Nhận việc qua Upwork, Fiverr bằng công ty: hồ sơ và dòng tiền

Khi thu nhập từ Upwork, Fiverr đã đều đặn, nhiều người tính chuyện lập công ty để ký hợp đồng lớn hơn và quản lý thuế rõ ràng. Bài này dành cho người làm freelancer Upwork công ty hoá hoạt động: chuyển tài khoản sang pháp nhân, xử lý phí nền tảng, giữ chứng từ và đưa tiền về đúng tài khoản. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp các bước thực tế cần làm.

1. Khi nào freelancer Upwork công ty hoá là hợp lý

Lập công ty không phải bắt buộc với mọi freelancer. Nó hợp lý khi thu nhập đủ lớn và ổn định, khi khách muốn ký hợp đồng với pháp nhân, hoặc khi bạn bắt đầu thuê thêm người. Ngược lại, công ty kéo theo nghĩa vụ kế toán, khai thuế định kỳ và báo cáo tài chính năm, nên cần tính chi phí vận hành trước. Bài freelancer có nên lập công ty có bảng so sánh chi tiết.

2. Chuyển tài khoản nền tảng sang pháp nhân

Mỗi nền tảng có chính sách riêng về tài khoản doanh nghiệp, thông tin thuế và phương thức rút tiền. Hãy đọc điều khoản hiện hành của nền tảng, vì bài này không mô tả tính năng cụ thể của sản phẩm nào. Các việc thường cần làm:

3. Sơ đồ dòng tiền từ nền tảng về ngân hàng

Trong ví dụ minh hoạ, doanh thu thông thường được ghi theo giá trị dịch vụ 1.000 USD, còn phí nền tảng và phí rút tiền ghi nhận là chi phí có chứng từ. Cách ghi nhận cụ thể, bên mua thể hiện trên hóa đơn và việc phí nền tảng có liên quan thuế nhà thầu hay không cần kế toán xác định theo hợp đồng thực tế. Xem thêm thuế nhà thầu khi mua dịch vụ nước ngoài.

Ví dụ minh hoạ về đối chiếu: trong tháng 9, báo cáo nền tảng ghi 3 dự án hoàn thành, tổng 2.400 USD, phí 240 USD, rút tiền 2 lần. Sao kê ngân hàng có 2 giấy báo Có tổng 2.110 USD. Kế toán cần giải thích được 50 USD còn lại: phí rút tiền hay số dư vẫn nằm trên nền tảng. Nếu số dư còn trên nền tảng cuối tháng, đó vẫn là tiền của công ty và phải được theo dõi như một khoản tiền đang chuyển hoặc phải thu.

4. Chứng từ thu nhập cần lưu

• Hợp đồng hoặc bản mô tả công việc đã chấp nhận trên nền tảng, kèm tên khách.
• Báo cáo giao dịch theo tháng: doanh thu, phí, tiền rút.
• Hóa đơn hoặc biên lai phí dịch vụ do nền tảng phát hành.
• Giấy báo Có, sao kê tài khoản ngoại tệ của công ty.
• Hóa đơn điện tử công ty đã xuất tương ứng.

Nền tảng có thể giới hạn thời gian tra cứu lịch sử, nên hãy tải báo cáo mỗi tháng. Doanh thu từ khách nước ngoài có thể liên quan điều kiện thuế suất 0%; tham khảo điều kiện áp dụng thuế suất 0%. Tỷ giá khi rút tiền tạo ra chênh lệch tỷ giá, xem bài chênh lệch tỷ giá khi nhận USD.

5. Lỗi thường gặp khi nhận việc bằng công ty

• Vẫn rút tiền về tài khoản cá nhân sau khi đã lập công ty.
• Ghi doanh thu theo số tiền thực về, bỏ qua phí nền tảng.
• Không tách thu nhập giai đoạn cá nhân và giai đoạn công ty.
• Không tải báo cáo giao dịch, cuối năm không đối chiếu được.

Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, một ngày chốt chuyển đổi rõ ràng và thói quen tải báo cáo mỗi tháng giải quyết phần lớn rắc rối. Nếu bạn còn lăn tăn giữa hai mô hình, đọc thêm làm freelance cá nhân hay mở công ty.

Câu hỏi thường gặp