Nội dung bài viết
Sổ sách của công ty một người hiếm khi hỏng vì một sai lầm lớn; nó hỏng vì những tuần bỏ qua, chứng từ dồn lại, đến cuối quý không ai nhớ khoản chuyển khoản nào là gì. Một routine kế toán hàng tuần chỉ 15 phút giải quyết đúng vấn đề đó. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra năm việc, thời gian dự kiến cho từng việc và checklist in được.
1. Vì sao làm hàng tuần thay vì cuối tháng
Sau một tuần, bạn vẫn nhớ khoản 3,2 triệu chuyển đi là tiền phần mềm hay tiền mua quà cho khách. Sau ba tháng thì không. Làm theo tuần giúp mỗi lần chỉ xử lý vài chục giao dịch, phát hiện sớm hoá đơn sai thông tin để yêu cầu người bán điều chỉnh, và tới cuối tháng chỉ còn việc khoá sổ.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chủ DN gửi chứng từ đều đặn mỗi tuần thường có số câu hỏi ngược từ kế toán ít hơn hẳn so với người gửi một lần cuối quý, và hiếm khi phải xin lại hoá đơn đã quá lâu.
2. Routine kế toán hàng tuần trong 15 phút
| Việc | Thời gian dự kiến | Đầu ra mong đợi |
|---|---|---|
| Tải sao kê, đối chiếu giao dịch trong tuần | 5 phút | Mỗi giao dịch có ghi chú nội dung hoặc gắn chứng từ |
| Lưu hoá đơn đầu vào vào thư mục tháng | 4 phút | File hoá đơn đặt tên chuẩn, đúng thư mục |
| Cập nhật bảng công nợ khách hàng | 3 phút | Khoản nào đã thu, khoản nào quá hạn cần nhắc |
| Ghi chú khoản chi chưa có chứng từ | 2 phút | Danh sách cần xin hoá đơn hoặc chứng từ thay thế |
| Kiểm tra số dư quỹ dự phòng thuế | 1 phút | Đủ tiền cho kỳ nộp thuế tới |
Ví dụ minh hoạ, ước lượng thời gian. Công ty nhiều giao dịch hơn cần thêm thời gian tương ứng.
Xem dạng bảng
| Đối chiếu sao kê | 5 phút |
| Lưu hoá đơn đầu vào | 4 phút |
| Cập nhật công nợ | 3 phút |
| Ghi chú chi thiếu chứng từ | 2 phút |
| Kiểm quỹ thuế | 1 phút |
3. Làm từng việc thế nào cho nhanh
Đối chiếu sao kê
Tải sao kê tài khoản công ty, đánh dấu từng giao dịch bằng ba màu: đã có chứng từ, cần bổ sung, khoản cá nhân lỡ chi. Khoản cá nhân lỡ chi cần ghi rõ để kế toán theo dõi phải thu chủ sở hữu. Hướng dẫn chi tiết xem bài đối chiếu sao kê ngân hàng.
Lưu hoá đơn đầu vào
Kiểm tra nhanh tên, mã số thuế công ty trên hoá đơn. Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), đảm bảo đã thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đặt tên file theo quy tắc ngày_nhà cung cấp_số tiền để tìm lại trong vài giây.
Cập nhật công nợ và quỹ thuế
Đánh dấu khách đã thanh toán, gửi nhắc nhẹ cho khoản sắp đến hạn. Sau mỗi khoản thu, chuyển phần trích dự phòng thuế sang tài khoản hoặc quỹ riêng như hướng dẫn trong bài quỹ dự phòng thuế.
Ví dụ minh hoạ: tuần này tài khoản công ty có 7 giao dịch. Bạn tô xanh 4 khoản đã có hoá đơn, tô vàng 2 khoản cần xin hoá đơn (phí quảng cáo, phí phần mềm), tô đỏ 1 khoản 850.000đ ăn tối gia đình lỡ quẹt thẻ công ty. Ghi chú khoản đỏ là phải thu chủ sở hữu và chuyển hoàn ngay trong tuần. Toàn bộ mất khoảng 5 phút, và cuối tháng không còn câu hỏi nào về 7 giao dịch này.
4. Thiết lập một lần, dùng cả năm
- 1Chọn giờ cố định
Một khung 15 phút mỗi tuần, đặt lặp lại trên lịch.
- 2Tạo thư mục
Năm / tháng / loại chứng từ: hoá đơn vào, hoá đơn ra, sao kê, hợp đồng.
- 3Tạo bảng công nợ
Một bảng tính đơn giản: khách, số tiền, hạn, ngày thu.
- 4Kết nối kế toán
Thống nhất kênh gửi chứng từ hằng tuần với người làm sổ.
- Đã tải sao kê tuần này và ghi chú mọi giao dịch.
- Đã lưu đủ hoá đơn đầu vào, kiểm tra tên và mã số thuế.
- Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã thanh toán chuyển khoản.
- Đã cập nhật công nợ, gửi nhắc khách sắp đến hạn.
- Đã ghi danh sách khoản chi còn thiếu chứng từ.
- Quỹ dự phòng thuế đủ cho kỳ nộp tới.
- Đã gửi thư mục tuần cho người làm kế toán.
Chứng từ dùng ghi sổ cần lưu trữ tối thiểu 10 năm, nên ngay từ đầu hãy lưu bản điện tử có sao lưu. Bốn tuần làm đều đặn, công việc cuối tháng chỉ còn là checklist khoá sổ cuối tháng.
Câu hỏi thường gặp
Không có thời gian mỗi tuần thì làm hai tuần một lần được không?
Được, nhưng thời gian mỗi lần sẽ tăng và dễ quên nội dung giao dịch. Quan trọng nhất là đều đặn, không để dồn quá một tháng.
Có cần phần mềm kế toán để làm routine này không?
Không bắt buộc. Một thư mục lưu trữ có cấu trúc và một bảng tính công nợ là đủ cho công ty một người; phần ghi sổ có thể do người làm kế toán đảm nhận.
Khoản chi không có hoá đơn thì ghi chú thế nào?
Ghi ngày, số tiền, người nhận, mục đích và lưu chứng từ thanh toán. Người làm kế toán sẽ xác định chứng từ thay thế phù hợp hoặc loại khỏi chi phí được trừ.
ACCA Consulting Vietnam có nhận chứng từ hằng tuần từ chủ DN không?
Có. ACCA Consulting VN thống nhất kênh gửi chứng từ, phản hồi các khoản cần bổ sung và ghi sổ, khai thuế định kỳ cho công ty.
15 phút của bạn, phần sổ sách để chúng tôi
ACCA Consulting VN nhận chứng từ hằng tuần, ghi sổ và báo cho bạn những gì cần bổ sung trước khi quá muộn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
