Nội dung bài viết
Không ít solopreneur sau vài năm tự kinh doanh quyết định nhận một vị trí toàn thời gian. Khi chuyển từ chủ doanh nghiệp sang đi làm, phần dễ quên nhất là công ty cũ: nó không tự biến mất khi bạn ký hợp đồng lao động mới. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam liệt kê các việc cần làm để bạn bắt đầu công việc mới mà không mang theo nợ hồ sơ.
1. Quyết định số phận của công ty trước tiên
Trước khi làm bất cứ thủ tục nào, bạn cần chọn: giữ công ty hoạt động, tạm ngừng hay giải thể. Mỗi lựa chọn dẫn tới một danh sách việc khác nhau. Bài tạm ngừng, giải thể hay chuyển nhượng có bảng so sánh chi tiết.
- Giữ công ty: phù hợp nếu bạn vẫn nhận một vài dự án ngoài giờ và hợp đồng lao động mới không cấm.
- Tạm ngừng: phù hợp nếu bạn muốn thử công việc mới một thời gian rồi mới quyết định.
- Giải thể: phù hợp nếu bạn chắc chắn không quay lại kinh doanh qua pháp nhân này.
Một điểm hay bị bỏ qua: hãy đọc kỹ điều khoản về xung đột lợi ích và công việc bên ngoài trong hợp đồng với công ty mới. Một số nhà tuyển dụng yêu cầu khai báo việc bạn đang sở hữu doanh nghiệp.
Ví dụ minh hoạ cho công ty không có nhân viên, không phát sinh khấu trừ TNCN. Số hồ sơ thực tế tuỳ kỳ khai và tình trạng công ty.
Xem dạng bảng
| Giữ công ty, khai quý | Đã giải thể | |
|---|---|---|
| Tờ khai GTGT quý | 4 hồ sơ | 0 hồ sơ |
| Báo cáo tài chính năm | 1 hồ sơ | 0 hồ sơ |
| Quyết toán TNDN | 1 hồ sơ | 0 hồ sơ |
| Quyết toán TNCN cá nhân (nếu thuộc diện) | 1 hồ sơ | 1 hồ sơ |
2. Checklist khi chuyển từ chủ doanh nghiệp sang đi làm
- Chốt sổ sách công ty đến ngày dừng hoạt động, đối chiếu sao kê ngân hàng
- Xuất hoá đơn cho phần việc đã hoàn thành, thu hồi công nợ còn lại
- Thanh lý hoặc chuyển giao hợp đồng đang thực hiện với khách hàng
- Nộp đủ tờ khai và tiền thuế của các kỳ đã phát sinh
- Làm thủ tục tạm ngừng hoặc giải thể theo lựa chọn đã chốt
- Xử lý hoá đơn điện tử và chữ ký số phù hợp với lựa chọn đó
- Cung cấp mã số thuế cá nhân, thông tin người phụ thuộc cho công ty mới
- Ghi lịch quyết toán TNCN cá nhân nếu thuộc diện tự quyết toán
3. Tài khoản ngân hàng và hoá đơn điện tử
| Công cụ | Nếu tạm ngừng | Nếu giải thể |
|---|---|---|
| Tài khoản ngân hàng | Giữ, hạn chế giao dịch, theo dõi phí | Đóng sau cùng, khi đã nộp hết thuế |
| Hoá đơn điện tử | Không xuất hoá đơn cho hoạt động mới | Chấm dứt sử dụng theo quy định hiện hành |
| Chữ ký số | Gia hạn khi chuẩn bị quay lại | Giữ đến khi hoàn tất chấm dứt mã số thuế |
| Chứng từ kế toán | Lưu như bình thường | Lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015 |
Đừng dùng tài khoản công ty để nhận lương từ chỗ làm mới hoặc chi tiêu cá nhân. Lương từ công việc mới là thu nhập của bạn, phải về tài khoản cá nhân. Trộn lẫn hai dòng tiền làm việc khép sổ công ty khó hơn nhiều.
4. Quyết toán TNCN cá nhân năm chuyển đổi
Năm chuyển đổi thường có nhiều nguồn thu nhập: lương từ công ty mới, có thể có thù lao hoặc lợi nhuận liên quan đến công ty cũ. Lưu ý tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ của công ty, nên cách bạn đã rút tiền ra trước đây cũng cần được ghi nhận đúng.
Nếu thuộc diện tự quyết toán TNCN, hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau năm dương lịch (30/4). Mức giảm trừ gia cảnh từ kỳ tính thuế 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Xem thêm bài thuế TNCN của chủ công ty một người.
5. Ví dụ minh hoạ: lộ trình của anh Minh
- Tháng 1
Nhận lời mời làm việc, chọn giải thể công ty tư vấn đang có.
- Tháng 1–2
Hoàn thành dự án cuối, xuất hoá đơn, thu tiền, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng.
- Tháng 2
Ký quyết định giải thể, gửi thông báo, lập quyết toán đến thời điểm giải thể.
- Tháng 3
Nộp đủ thuế, làm thủ tục chấm dứt mã số thuế và hoá đơn điện tử.
- Tháng 4
Nộp hồ sơ giải thể, đóng tài khoản ngân hàng, bàn giao chứng từ lưu trữ.
Lộ trình trên là ví dụ minh hoạ; thời gian thực tế phụ thuộc cơ quan thuế và mức độ sạch của sổ sách. Theo kinh nghiệm của ACCA, công ty đã được kế toán đều đặn hằng tháng thường đóng nhanh hơn rõ rệt so với công ty dồn hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Đi làm thuê có được tiếp tục làm chủ công ty không?
Pháp luật doanh nghiệp không cấm chung, nhưng hợp đồng lao động và quy định nội bộ của nơi làm mới có thể giới hạn. Hãy đọc kỹ điều khoản trước khi quyết định giữ công ty.
Có nên giữ công ty 'phòng khi cần'?
Chỉ nên giữ nếu bạn sẵn sàng duy trì kê khai đều đặn. Nếu không theo sát được, tạm ngừng hoặc giải thể an toàn hơn để công ty không rơi vào tình trạng bỏ không.
Năm chuyển đổi có phải tự quyết toán TNCN không?
Tuỳ nguồn thu nhập và việc đã khấu trừ trong năm. Nếu thuộc diện tự quyết toán, hạn là 30/4 năm sau; nên tổng hợp chứng từ khấu trừ từ các nơi chi trả.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đóng công ty khi chủ chuyển sang đi làm không?
Có. ACCA hỗ trợ chốt sổ, lập tờ khai cuối, quyết toán và checklist tạm ngừng hoặc giải thể, giúp bạn yên tâm với công việc mới.
Bắt đầu công việc mới không vướng công ty cũ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn khép sổ gọn gàng. Nhận tư vấn miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
