Nội dung bài viết
Với công ty một người, ranh giới giữa tiền của chủ và tiền của công ty rất mỏng, nên chi phí được trừ thường bị loại vì thiếu hồ sơ chứ không phải vì khoản chi sai. Bài này là bảng tra thực hành của ACCA Consulting Vietnam: mỗi khoản chi phổ biến cần chứng từ gì, chỗ nào hay bị loại và cách lưu hồ sơ gọn trong 30 phút mỗi tháng.
1. Chi phí được trừ cần đủ ba lớp hồ sơ
Khi quyết toán thuế TNDN, cơ quan thuế không hỏi bạn đã tiêu bao nhiêu, mà hỏi khoản đó có liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hoá đơn, chứng từ hợp pháp và có chứng từ thanh toán phù hợp hay không. Điều kiện chi tiết của chi phí được trừ áp dụng theo quy định hiện hành; bài này tập trung vào phần bạn kiểm soát được: bộ hồ sơ.
Hãy hình dung mỗi khoản chi là một bộ ba lớp: lý do chi (hợp đồng, đề nghị, quyết định), hoá đơn (hoá đơn điện tử ghi đúng tên, mã số thuế công ty) và dấu vết tiền (sao kê tài khoản công ty, ủy nhiệm chi). Thiếu một lớp, khoản chi dễ bị hỏi lại.
- Lớp 1 – Lý do: trả lời câu hỏi “vì sao công ty phải chi khoản này?”.
- Lớp 2 – Hoá đơn: đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, nội dung khớp thực tế.
- Lớp 3 – Thanh toán: ưu tiên chuyển khoản từ tài khoản công ty, nội dung ghi rõ số hoá đơn.
2. Bảng tra chứng từ theo từng khoản chi phổ biến
Bảng dưới gom các khoản mà đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp ở công ty một người: freelancer lập công ty, tư vấn độc lập, người bán hàng online. Cột cuối là lỗi hay gặp nhất.
| Khoản chi | Hồ sơ cần có | Điểm hay bị loại |
|---|---|---|
| Thuê văn phòng, chỗ ngồi | Hợp đồng thuê đứng tên công ty, hoá đơn hoặc chứng từ theo quy định, chuyển khoản | Hợp đồng đứng tên cá nhân chủ, trả tiền mặt |
| Điện thoại, internet | Hợp đồng/thuê bao đứng tên công ty, hoá đơn hằng tháng | Thuê bao tên cá nhân, dùng lẫn việc riêng |
| Đi công tác | Quyết định cử đi, lịch trình, vé, hoá đơn lưu trú | Không có mục đích công việc, hoá đơn ghi tên cá nhân |
| Đào tạo, khoá học | Hợp đồng hoặc xác nhận đăng ký, hoá đơn, nội dung liên quan nghề | Khoá học không liên quan ngành nghề kinh doanh |
| Quảng cáo online | Hoá đơn/biên lai nền tảng, sao kê thẻ công ty, báo cáo chiến dịch | Thanh toán bằng thẻ cá nhân, thiếu chứng từ nền tảng |
| Phần mềm, tên miền, hosting | Hoá đơn, xác nhận thanh toán, tài khoản đăng ký tên công ty | Tài khoản đứng tên cá nhân, không có chứng từ |
| Thiết bị (laptop, máy ảnh) | Hoá đơn tên công ty, biên bản bàn giao, sổ theo dõi tài sản | Mua bằng tiền cá nhân, để ở nhà không ai ghi nhận |
Bạn có thể xem thêm cách xử lý chi phí không có hoá đơn và cách kiểm tra hoá đơn đầu vào hợp lệ để bổ sung cho bảng tra này.
3. Năm điểm khiến chi phí hay bị loại ở công ty một người
- Lương của chính chủ sở hữu. Tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nhiều người tự trả lương cho mình rồi ghi chi phí – đây là khoản bị loại phổ biến nhất.
- Thanh toán tiền mặt khoản lớn. Theo Luật Thuế GTGT 2024, hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Thói quen tốt: mọi khoản từ 5 triệu đều chuyển khoản từ tài khoản công ty.
- Hoá đơn sai thông tin. Sai tên, sai mã số thuế, ghi tên cá nhân thay vì công ty.
- Chi phí mang tính cá nhân. Ăn uống gia đình, du lịch không có mục đích công việc, đồ dùng sinh hoạt.
- Không có chứng từ gốc khi bị hỏi. Hoá đơn có trên hệ thống nhưng không tìm lại được hợp đồng, biên bản hay lịch trình.
4. Ví dụ minh hoạ: chi phí bị loại làm thuế tăng bao nhiêu
Giả định một công ty tư vấn một người có doanh thu năm 1,2 tỷ đồng, thuộc nhóm doanh thu không quá 3 tỷ đồng nên áp thuế suất TNDN 15% theo Luật Thuế TNDN 2025. Khi quyết toán, một số khoản bị loại vì hồ sơ thiếu. Mỗi đồng chi phí bị loại làm thu nhập tính thuế tăng đúng một đồng.
Ví dụ minh hoạ giả định: tổng chi phí bị loại 180 triệu đồng × 15% = 27 triệu đồng thuế TNDN tăng thêm, chưa tính tiền chậm nộp nếu bị truy thu.
Xem dạng bảng
| Lương chủ sở hữu tự trả | 120.000.000đ |
| Thuê bao điện thoại tên cá nhân | 6.000.000đ |
| Quảng cáo trả bằng thẻ cá nhân | 30.000.000đ |
| Chi du lịch không rõ mục đích | 24.000.000đ |
| Thuế TNDN tăng thêm | 27.000.000đ |
Con số 27 triệu đồng trong ví dụ lớn hơn nhiều so với vài giờ sắp xếp hồ sơ mỗi tháng. Nếu bị truy thu sau kiểm tra, bạn còn phải trả tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.
5. Quy trình lưu hồ sơ chi phí được trừ trong 30 phút mỗi tháng
- 1Tải hoá đơn
Tải toàn bộ hoá đơn đầu vào của tháng từ hệ thống hoá đơn điện tử về một thư mục.
- 2Đối chiếu sao kê
Ghép từng dòng chi trên sao kê tài khoản công ty với hoá đơn tương ứng.
- 3Gắn lý do chi
Đính kèm hợp đồng, quyết định công tác hoặc báo cáo chiến dịch cho từng khoản.
- 4Đánh dấu khoản rủi ro
Ghi chú khoản thiếu hoá đơn, tên cá nhân, trả tiền mặt để xử lý ngay.
- 5Gửi kế toán
Chuyển thư mục đã sắp xếp cho kế toán hoặc dịch vụ kế toán trước ngày 5 tháng sau.
- Hoá đơn ghi đúng tên và mã số thuế công ty
- Nội dung hoá đơn khớp với công việc thực tế
- Có hợp đồng, đề nghị hoặc quyết định giải thích lý do chi
- Thanh toán từ tài khoản hoặc thẻ đứng tên công ty
- Khoản từ 5 triệu đồng trở lên đã chuyển khoản
- Không phải chi tiêu cá nhân hay lương của chủ sở hữu
- Lưu bản điện tử theo tháng, đặt tên file có số hoá đơn
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015, vì vậy cấu trúc thư mục theo năm/tháng ngay từ đầu sẽ đỡ rất nhiều công sức về sau.
Câu hỏi thường gặp
Chủ công ty TNHH một thành viên tự trả lương cho mình có được tính chi phí không?
Không. Tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Chủ sở hữu nhận tiền chủ yếu qua lợi nhuận sau thuế theo quy định hiện hành.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân có được ghi chi phí công ty không?
Rủi ro cao vì dấu vết tiền không thuộc công ty. Nên mở thẻ đứng tên công ty cho quảng cáo, phần mềm và các khoản chi định kỳ.
Chứng từ chi phí phải lưu bao lâu?
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát chi phí được trừ cho công ty một người không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) rà soát hồ sơ chi phí, chỉ ra khoản thiếu chứng từ và hướng dẫn quy trình lưu trữ hằng tháng; kiểm tra sơ bộ miễn phí.
Để mỗi khoản chi đều có hồ sơ đầy đủ
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc, giúp công ty một người sắp xếp chứng từ đúng ngay từ tháng đầu. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
