Nội dung bài viết
Câu hỏi freelance cá nhân hay mở công ty thường bị trả lời bằng cảm tính: “mở công ty cho đỡ thuế” hoặc “cá nhân cho nhẹ đầu”. Bài này của ACCA Consulting Vietnam dùng một ví dụ minh hoạ thu nhập 600 triệu đồng/năm để liệt kê từng đầu việc và chi phí tuân thủ của hai phương án, và chỉ cách bạn tự kiểm tra số thuế theo quy định hiện hành.
1. Ví dụ minh hoạ: freelancer thu 600 triệu/năm
Giả định: Minh là lập trình viên tự do, tổng tiền khách trả khoảng 600 triệu đồng/năm, chi phí trực tiếp (phần mềm, máy móc, cộng tác viên) khoảng 120 triệu đồng/năm, có 1 người phụ thuộc. Mỗi tháng Minh nhận 5–10 khoản thanh toán từ 4 khách hàng, trong đó 2 khách là doanh nghiệp cần hoá đơn.
Chúng ta không so “ai nộp thuế ít hơn” trước, vì số thuế phụ thuộc cách khách trả tiền, loại hợp đồng và quy định áp dụng từng năm. Thay vào đó, ta so chi phí tuân thủ: tiền và thời gian để làm đúng nghĩa vụ.
2. Freelance cá nhân hay mở công ty: đầu việc của từng phương án
| Đầu việc | Freelance cá nhân | Công ty một người |
|---|---|---|
| Hoá đơn cho khách | Hạn chế; khách thường khấu trừ thuế khi trả tiền theo quy định hiện hành | Tự xuất hoá đơn điện tử cho mọi khoản thu |
| Tờ khai định kỳ | Tuỳ hình thức thu nhập | GTGT theo quý (DN mới); TNCN nếu có khấu trừ |
| Tạm nộp TNDN | Không | Theo quý, hạn ngày 30 tháng đầu quý sau |
| Quyết toán năm | Cá nhân tự quyết toán TNCN (nếu thuộc diện), hạn 30/4 | Quyết toán TNDN + BCTC, hạn 31/3 (năm dương lịch) |
| Sổ sách | Tự lưu hợp đồng, chứng từ nhận tiền | Sổ kế toán, lưu chứng từ tối thiểu 10 năm |
| Công cụ | Tài khoản ngân hàng | Chữ ký số, hoá đơn điện tử, tài khoản công ty |
3. Chi phí cố định và chi phí biến đổi
Chi phí cố định là khoản phải trả dù có khách hay không. Với công ty, đó là phí dịch vụ kế toán (hoặc thời gian tự làm), chữ ký số, hoá đơn điện tử, phí ngân hàng. Tin tốt: từ 01/01/2026 lệ phí môn bài đã được bãi bỏ (Nghị quyết 198/2025/QH15), nên công ty nhỏ bớt được một khoản cố định.
Chi phí biến đổi tăng theo số giao dịch: số hoá đơn, chứng từ mỗi tháng quyết định mức phí kế toán. Ví dụ với bảng giá ACCA cho công ty thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên: 1–15 hoá đơn – chứng từ/tháng là 800.000đ/tháng; 16–30 là 1.200.000đ/tháng.
Ví dụ minh hoạ. Phí kế toán theo bảng giá ACCA gói 1–15 chứng từ: 800.000đ × 12 tháng. Các dòng “giả định” chỉ để minh hoạ, bạn thay bằng báo giá thực tế.
Xem dạng bảng
| Freelance cá nhân | Công ty một người | |
|---|---|---|
| Phí kế toán/khai thuế (thuê ngoài) | 0 đ | 9.600.000 đ |
| Chữ ký số, hoá đơn điện tử (giả định) | 0 đ | 2.000.000 đ |
| Phí ngân hàng thêm (giả định) | 0 đ | 600.000 đ |
| Thời gian tự làm quy ra tiền (giả định) | 3.000.000 đ | 2.000.000 đ |
Theo ví dụ, công ty tốn thêm khoảng 10 triệu đồng/năm chi phí tuân thủ. Con số này cần được đặt cạnh lợi ích: giữ được 2 khách doanh nghiệp đòi hoá đơn, ký được hợp đồng lớn hơn, và chi phí 120 triệu có hoá đơn hợp lệ được tính vào chi phí của công ty.
4. Tự kiểm tra số thuế theo quy định hiện hành
Phần thuế thay đổi theo năm và theo hồ sơ, nên hãy tự kiểm tra theo trình tự sau thay vì tin vào con số truyền miệng:
- 1Gom số liệu
Tổng thu 12 tháng theo sao kê, tách theo từng khách và loại hợp đồng.
- 2Phương án cá nhân
Tra quy định hiện hành về khấu trừ và quyết toán TNCN; nhớ giảm trừ gia cảnh 2026: bản thân 15,5 triệu/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu/tháng.
- 3Phương án công ty
Tính lợi nhuận = doanh thu − chi phí có hoá đơn hợp lệ; doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng áp dụng thuế TNDN 15%.
- 4Tiền chủ nhận về
Cộng thêm thuế khi công ty trả lương hoặc chia lợi nhuận cho bạn theo quy định hiện hành.
- 5Đối chiếu
So tổng thuế + chi phí tuân thủ của hai phương án; nhờ người có chuyên môn kiểm tra lại.
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam lưu ý: nhiều người chỉ tính thuế TNDN 15% rồi kết luận công ty “rẻ hơn”, nhưng quên bước 4. Tiền ở công ty muốn về túi bạn phải qua lương hoặc lợi nhuận được chia, và mỗi đường đều có nghĩa vụ riêng. Bài freelancer có nên lập công ty có thang điểm giúp bạn xét thêm yếu tố khách hàng.
5. Checklist trước khi chốt phương án
- Đã có số liệu thu, chi 12 tháng gần nhất từ sao kê ngân hàng.
- Biết bao nhiêu khách cần hoá đơn và hợp đồng với pháp nhân.
- Đã tách chi phí có hoá đơn hợp lệ và chi phí không có hoá đơn.
- Đã tính chi phí tuân thủ cố định một năm của phương án công ty.
- Đã xác định cách nhận tiền về: lương, lợi nhuận hay kết hợp.
- Đã hỏi ý kiến người làm kế toán – thuế cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Mở công ty có chắc chắn nộp thuế ít hơn làm cá nhân không?
Không chắc chắn. Kết quả phụ thuộc lợi nhuận, chi phí có hoá đơn hợp lệ và cách bạn nhận tiền từ công ty. Hãy tính cả hai phương án theo quy định hiện hành trước khi quyết định.
Chi phí tuân thủ tối thiểu của công ty một người khoảng bao nhiêu?
Phụ thuộc số chứng từ mỗi tháng. Với bảng giá ACCA, gói khai báo thuế cho công ty chưa phát sinh hoá đơn từ 399.000đ/tháng, 1–15 chứng từ là 800.000đ/tháng, cộng chi phí chữ ký số và hoá đơn điện tử.
Chi phí không có hoá đơn có được tính vào chi phí công ty không?
Thường khó được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nên chọn nhà cung cấp xuất được hoá đơn và thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ tính thử hai phương án không?
Có. Bạn gửi số liệu thu chi, ACCA lập bảng so sánh chi phí tuân thủ và các đầu việc của hai phương án để bạn quyết định, sau đó hỗ trợ thành lập và kế toán nếu cần.
Tính thử trước khi mở công ty
Gửi số liệu 12 tháng cho ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) để nhận bảng so sánh riêng cho bạn. Xem máy tính báo giá.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
