Nội dung bài viết
Hàng hết hạn, hư hỏng là chuyện khó tránh với doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Khi hạch toán khoản tiêu huỷ hàng tồn kho chi phí được trừ chỉ là phần giá trị tổn thất không được bồi thường và phải có hồ sơ chứng minh. Bài này ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn quy trình tiêu huỷ, bộ hồ sơ cần lưu và một ví dụ minh hoạ cách tính.
1. Khi nào giá trị hàng tiêu huỷ được tính chi phí
Theo quy định hiện hành, giá trị hàng hoá bị tổn thất do hết hạn sử dụng, hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hoá tự nhiên, thiên tai, hoả hoạn và một số nguyên nhân khách quan khác có thể được tính vào chi phí được trừ. Phần được tính là giá trị tổn thất sau khi trừ khoản được bồi thường từ bảo hiểm, nhà cung cấp, người vận chuyển hoặc cá nhân có lỗi.
Ngược lại, hàng mất do quản lý yếu, không xác định được nguyên nhân, hoặc tiêu huỷ mà không có biên bản thường bị loại khi kiểm tra. Hao hụt vượt mức hao hụt tự nhiên mà doanh nghiệp đã xây dựng cũng dễ bị đặt câu hỏi.
2. Hồ sơ để khoản tiêu huỷ hàng tồn kho chi phí được chấp nhận
| Chứng từ | Nội dung chính | Người lập, ký |
|---|---|---|
| Biên bản kiểm kê | Danh mục, số lượng, giá trị hàng hỏng, hết hạn | Kho, kế toán |
| Quyết định thành lập hội đồng | Thành phần hội đồng xử lý, tiêu huỷ | Giám đốc |
| Biên bản xác định nguyên nhân | Lý do hư hỏng, hết hạn, trách nhiệm | Hội đồng |
| Hồ sơ bồi thường | Hợp đồng bảo hiểm, thư chấp nhận bồi thường, văn bản với nhà cung cấp | Kế toán, pháp chế |
| Biên bản tiêu huỷ | Thời gian, địa điểm, phương thức, hình ảnh, video | Hội đồng |
| Hợp đồng đơn vị xử lý chất thải | Áp dụng với hàng phải xử lý theo quy định môi trường | Đơn vị xử lý |
Ngành thực phẩm, dược, mỹ phẩm, hoá chất có thể phải tuân thủ thêm quy định chuyên ngành về tiêu huỷ. Doanh nghiệp nên kiểm tra theo quy định hiện hành của ngành mình trước khi thực hiện.
3. Định mức hao hụt tự nhiên
Với hàng dễ bay hơi, khô hao, rơi vãi trong vận chuyển, doanh nghiệp nên tự xây dựng định mức hao hụt tự nhiên bằng văn bản, căn cứ đặc tính hàng và kinh nghiệm thực tế. Phần hao hụt trong định mức được hạch toán vào giá vốn. Phần vượt định mức cần xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, nếu không rất dễ bị loại.
Định mức nên được ban hành trước kỳ áp dụng, có người phê duyệt và rà soát lại hằng năm. Định mức lập vội sau khi đã có thất thoát thường khó thuyết phục khi giải trình.
4. Ví dụ minh hoạ tính chi phí được trừ
Công ty phân phối thực phẩm giả định có lô hàng giá gốc 200 triệu đồng hết hạn. Bảo hiểm chấp nhận bồi thường 50 triệu. Nhà cung cấp nhận lại một phần hàng và giảm trừ công nợ 30 triệu. Bao bì, phế liệu sau tiêu huỷ bán được 5 triệu.
Số liệu giả định, ví dụ minh hoạ.
Xem dạng bảng
| Giá gốc lô hàng | 200 triệu đ |
| Bảo hiểm bồi thường | 50 triệu đ |
| Nhà cung cấp giảm trừ | 30 triệu đ |
| Tổn thất không được bồi thường | 120 triệu đ |
| Thu bán phế liệu | 5 triệu đ |
Phần có thể tính vào chi phí được trừ là 120 triệu đồng nếu hồ sơ đầy đủ. Khoản 5 triệu bán phế liệu ghi nhận là thu nhập khác và cần xuất hoá đơn theo quy định. Nếu công ty không lưu được biên bản tiêu huỷ, toàn bộ 120 triệu có nguy cơ bị điều chỉnh tăng, kéo theo thuế TNDN tăng tương ứng.
Cách xử lý thuế GTGT đầu vào của hàng đã tiêu huỷ cũng cần kiểm tra theo quy định hiện hành cho từng nguyên nhân tổn thất, tránh tự kê khai theo thói quen.
5. Quy trình tiêu huỷ 6 bước
- 1Phát hiện và cách ly
Kho lập danh sách hàng hỏng, hết hạn, để riêng khu vực.
- 2Kiểm kê, định giá
Kế toán xác định số lượng và giá gốc theo sổ.
- 3Lập hội đồng
Giám đốc ra quyết định thành lập hội đồng xử lý.
- 4Xác định nguyên nhân, bồi thường
Làm việc với bảo hiểm, nhà cung cấp, người có lỗi.
- 5Tiêu huỷ có chứng kiến
Lập biên bản, chụp ảnh, quay video quá trình tiêu huỷ.
- 6Hạch toán, lưu hồ sơ
Ghi nhận tổn thất, khoản bồi thường, lưu bộ hồ sơ.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, nên gom hàng tiêu huỷ theo đợt, ví dụ mỗi quý, thay vì xử lý lẻ tẻ để giảm chi phí và dễ quản lý hồ sơ. Doanh nghiệp chưa có kế toán chuyên trách có thể tham khảo dịch vụ kế toán TP.HCM để được hướng dẫn biểu mẫu. Xem thêm điều kiện chung trong bài 3 điều kiện chi phí được trừ.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc mời cơ quan thuế chứng kiến khi tiêu huỷ hàng không?
Doanh nghiệp tự tổ chức tiêu huỷ và chịu trách nhiệm về hồ sơ theo quy định hiện hành. Một số ngành hàng có quy định chuyên ngành riêng, cần kiểm tra trước khi thực hiện.
Hàng hỏng do nhân viên làm vỡ có được tính chi phí không?
Phần nhân viên phải bồi thường không được tính chi phí. Phần còn lại cần có biên bản xác định nguyên nhân và quyết định xử lý để được xem xét.
Có cần xuất hoá đơn khi tiêu huỷ hàng không?
Tiêu huỷ không phải là bán hàng nên không xuất hoá đơn bán ra. Tuy nhiên nếu bán phế liệu thu được tiền thì phải lập hoá đơn cho khoản thu đó.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ hồ sơ tiêu huỷ hàng tồn kho không?
Có. ACCA cung cấp mẫu quyết định, biên bản, hướng dẫn quy trình và hạch toán khoản tổn thất, khoản bồi thường để hạn chế rủi ro bị loại chi phí.
Chuẩn hoá hồ sơ tiêu huỷ hàng tồn kho
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp doanh nghiệp lập quy trình và bộ biểu mẫu tiêu huỷ phù hợp ngành hàng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
