Nội dung bài viết
Với doanh nghiệp thương mại điện tử và startup, quảng cáo thường là khoản chi lớn thứ hai sau giá vốn. Muốn chi phí quảng cáo được trừ khi quyết toán, doanh nghiệp cần nhiều hơn một sao kê thẻ. Bài này ACCA Consulting Vietnam liệt kê chứng từ cho từng kênh marketing và cách xử lý những tình huống khó như thanh toán bằng thẻ cá nhân.
1. Điều kiện chung để chi phí quảng cáo được trừ
Theo quy định hiện hành, chi phí quảng cáo, tiếp thị được xem xét như các khoản chi khác: thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động kinh doanh, có hoá đơn hoặc chứng từ hợp pháp, và thanh toán không dùng tiền mặt trong các trường hợp quy định yêu cầu. Riêng thuế GTGT, hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào.
Điểm yếu thường không nằm ở bản chất chi phí mà ở chứng từ: thiếu hợp đồng, thiếu bằng chứng chiến dịch đã chạy, hoặc người thanh toán không phải doanh nghiệp.
2. Chứng từ để chi phí quảng cáo được trừ theo từng kênh
| Kênh | Chứng từ chính | Bằng chứng thực hiện |
|---|---|---|
| Quảng cáo trên nền tảng trong nước | Hợp đồng, hoá đơn điện tử, chứng từ chuyển khoản | Báo cáo chiến dịch, nghiệm thu |
| Quảng cáo trên nền tảng nước ngoài | Hoá đơn hoặc chứng từ do nhà cung cấp phát hành, chứng từ thanh toán | Báo cáo tài khoản quảng cáo, ảnh chụp chiến dịch |
| KOL/KOC là cá nhân | Hợp đồng dịch vụ, chứng từ chi trả, chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định | Đường link bài đăng, số liệu tương tác |
| Agency, KOL qua công ty | Hợp đồng, hoá đơn của agency, nghiệm thu | Báo cáo kết quả chiến dịch |
| Hàng mẫu, sampling | Phiếu xuất kho, danh sách phát, chương trình được phê duyệt | Hình ảnh sự kiện, biên bản |
| In ấn, sự kiện, POSM | Hợp đồng, hoá đơn, biên bản bàn giao | Hình ảnh lắp đặt, sự kiện |
Với quảng cáo trên nền tảng nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định thêm nghĩa vụ thuế liên quan (nếu có) theo quy định hiện hành. Chi tiết xem bài thuế quảng cáo Google, Facebook. Hàng mẫu, hàng khuyến mại còn có cách xử lý thuế GTGT riêng, xem bài thuế GTGT hàng khuyến mại, hàng mẫu.
3. Ngân sách lớn ở đâu, rủi ro ở đó
- Quảng cáo online55%
- KOL/KOC25%
- Hàng mẫu, sampling12%
- In ấn, sự kiện8%
Tỷ lệ giả định, ví dụ minh hoạ, không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Quảng cáo online | 55% |
| KOL/KOC | 25% |
| Hàng mẫu, sampling | 12% |
| In ấn, sự kiện | 8% |
Trong ví dụ, 80% ngân sách nằm ở quảng cáo online và KOL/KOC, cũng là hai nhóm hay thiếu chứng từ nhất. Với ngân sách marketing 1 tỷ đồng mỗi năm, nếu 30% bị loại do thiếu hồ sơ thì thu nhập chịu thuế tăng 300 triệu, thuế TNDN tăng 60 triệu đồng với thuế suất giả định 20%.
4. Thanh toán bằng thẻ cá nhân và chứng từ nước ngoài
Nhiều startup để nhân viên hoặc nhà sáng lập dùng thẻ cá nhân chạy quảng cáo. Khi đó, người mua trên hoá đơn và người thanh toán không phải doanh nghiệp, rủi ro bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT rất cao.
- Cách tốt nhất: chuyển tài khoản quảng cáo về tên doanh nghiệp, thanh toán bằng thẻ hoặc tài khoản công ty.
- Nếu buộc phải dùng thẻ cá nhân trong giai đoạn đầu: có quy chế nội bộ về việc ứng, hoàn ứng; giấy đề nghị thanh toán; sao kê; thông tin doanh nghiệp trên hoá đơn. Mức độ được chấp nhận vẫn cần kiểm tra theo quy định hiện hành.
- Chứng từ nước ngoài: lưu hoá đơn điện tử tải từ tài khoản, bản dịch nội dung chính khi cần, và sao kê ngân hàng đối chiếu số tiền ngoại tệ.
5. Checklist hằng tháng cho bộ phận marketing
- Tải hoá đơn từ tất cả tài khoản quảng cáo, đặt tên file theo tháng.
- Xuất báo cáo chiến dịch khớp với kỳ hoá đơn.
- Ký hợp đồng với KOL/KOC trước khi đăng bài, lưu đường link bài đăng.
- Gửi kế toán danh sách chi trả cá nhân để khấu trừ thuế TNCN đúng kỳ.
- Lập phiếu xuất kho và danh sách nhận cho hàng mẫu.
- Đối chiếu tổng chi trên sao kê với sổ chi phí marketing.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, chỉ cần bộ phận marketing gửi đủ báo cáo chiến dịch mỗi tháng là phần lớn rủi ro đã được xử lý. Doanh nghiệp cần người theo dõi chứng từ thường xuyên có thể tham khảo dịch vụ kế toán TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí quảng cáo có bị giới hạn theo tỷ lệ doanh thu không?
Doanh nghiệp nên kiểm tra theo quy định hiện hành. Điều quan trọng hơn là khoản chi phải đáp ứng điều kiện chung về phục vụ kinh doanh, hoá đơn chứng từ và hình thức thanh toán.
Thuê KOL cá nhân không có hoá đơn thì sao?
Doanh nghiệp cần hợp đồng dịch vụ, chứng từ chi trả và thực hiện khấu trừ, kê khai thuế TNCN theo quy định. Đây là bộ chứng từ thay cho hoá đơn đối với cá nhân không kinh doanh.
Quảng cáo chạy bằng thẻ của giám đốc có được trừ không?
Rủi ro bị loại cao vì người thanh toán không phải doanh nghiệp. Nên chuyển sang thẻ công ty sớm và có quy chế hoàn ứng rõ ràng trong giai đoạn chuyển tiếp.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát chi phí quảng cáo trước quyết toán không?
Có. ACCA kiểm tra hoá đơn, hợp đồng, báo cáo chiến dịch, chứng từ khấu trừ TNCN và chỉ ra khoản cần bổ sung trước khi lập tờ khai quyết toán.
Giữ chi phí marketing không bị loại
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn chuẩn hoá chứng từ quảng cáo online, KOL/KOC và hàng mẫu ngay từ tháng này.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
