng mới. Các khoản chi như sau (ví dụ minh hoạ, không phải mức khoán luật định):

Điểm mấu chốt trong ví dụ: vé máy bay và khách sạn đều thanh toán bằng thẻ công ty; tổng khách sạn 2,4 triệu đồng dưới ngưỡng nhưng vẫn chuyển khoản cho đồng bộ. Hoá đơn tiếp khách có ghi chú tên khách và nội dung thuyết trình. Báo cáo kết quả ghi rõ khách đã đồng ý ký hợp đồng.

5. Quy trình chi phí công tác từ trước đến sau chuyến đi

Các nguyên tắc chung về hồ sơ chi phí xem thêm tại bài chi phí được trừ phổ biến của DN một người. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, người đi kèm (vợ, chồng, con) là phần nên tách hẳn ra chi tiêu cá nhân.

Câu hỏi thường gặp