Nội dung bài viết
Gần như mọi công ty một người đều trả tiền cho phần mềm, quảng cáo hay tên miền của nhà cung cấp nước ngoài bằng thẻ. Câu hỏi đặt ra là thuế nhà thầu nước ngoài: ai phải kê khai, nộp phần thuế này? ACCA Consulting Vietnam giúp bạn phân loại các khoản thường gặp, cách kiểm tra nhà cung cấp và một sơ đồ quyết định đơn giản.
1. Thuế nhà thầu nước ngoài là gì
Khi tổ chức, cá nhân nước ngoài có thu nhập từ việc cung cấp dịch vụ cho bên Việt Nam, phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam, thường gọi là thuế nhà thầu (gồm phần thuế GTGT và thuế TNDN theo quy định hiện hành). Nghĩa vụ này được thực hiện theo một trong hai cách:
- Nhà cung cấp nước ngoài tự đăng ký, kê khai và nộp thuế tại Việt Nam, ví dụ qua kênh dành cho nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế.
- Bên Việt Nam khấu trừ, kê khai và nộp thay khi trả tiền cho nhà cung cấp chưa tự thực hiện nghĩa vụ.
Tỷ lệ thuế cụ thể phụ thuộc loại dịch vụ và phương pháp nộp thuế, áp dụng theo quy định hiện hành. Bài này không nêu tỷ lệ; hãy kiểm tra với kế toán cho từng hợp đồng.
2. Các khoản thường gặp ở công ty một người
| Khoản chi | Ví dụ | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Phần mềm dạng thuê bao (SaaS) | Công cụ thiết kế, quản lý dự án, lưu trữ đám mây | Nhà cung cấp đã đăng ký thuế tại Việt Nam chưa; hóa đơn có thể hiện thuế |
| Quảng cáo trực tuyến | Quảng cáo trên mạng xã hội, công cụ tìm kiếm | Bên ký hợp đồng là công ty nước ngoài hay đại lý tại Việt Nam |
| Tên miền, máy chủ | Tên miền quốc tế, hosting nước ngoài | Mua trực tiếp từ nước ngoài hay qua nhà đăng ký trong nước |
| Dịch vụ cá nhân nước ngoài | Thuê freelancer nước ngoài thiết kế, dịch thuật | Thường bên Việt Nam phải xem xét khấu trừ |
| Khoá học, tài liệu trực tuyến | Khoá học, sách điện tử của nền tảng nước ngoài | Loại hình dịch vụ và tình trạng đăng ký thuế |
- Quảng cáo trực tuyến45%
- Phần mềm thuê bao40%
- Tên miền, máy chủ10%
- Freelancer nước ngoài5%
Ví dụ minh hoạ, tỷ trọng giả định.
Xem dạng bảng
| Quảng cáo trực tuyến | 45% |
| Phần mềm thuê bao | 40% |
| Tên miền, máy chủ | 10% |
| Freelancer nước ngoài | 5% |
Trong ví dụ minh hoạ, quảng cáo và phần mềm chiếm phần lớn. Đây là hai nhóm nên kiểm tra trước vì giá trị lớn và lặp lại hằng tháng.
3. Cách kiểm tra nhà cung cấp đã đăng ký thuế tại Việt Nam chưa
- Xem hóa đơn hoặc biên lai của nhà cung cấp: có ghi mã số thuế Việt Nam, có dòng thuế GTGT Việt Nam hay không.
- Tra cứu danh sách nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký thuế trên trang thông tin của cơ quan thuế.
- Kiểm tra bên ký hợp đồng (điều khoản dịch vụ): công ty nước ngoài hay công ty, đại lý tại Việt Nam.
- Nếu mua qua đại lý tại Việt Nam có xuất hóa đơn điện tử Việt Nam, xử lý như mua trong nước.
- Lưu ảnh chụp kết quả tra cứu và hóa đơn vào hồ sơ tháng.
4. Sơ đồ quyết định nhanh
- 1Nhà cung cấp ở đâu?
Trong nước, có hóa đơn điện tử Việt Nam: xử lý như mua hàng trong nước.
- 2Ở nước ngoài, đã đăng ký thuế tại Việt Nam?
Có: lưu chứng từ, kết quả tra cứu; thông thường bên mua không phải khấu trừ thay.
- 3Chưa đăng ký?
Bên Việt Nam xem xét nghĩa vụ khấu trừ, kê khai, nộp thay theo quy định hiện hành.
- 4Loại dịch vụ thuộc diện chịu thuế?
Kế toán xác định loại dịch vụ, tỷ lệ áp dụng.
- 5Kê khai và lưu hồ sơ
Nộp đúng hạn, lưu hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán thẻ hoặc ngân hàng.
Ví dụ minh hoạ: Công ty của bạn trả 3 triệu đồng mỗi tháng cho một phần mềm thiết kế bằng thẻ công ty. Biên lai không có mã số thuế Việt Nam và tra cứu không thấy nhà cung cấp trong danh sách đã đăng ký. Khi đó, kế toán cần xem xét việc kê khai thuế nhà thầu thay cho khoản này; nếu bỏ qua, khi bị kiểm tra công ty có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày và xử phạt.
Lưu ý thêm: khi thanh toán bằng thẻ, số tiền trên sao kê thường là ngoại tệ quy đổi, có thể kèm phí giao dịch quốc tế. Kế toán cần cả biên lai của nhà cung cấp lẫn sao kê thẻ để khớp số tiền, ngày thanh toán và tách phí ngân hàng thành khoản chi riêng. Thiếu một trong hai, việc kê khai thuế nhà thầu và ghi nhận chi phí đều khó giải trình.
5. Thuế nhà thầu và chi phí được trừ
Ngoài nghĩa vụ thuế nhà thầu, hãy để ý điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ, khoản chi phục vụ kinh doanh. Thanh toán bằng thẻ đứng tên công ty giúp chứng từ rõ ràng hơn thẻ cá nhân của chủ sở hữu. Xem thêm chi tiêu cá nhân bằng thẻ công ty và chi phí không có hóa đơn.
Đội ngũ ACCA thường gợi ý lập một danh sách các thuê bao nước ngoài, cập nhật mỗi quý: tên nhà cung cấp, số tiền, tình trạng đăng ký thuế, người phụ trách. Danh sách này vừa giúp kê khai đúng, vừa giúp cắt bớt thuê bao không dùng; xem bài tiết kiệm chi phí vận hành công ty một người.
Câu hỏi thường gặp
Trả tiền quảng cáo bằng thẻ có phải nộp thuế nhà thầu không?
Phụ thuộc vào bên cung cấp: nếu nhà cung cấp nước ngoài đã tự đăng ký, nộp thuế tại Việt Nam hoặc bạn mua qua đại lý trong nước có hóa đơn, xử lý khác với trường hợp nhà cung cấp chưa đăng ký. Hãy kiểm tra từng nhà cung cấp.
Không có hóa đơn Việt Nam thì có được tính chi phí không?
Có thể được xem xét nếu có chứng từ hợp lệ theo quy định hiện hành, thanh toán không dùng tiền mặt và phục vụ kinh doanh. Kế toán sẽ xác định cụ thể cho từng khoản.
Bao lâu nên rà lại danh sách thuê bao nước ngoài?
Nên rà mỗi quý, cùng kỳ khai thuế GTGT của doanh nghiệp mới thành lập, để cập nhật nhà cung cấp mới và tình trạng đăng ký thuế.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kê khai thuế nhà thầu nước ngoài không?
Có. Trong gói dịch vụ kế toán, ACCA rà các khoản chi cho nhà cung cấp nước ngoài, xác định nghĩa vụ và kê khai khi cần. Trường hợp phức tạp sẽ được báo trước để bạn quyết định.
Dùng công cụ nước ngoài, thuế vẫn đúng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp solopreneur kiểm tra và kê khai thuế nhà thầu, lưu chứng từ đầy đủ. Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
