Nội dung bài viết
Công ty một người hiếm khi lỗ vì một khoản chi lớn, mà thường vì hàng chục khoản nhỏ lặp lại mỗi tháng. Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp nhỏ bắt đầu từ việc liệt kê và rà lại định kỳ, không phải cắt bừa. ACCA Consulting Vietnam gợi ý 12 khoản nên xem lại, kèm bảng ước tính minh hoạ và lưu ý để khoản chi còn lại vẫn được tính vào chi phí hợp lệ.
1. Vì sao cần rà chi phí định kỳ
Chi phí của công ty một người tăng âm thầm: một phần mềm dùng thử quên huỷ, một gói ngân hàng có phí quản lý tài khoản không cần thiết, một gói lưu trữ trùng với công cụ khác. Mỗi khoản vài trăm nghìn, nhưng cộng lại cả năm có thể đủ trả chi phí kế toán hoặc một tháng tiền thuê văn phòng.
Rà chi phí cũng giúp sổ sách sạch hơn: khoản nào thực sự phục vụ kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ thì giữ; khoản nào mang tính cá nhân thì tách ra. Đây là cách tiết kiệm mà không tạo rủi ro thuế.
2. 12 khoản nên rà lại để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp nhỏ
| Khoản chi | Câu hỏi rà soát |
|---|---|
| 1. Thuê bao phần mềm (SaaS) | Còn dùng không? Có công cụ nào trùng chức năng? |
| 2. Lưu trữ đám mây | Có đang trả cho nhiều dịch vụ lưu trữ cùng lúc? |
| 3. Phí ngân hàng | Gói tài khoản có phù hợp số giao dịch thực tế? |
| 4. Phí thẻ, phí giao dịch ngoại tệ | Có thể thanh toán thuê bao theo năm để giảm số lần giao dịch? |
| 5. Văn phòng | Cần văn phòng riêng hay chỗ ngồi chia sẻ là đủ? |
| 6. Điện thoại, internet | Gói cước có vượt nhu cầu? |
| 7. Quảng cáo trực tuyến | Chiến dịch nào không ra khách vẫn đang chạy? |
| 8. Tên miền, hosting | Có tên miền không dùng vẫn gia hạn tự động? |
| 9. Thiết bị | Mua mới hay thuê, có thiết bị dư thừa? |
| 10. Cộng tác viên, thuê ngoài | Đầu việc nào có thể gom lại, giao theo gói? |
| 11. Đi lại, tiếp khách | Có chứng từ, có phục vụ kinh doanh không? |
| 12. Kế toán, thuế | Chi phí có tương xứng khối lượng chứng từ và rủi ro được kiểm soát? |
Nhóm thuê bao: nơi dễ tiết kiệm nhất
Hãy xuất sao kê thẻ công ty 3 tháng gần nhất, lọc mọi khoản lặp lại. Với mỗi thuê bao, ghi người dùng, mục đích, ngày gia hạn. Thuê bao nước ngoài còn liên quan nghĩa vụ thuế nhà thầu, xem bài mua phần mềm, quảng cáo nước ngoài có phải nộp thuế nhà thầu.
3. Bảng ước tính tiết kiệm (ví dụ minh hoạ)
Ví dụ minh hoạ: Một công ty tư vấn một người rà chi phí quý III và thấy các khoản có thể cắt hoặc điều chỉnh như sau.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định của một công ty tư vấn một người.
Xem dạng bảng
| Thuê bao trùng lặp | 4.800.000đ |
| Lưu trữ đám mây | 1.800.000đ |
| Phí ngân hàng | 1.200.000đ |
| Quảng cáo không hiệu quả | 9.000.000đ |
| Tên miền không dùng | 600.000đ |
| Gói điện thoại, internet | 1.440.000đ |
Tổng tiết kiệm trong ví dụ là 18.840.000 đ/năm. Khoản lớn nhất đến từ quảng cáo: không phải cắt toàn bộ, mà dừng các chiến dịch không đem lại khách. Đây là điểm khác biệt giữa tiết kiệm và cắt bừa.
Khi áp dụng bảng này cho công ty bạn, hãy bắt đầu từ ba khoản có giá trị lớn nhất thay vì cố cắt cả 12 cùng lúc. Với mỗi khoản quyết định giữ, ghi lại lý do và người chịu trách nhiệm; quý sau chỉ cần so sánh với danh sách cũ. Đừng quên rằng thanh toán thuê bao theo năm thường rẻ hơn theo tháng, nhưng chỉ nên chọn khi chắc chắn còn dùng công cụ đó ít nhất 12 tháng.
4. Những khoản không nên cắt
- Kế toán và khai thuế đúng hạn: chậm nộp hồ sơ khai thuế bị phạt theo NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, ví dụ quá hạn 1–30 ngày đã có thể bị phạt 2–5 triệu đồng với tổ chức.
- Chữ ký số, hóa đơn điện tử: là công cụ bắt buộc để vận hành và kê khai.
- Bảo mật dữ liệu: sao lưu, mật khẩu, quyền truy cập.
- Quỹ dự phòng thuế: giữ tiền cho kỳ tạm nộp TNDN, hạn ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Với khoản kế toán, thay vì bỏ hẳn, hãy chọn gói phù hợp khối lượng. Bảng giá ACCA cho doanh nghiệp thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên: chưa phát sinh 399.000 đ/tháng, 1–15 hóa đơn, chứng từ/tháng 800.000 đ/tháng. Đây là dịch vụ kế toán giá rẻ, minh bạch từ 399.000đ/tháng mà vẫn đủ đầu việc.
5. Quy trình rà chi phí mỗi quý
- Tuần 1 tháng đầu quý
Xuất sao kê ngân hàng, thẻ; lập danh sách khoản chi lặp lại.
- Tuần 2
Đánh dấu khoản giữ, khoản cắt, khoản đàm phán lại.
- Tuần 3
Huỷ thuê bao, đổi gói; lưu email xác nhận huỷ.
- Tuần 4
Kiểm tra chứng từ các khoản còn lại; tách khoản cá nhân.
- Cuối quý
So sánh chi phí với quý trước trên báo cáo quản trị.
Nhớ rằng hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Khi đổi nhà cung cấp, hãy chọn bên xuất được hóa đơn điện tử. Xem thêm ngân sách, dòng tiền công ty một người.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, chỉ một buổi rà sao kê mỗi quý đã đủ phát hiện phần lớn khoản chi thừa của công ty một người.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên rà chi phí một lần?
Mỗi quý một lần là hợp lý với công ty một người, có thể làm cùng kỳ khai thuế GTGT theo quý.
Cắt chi phí có ảnh hưởng thuế không?
Chi phí giảm thì lợi nhuận tính thuế có thể tăng, nhưng tiền thực giữ lại vẫn nhiều hơn. Quan trọng là các khoản chi còn lại có chứng từ hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ.
Có nên bỏ dịch vụ kế toán để tiết kiệm?
Không nên. Chậm nộp hồ sơ khai thuế bị phạt, chưa kể tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Hãy chọn gói phù hợp khối lượng chứng từ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát chi phí cho công ty một người không?
Có. Trong gói dịch vụ kế toán, ACCA phân loại chi phí, chỉ ra khoản thiếu chứng từ và lập báo cáo chi phí theo quý; kiểm tra sơ bộ sổ sách miễn phí.
Chi đúng chỗ, giữ thêm lợi nhuận
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp solopreneur theo dõi chi phí, giữ chứng từ hợp lệ và khai thuế đúng hạn. Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
