Công ty 'ngủ đông' nhiều năm: rủi ro tồn đọng và cách khôi phục

Nhiều chủ doanh nghiệp lập công ty, làm vài hợp đồng rồi để đó vì bận việc khác. Một công ty không hoạt động nhưng chưa tạm ngừng hay giải thể vẫn mang đầy đủ nghĩa vụ kê khai trên giấy tờ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích các rủi ro thường gặp theo dạng hỏi đáp và đưa ra checklist khôi phục.

1. Công ty không hoạt động khác gì công ty tạm ngừng?

Tạm ngừng là trạng thái đã thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, có thời hạn rõ ràng. Còn công ty 'ngủ đông' là công ty chủ tự ngừng làm, nhưng về mặt pháp lý vẫn đang hoạt động bình thường. Hệ thống thuế vẫn chờ tờ khai từng kỳ, kể cả khi doanh thu bằng 0.

Khoảng trống giữa thực tế và hồ sơ chính là nơi rủi ro tích tụ. Mỗi kỳ không nộp tờ khai là một vi phạm có thể bị xử phạt. Bạn có thể đọc thêm bài doanh nghiệp không phát sinh doanh thu để hiểu vì sao vẫn phải khai.

2. Hỏi đáp: những rủi ro thường gặp

Mã số thuế có bị thay đổi trạng thái không?

Có thể. Khi công ty không nộp hồ sơ, không liên hệ được tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế có thể xác minh và chuyển trạng thái mã số thuế theo quy định hiện hành. Khi đó việc xuất hoá đơn, giao dịch với khách hàng hoặc ngân hàng có thể bị ảnh hưởng, và muốn khôi phục phải làm thủ tục riêng.

Tờ khai bị bỏ có bị phạt không?

Có. Phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế tính theo số ngày quá hạn của từng tờ khai. Với tổ chức, theo NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, khung phạt tăng dần như biểu đồ dưới. Tờ khai đã chậm trên 90 ngày rơi vào khung cao nhất.

Chữ ký số và hoá đơn điện tử thì sao?

Chữ ký số thường hết hạn sau vài năm không gia hạn. Không có chữ ký số, bạn không nộp được tờ khai điện tử. Thông tin đăng ký hoá đơn điện tử có thể cũng cần cập nhật trước khi xuất lại hoá đơn.

Nếu có nợ thuế cũ thì sao?

Tiền chậm nộp được tính 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp và cộng dồn theo thời gian. Ví dụ minh hoạ: khoản thuế 10 triệu đồng chậm 365 ngày phát sinh khoảng 1,095 triệu đồng tiền chậm nộp.

3. Ước tính hồ sơ tồn đọng

Trong ví dụ minh hoạ, 18 hồ sơ có thể bị coi là chậm nộp. Số thực tế phụ thuộc trạng thái mã số thuế, kỳ khai đã đăng ký và các văn bản cơ quan thuế đã gửi. Vì vậy bước đầu tiên luôn là tra cứu, chưa vội nộp.

4. Checklist khôi phục công ty không hoạt động

Nếu tài khoản ngân hàng có giao dịch trong thời gian 'ngủ đông', cần giải thích từng khoản: tiền chủ góp, khoản thu nợ cũ hay doanh thu mới. Theo kinh nghiệm của ACCA, đây là phần cơ quan thuế thường hỏi kỹ nhất khi khôi phục.

5. Tránh lặp lại tình trạng ngủ đông

• Nếu biết sẽ nghỉ, hãy thông báo tạm ngừng kinh doanh đúng thủ tục.
• Đặt lịch nhắc hạn kê khai cho cả năm, kể cả khi không có doanh thu.
• Giao việc kê khai định kỳ cho một bên chuyên trách nếu bạn không theo sát được.

Câu hỏi thường gặp